Создание отчета с помощью мастера и конструктора отчетов

В Access имеется ряд мастеров, помогающих создавать отчеты. Чтобы увидеть список этих мастеров, в окне базы данных выберите объектОтчеты, а затем опцию Создать. Откроется диалоговое окно Новый отчет. Укажите в качестве источника данных нужную таблицу, выберите опцию мастер отчетов и щелкните на кнопке ОК.

На первом экране мастера отчетов выберите поля, которые требуется включить в отчет. Если нужно включить все поля, щелкните на кнопке “>>”, а затем – на кнопке Далее.

Появится следующий экран мастера отчетов. Этот экран позволит выбрать способ группировки данных. В результате можно отображать поля в различной последовательности. Группируя данные, указываете Access, какие поля необходимо показать как группу и как подсчитывать итоги по данным. С помощью сортировки можно расположить данные в отчете в определенном порядке. Чтобы изменить группировку, используйте кнопки выбора, имеющиеся на этом экране мастера отчетов. Щелкните на кнопке Далее.

Следующий экран позволяет выбрать вид макета, который будет использован для отчета. Макет выбираете из ряда предложенных макетов. В левой части окна будет показан выбранный макет в графическом виде. Кроме того, можно выбрать ориентацию страниц отчета на экране –книжную или альбомную. На этом же экране можно сделать так, чтобы все поля умещались на одной странице. Если не хотите, чтобы все поля умещались на одной странице, Access распечатает их на двух страницах. Выбрав подходящий вид макета, щелкните на кнопке Далее.

На вновь открывшемся экране из списка различных стилей можно выбрать стиль отчета, который придает информации определенный внешний вид. Стиль, как правило, выбирают в зависимости от того, кому предназначен отчет, например, Строгий, Простой и т. д. Выбрав стиль, щелкните на кнопке Далее.

Откроется новый экран. Напечатайте текст в поле для имени отчета. Этот текст будет использован в режиме предварительного просмотра в строке заголовка и в названии самого отчета.

Итак, щелкните на кнопке Готово. Access создаст отчет и откроет его в режиме предварительного просмотра. Нелишне заметить, прежде чем распечатать отчет, воспользуйтесь режимом предварительного просмотра. Это сэкономит время и бумагу, и, кроме того, находясь в этом режиме, можно использовать целый ряд команд панели инструментов. Закройте отчет. Заметим, что имя отчета – текст, написанный в заголовке отчета, Access автоматически создает это имя. После того как отчет создан, дайте отчету краткое имя.