Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
к приказу Минздрава России
от 05.06.2010 №251
22. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Вице-президент
Ассоциации региональных предприятий Личная подпись А. А. Борисов
или на бланке:
Вице-президент Личная подпись А. А. Борисов
Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:
Исполнительный директор
ЗАО «Партнер» Личная подпись Н. А. Федоров
При оформлении документа на бланке должностного лица должать этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям, например:
Директор института Личная подпись М. В. Ларин
лавный бухгалтер Личная подпись 3. В. Марьяш
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Заместитель директора Заместитель директора
по научной работе НИИ «Развитие» по научной работе НИИ «Прогресс»
Личная подпись Ю. Г. Демидов Личная подпись К. И. Игнатьев
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Члены комиссии
Личная подпись В. Д. Банасюкевич
Личная подпись А. Н. Сокова
Личная подпись А. С. Красавин
Личная подпись О. И. Рысков
Следующий абзац рекомендуем принять в качестве «информации к размышлению».
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица, с указанием его фактической должности и фамилии. При этом нецелесообразно ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности. При отсутствии руководителя организации деловые письма подписывает его первый заместитель, наделенный соответствующими полномочиями, но при этом он указывает свою фактическую должность и фамилию: Заместитель директора по производству и т. п. Если руководитель перед отъездом составил и подписал приказ о назначении на должность временно исполняющего обязанности директора кого-то из своих подчиненных, с передачей ему всех полномочий, права подписи на финансовых документах и соответствующей денежной компенсацией, это лицо подписывает документы как Временно исполняющий обязанности директора. При такой постановке дел у делового партнера есть основания доверять документу, поскольку элементы подписи соответствуют друг другу. Если же партнер видит название должности «Директор», расшифровку подписи «И. И. Иванов», а сама подпись явно не принадлежит Иванову, при этом перед наименованием должности стоит косая черта или нацарапано «За», у него возникает законное сомнение в легитимности данного послания. Кроме того, не ясно, кто же несет ответственность за содержание документа: Иванов или тот, чья подпись фактически стоит на документе? Каковы полномочия человека, скрывающегося за предлогом «за»?
23. Гриф согласования документа со сторонней организацией состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации Личная подпись А. Г. Грязнова
Дата
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 05.06.2010 №430-162
или
СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления Российской государственной страховой компании «Росгосстрах»
от 05.06.2008 № 10
24.Внутреннее согласование документаоформляют визой согласования документа (далее — виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Руководитель юридического отдела Личная подпись А. С. Орлов
Дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела Личная подпись А. С. Орлов
Дата
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к Документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложений.
25.Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Чтобы печать не затрудняла восприятие всех своих элементов, а также элементов подписи, она ставится таким образом, чтобы ее ободок касался трех последних букв в наименовании должности лица, подписавшего документ. Если наименование должности состоит из двух и более слов, ободок печати может касаться последнего слова в наименовании должности. Документы заверяют печатью организации.
26.Отметка о заверении копии.При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копню; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Например:
Верно
Инспектор службы кадров Личная подпись Т. С. Левченко
Дата
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:
В. А. Жуков
521 45 67
В данном случае исполнитель — лицо, составившее исходящий или внутренний документ и располагающее полной информацией но его существу.
Например, организация предлагает некие материалы для реализации. Естественно, такой документ подписывает лицо, представляющее организацию, т. е. директор, но составляет документ специалист, отвечающий за реализацию материалов. Вряд ли директор точно знает все характеристики предлагаемых материалов, поэтому потенциальный покупатель, желая уточнить детали предложения, должен иметь возможность обратиться непосредственно к лицу, владеющему исчерпывающей информацией, например, товароведу, начальнику ОМТС, склада и т. п. — это и есть исполнитель, к которому можно обратиться по указанному телефону.
Имея в виду, что многие фамилии не позволяют определить пол их носителей, и иногда делового партнера мучает вопрос, использовать при первом обращении к вам форму «Попросите к телефону господина Петренко» или «Попросите к телефону госпожу Петренко», целесообразно имя и отчество исполнителя указывать полностью, тогда проблемы обращения к вам у делового партнера не возникнет.
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа — краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Например, согласно резолюции руководителя, начальник функционального отдела должен определить целесообразность вступления в сделку, доложить в установленный срок руководителю о своих соображениях и подготовить ответное письмо. Завершив эту работу, начальник отдела пишет: «Направлено письмо от 12.03.2008 № В-01/ 65. В дело № В-01», ставит дату совершения этой надписи и свою подпись.
