Бази даних в Excel. Створення списків. Використання форм

База даних в Excel - це по­слідовний набір рядків з однаковою структурою інформації у стовпцях. Такі рядки можна вважати записами бази даних. Кожен із стовпців, який використовують для зберігання даних, розглядають як поле даних, тобто окремий складовий елемент запису. Отже, певна ділянка суміжних клі­тинок електронної таблиці може бути базою даних, що містить до 65536 записів (перший рядок електронної таблиці відводять для назв полів), ко­жен з яких може мати не більше 256 полів. Для більшості практичних за­стосувань такі розміри бази даних є цілком достатніми.

Розглянемо процес створення та роботу з базою даних на прикладі інформації про працівників коледжу. Нехай кожен запис про працівни­ка складається з таких полів: Прізвище, Ім’я, По батькові, Посада, Оклад. Назви цих полів вводять в клітинки першого рядка таблиці. В на­ступні рядки уводять інформацію про працівників (мал.18).

мал.18

Щоб запобігти помилковому введенню даних, за допомогою команди Данные/Проверкавизначають параметри контролю для виділених кліти­нок або діапазонів (мал.19).

мал.19

Водночас є інший, зручніший, спосіб введення інформації в базу да­них - форма. Форму даних викликають командою меню Данные/Форма. Вона має вигляд діалогового вікна, де кожен запис бази даних наведений у вигляді списку поіменованих полів (мал.20).

мал.20

Форма даних дає змогу додавати нові та вилучати активні записи, зручно та наочно коригувати наявні дані. Переміщатися за записами бази можна за допомогою верти­кальної смуги прокрутки, а для переходу до потрібного поля, крім мишки, використовують клавішу Tab. Натиснувши на кнопку Критерии,можна задати критерії відбору записів за значеннями конкретних полів або заданими умовами з використанням операцій порівняння =, <, >, <=, >=, <>) (мал.21). Після цього кнопки Назад та Далее відо­бражатимуть лише ті записи, які за­довольняють вказаному критерію (вийти з цього режиму можна, на­тиснувши на кнопку Правка).

мал.21