Правовой режим электронного документооборота.

Электронный обмен данными – это реальность, с которой сегодня сталкивается практически каждый. Он осуществляется посредством информационных систем, компьютерных сетей, интернета, электронной почты и множеством других средств. Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. Электронный документооборот (ЭДО) представляет собой единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Основные принципы электронного документооборота:

· Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.

· Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

· Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

· Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

· Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

· Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Основным нормативным правовым актом, определяющим правовые основы применения электронных документов, предъявляемые к электронным документам требования, а также права, обязанности и ответственность участников правоотношений, возникающих в сфере обращения электронных документов, является Закон Об электронном документе и эл.цифровой подписи.

Положение из Постановления Совета Министров от 20.07.2010 № 1086 О порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе.

Закон от 28.12.2009 г. № 113-З Об электронном документе и электронной цифровой подписи.

В соответствии с Указом Президента РБ от 4 апреля 2013 года № 157 "О внесении изменений и дополнений в некоторые указы Президента РБ" большому числу государственных органов и иных организаций поручено приобрести и внедрить ведомственные системы электронного документооборота. До 1 января 2015 года внедрение систем электронного документооборота поручено государственным органам и иным государственным организациям. Также госорганам указывается принять меры по сокращению к 2016 году оборота документов на бумажных носителях.