Этап 1 -Формирование функционально-структурной матрицы.
Функционально-структурная матрица формируется в виде таблицы в следующей последовательности:
- определяются и записываются (в левую вертикальную колонку)все основные функциональные направления и функции деятельностирассматриваемой фирмы/предприятия (пользуясь примерной классификацией основных типовых функциональных направлений и функций, приведенной в разделе 3);
- ориентируясь на принятый перечень функций и оценку объемов работ по этим функциям, формируется перечень (состав) необходимых должностей/ /структурных подразделенийфирмы/предприятия, который записывается в верхнюю горизонтальную строку таблицы;
- в соответствующих ячейках матрицы (на пересечении столбцов и строк) раскрываются (путем некоторой детализации основных функций деятельности предприятия) и излагаются (описываются) конкретные функции, закрепляемые за соответствующими должностями/структурными подразделениями.
Фрагмент примера функционально-структурной матрицы приведен в Таблице 1.
Функциональные направления
и функции деятельности
предприятия
Должности/ подразделения
Директор
Бухгалтер
…
Менеджер по
маркетингу и сбыту
…
1.Управленческие функции
1.1 Планирование
Организация всех видов планирования
Планирование
бухучета и отчетности
…
Планирование
маркетинговых
мероприятий и сбыта
…
…
…
…
…
…
…
1.7 Экономика, финансы, бухгалтерия
Общее
руководство
направлением
Бухучет, анализ, отчетность
…
Обеспечение
эффективности
маркетинга и сбыта
…
…
…
…
…
…
4.1 Реализация товара
Контроль, решения
Учет
оперативный
…
Организация
реализации
…
Этап 2 –Разработка схемы организационной структуры предприятия.
На базе функционально-структурной матрицы разрабатывается блок-схема, отображающая организационную структуру (оргструктуру) фирмы/предприятия.
В схеме в виде блоков фиксируются все должности/подразделения с учетом горизонтального структурирования (в целях специализации),а также – вертикального структурирования (в целях построения соответствующей иерархии/уровней подчинения и координации).
Пример схемы оргструктуры предприятия приведен на рисунке 1.
Рисунок 1- Пример схемы оргструктуры предприятия
Этап 3 –Детализация и описание основных функциональных обязанностей.
Применительно к каждой должности/структурному подразделению анализируется и уточняется состав закрепляемых функций, детализация которых описывает функциональные обязанности должности/структуру функций подразделения.
Закрепление функций и наделение структурных подразделений и сотрудников фирмы соответствующими обязанностями предполагает достаточно четкое формулирование и распределение заданий (должностных обязанностей). На основе результатов выполнения 3-го этапа работы разрабатываются Положения о структурных подразделениях и Должностные инструкции, в которых обязанности дополняются распорядительными возможностями (правами) и ответственностью.
Результаты выполнения 3-го этапа работы оформляются в виде таблицы, фрагмент примера которой для типового предприятия приведен в Таблице 2.
штатного состава типового бизнес-предприятия (фрагмент)
Должность
Функциональные обязанности
1. Директор
- Руководство всеми видами деятельности предприятия
- Определение и реализация стратегии развития предприятия
- Организация взаимодействия трудового персонала предприятия
- Обеспечение выполнения планов и программ, всех принятых предприятием обязательств
- Создание условий для внедрения новой техники и технологии, прогрессивных форм управления и организации труда
- Принятие мер по обеспечению безопасных условий труда
- Анализ деятельности предприятия и определение стратегии
- Контроль за соблюдением законности в деятельности предприятия
2. Коммерческий директор
- Руководство хозяйственно-финансовой деятельностью предприятия
- Руководство разработкой планов коммерческой деятельности
- Координация коммерческой и финансовой деятельности, руководство работой подчиненных ему подразделений
- Координация деятельности по сбору и анализу коммерческо-экономической информации
- Изучение тенденций рынка, прогнозирование и подготовка предложений по коррекции коммерческой деятельности
- Анализ производственно-сбытовой деятельности и ее эффективности, определение целесообразности изменения или сохранения стратегии по направлениям деятельности
- Организация работы складского хозяйства, создание условий для надлежащего хранения и сохранности материальных ресурсов
- Реализация инвестиционной политики и управление активами
3. Главный бухгалтер
- Руководство осуществлением бухгалтерского учета и отчетности
- Формирование и реализация учетной политики
- Обеспечение составления экономически обоснованных калькуляций себестоимости выполняемых работ, расчетов по зарплате, начислений и перечислений налогов в бюджеты разных уровней, платежей в банковские учреждения
- Внедрение современных технических средств и информационных технологий
- Контроль за своевременным и правильным оформлением бухгалтерской документации
- Руководство работной бухгалтерии
4. Бухгалтер
- Ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской отчетности
- Начисление и перечисление налогов и сборов в бюджеты разных уровней, платежей в банковские учреждения
- Расчеты всех видов выплат работникам предприятия
- Методическая помощь сотрудникам по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и экономического анализа
5. Начальник отдела
маркетинга
- Руководство рабой отдела
- Инициирование и участие в разработке маркетинговой политики
- Обеспечение формирования и реализации программ маркетинга
- Методическое и организационное обеспечение задач маркетинга
- Организация работы по повышению квалификации работников отдела
6. Маркетолог
- Исследование спроса и определение целесообразных сегментов рынка в целях обеспечения успеха бизнес-деятельности
- Исследования в области организации хозяйственной, коммерческой и сбытовой деятельности предприятия, ориентированных на удовлетворение реальных и потенциальных потребителей рынка
- Участие в разработке и реализации ОТМ программ маркетинга
7. Начальник финансово-эко номического отдела
- Руководство работой отдела
- Организация и управление движением финансовых ресурсов предприятия и регулирования финансовых отношений
- Обеспечение разработки финансово-экономической стратегии предприятия, ведения учета движения финансовых средств и составления отчетности о результатах финансовой деятельности
- Руководство разработкой финансово-экономических планов, прогнозных и плановых балансов и бюджетов
- Определение источников финансирования деятельности предприятия
- Анализ финансово-экономической деятельности предприятия.
- Контроль за выполнением финансово-экономических бюджетов
8. Экономист
- Выполнение работ по обеспечению экономической деятельности
- Экономической анализ деятельности предприятия и подразделений
- Подготовка экономической отчетности
9. Финансист
- Выполнение работ по обеспечению финансовой деятельности
- Разработка проектов перспективных и годовых финансовых планов, прогнозов движения денежных средств на счетах предприятия,
взаимоотношений предприятия с бюджетом, налоговыми органами, банками; составление балансов, кассовых планов и кредитных заявок.
10. Начальник отдела управления
персоналом
- Инициирование и участие в разработке кадровой политики
- Обеспечение работ по комплектованию, подготовке, повышению квалификации и аттестации персонала
- Формирование и организация реализации программ ОТМ по повышению эффективности использования персонала
- Постановка и обеспечение эффективности функционирования системы оплаты труда и мотивации персонала
11. Инспектор по кадрам
- Ведение учета личного состава предприятия, его подразделений и необходимой рабочей и архивной документации по кадрам
- Оформление документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям.
- Участие в формировании и организации реализации программ ОТМ по повышению эффективности использования персонала
- Участие в постановке и обеспечении эффективности функционирования системы оплаты труда и мотивации персонала
12. Менеджер по хозяйственным вопросам
- Обеспечение хозяйственного обслуживания предприятия
- Организация проведения ремонта помещений
- Обеспечение подразделений предприятия материалами и средствами, контроль за их рациональным расходованием
- Обеспечение здоровых и безопасных условий труда, контроль за соблюдением требований, законодательных и нормативных актов по охране труда
- Контроль и обеспечение исправности оборудования (освещения, систем отопления, вентиляции и др.)
- Обеспечение выполнения противопожарных мероприятий и содержание в исправном состоянии пожарного инвентаря
- Принятие мер по внедрению и эффективному использованию средств связи, вычислительной и организационной техники
13. Охранник
- Охрана объектов и материальных ценностей
- Осуществление проверки документов у проходящих на охраняемый объект (выходящих с объекта) лиц и контроля за ввозом и вывозом (выносом) материальных ценностей
- Осуществление контроля за работой установленных на предприятии приборов охранной и охранно-пожарной сигнализации, камер видеонаблюдения
Примерная классификация основных типовых функциональных направлений и функций фирмы/предприятия
Примерная (неполная) классификация типовых функциональных направлений и функций управления представлена в таблице 3.
Таблица 3 – Типовые функциональные направления и функции управления
Функциональные направления
Составляющие функциональные процессы/функции
1. Стратегия (Стратегическое управление)
1.1 Проведение стратегического анализа
1.2 Стратегическое целеполагание и планирование
1.3 Организация реализации стратегии
1.4 Контроль реализации стратегии
1.5 Система (сумма процессов/методов и средств)
стратегического управления
2. Операционное
управление
2.1 Планирование
2.2 Организация
2.3 Мотивация
2.4 Контроль
2.6 Коррекция
2. Маркетинг
(Маркетинговое управление)
2.1 Мониторинг и анализ рынка (ёмкость потребления,
сегментация, наполнение, цены, конкуренция и т.д.)
2.2 Исследование, планирование продукции/услуг
2.3 Взаимодействие с потребителями (лояльность)
2.4 Взаимодействие с поставщиками (условия)
2.5 Управление ценообразованием
2.6 Продвижение товаров/услуг (процессы продвижения,
организация дилерской сети, реклама, PR и т.д.)
4.1 Экономический анализ и изыскание резервов,
рекомендации повышения эффективности
4.2 Управление затратами предприятия
4.3 Управление себестоимостью продукции/услуг
4.5 Бюджетирование (бюджетное планирование и
управление)
4.4 Управление экономической эффективностью
(рентабельность, удельные расходы, стоимость бизнеса)
4.5 Выработка и реализация инвестиционной политики
5. Логистика (Логистическое управление)
5.1 Закупочная логистика (определение потребности в материальных ресурсах, исследование рынка закупок, оптимизация поставок и т.д.)
5.2 Транспортная логистика (планирование и контроль перевозок, управление собственным транспортом и др.)
5.3 Складская логистика (управление запасами, контроль работы склада, распределения и т.д.)
6.1 Поиск и прием на работу сотрудников
6.2 Регистрация и учет (контроль численности, штатное
расписание и т.д.)
6.3 Обучение, аттестация, профессиональный рост
6.4 Режим рабочего дня, обеспечение дисциплины
6.4 Организация труда на предприятии
(производительность и качество)
6.5 Оплата труда и мотивация
7. Производствен- ные функции (функции основной деятельности)
7.1 Подготовка производства (операций основной
деятельности)
7.2 Осуществление технологических операций (производство/основная деятельность)
7.3 Управление (оперативное) производством, диспетчирование
7.4 Технологическое и инструментальное сопровождение производства
7.5 Обеспечение энергией, наладка, ремонт
7.6 Контроль производства (операций, продукции, труда)
8. Обеспечиваю- щие функции
8.1 Разработка товаров/услуг/технологий
8.2 Информационно-компьютерное обеспечение
8.3 Материально-техническое снабжение (закупочное обеспечение)
8.4 Обеспечение хранения
8.5 Обеспечение охраны
Примечание: -
* Возможно выделение и фиксация и других функциональных