29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. Это, по сути дела, регистрационный номер, присваиваемый входящему документу вашей организацией согласно принятой у вас системе регистрации документов, и дата поступления. Этими сведениями вы включаете «чужой» по происхождению документ в ваше информационное поле.
30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Все реквизиты можно подразделить на:• постоянные — общие для всех документов одного вида (реквизиты 1-10);• переменные — индивидуальные для каждого конкретного документа (реквизиты 11-30).
Являются взаимоисключающими и не могут проставляться на одном документе следующие реквизиты: герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации и эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); гриф утверждения и адресат; наименование вида документа и справочные данные об организации (за исключением справок).
Являются взаимодополняющими и проставляются на одном документе следующие реквизиты: герб (или эмблема) и наименование организации; адресат и резолюция; дата и номер (если документ регистрируется в организации); подпись и печать (если документ заверяется печатью). Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа.
Документы изготавливают на бланках. Бланк — это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации. Каждый бланк имеет определенный набор реквизитов. В зависимости от авторства документа различают три вида бланков: бланк организации; «бланк структурного подразделения; бланк должностного лица.
ГОСТ Р6.30-2003 предусмотрено два стандартных формата бланков документов - А4 (220x297 мм) и А5 (148^210 мм).
В зависимости от расположения реквизитов заголовочной части бланка устанавливают два варианта бланков — бланк с угловым расположением реквизитов (угловой бланк) и бланк с продольным расположением реквизитов (продольный бланк)
Бланк документа печатается на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Бланк с угловым расположением реквизитов является наиболее экономичным по использованию площади листа и его рекомендуют применять для таких видов документов, в которых присутствуют реквизиты 15 — адресат, 16 — гриф утверждения и ставится резолюция (реквизит 17), так как эти реквизиты располагаются в правом верхнем углу.
Во всех остальных случаях используют бланк с продольным расположением реквизитов. Продольный бланк используют также, если реквизит 08 — наименование организации содержит большое количество печатных знаков.
Реквизиты 08, 09,10,14, ограничительные отметки для реквизитов 11,12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов составляют заголовочную часть бланка. Их размещают одним из двух способов: • центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); • фланговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне. В организации обычно используют общий бланков документов и бланк письма. Также может применяться бланк конкретного вида документа. На бланке конкретного вида документа может быть оформлен документ только того вида, для которого предназначен бланк.
Общий бланк используется для всех видов документов, кроме писем. Включает следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, или герб субъекта Российской Федерации, или эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания); наименование организации; место составления или издания документа, если оно не определяется по наименованию организации. Необходимо проставить ограничительные отметки («уголки»): для зон расположения даты и регистрационного номера документа; для заголовка к тексту.
Бланк письма включает следующие реквизиты:
• Государственный герб Российской Федерации, или герб субъекта Российской Федерации, или эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания); код организации (по ОКПО);
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
• наименование организации; справочные данные об организации.
Необходимо проставить ограничительные отметки («уголки»): даты документа; регистрационного номера документа; ссылки на регистрационный номер и дату документа. При необходимости на бланке письма могут быть ограничительные отметки («уголки») для верхних границ зон расположения адресата, заголовка к тексту, собственно текста документа и отметки о контроле.
Бланк конкретного вида документа Используется для подготовки приказов, распоряжений, служебных и докладных записок, актов, справок и др. Основой для такого бланка служит общий бланк организации. следующие реквизиты: • реквизиты для общего бланка реквизит 10 — наименование вида документа.
На бланке справки, кроме реквизитов общего бланка и наименования вида документа, проставляется реквизит 09 — справочные данные об организации (реквизит 14 — место составления или издания документа не оформляется), а также код по ОКПО, ИНН/КПП и др. (если это требуется в организации, в которую предоставляется справка).
Документы, составленные от имени двух и более организаций составляются без бланков.
К указанным бланкам, помимо размерных требований предъявляются и некоторые другие, в частности: а) качество используемой для изготовления бланка бумаги; б) характеристики отображения текста, нанесенного на бумажную основу; в) размещение полей и разметок.
Для изготовления бланков следует применять плотную бумагу светлых тонов. Бумага для бланков должна быть достаточно прочной, малодеформирующейся при случайном нагреве или смачивании, с поверхностью, не подверженной пылению Текст, нанесенный на бланк, должен хорошо читаться. С этой целью используются типографская краска черного (для многоцветных бланков - темного или контрастного) тона, а также шрифты со строгими, хорошо различимыми очертаниями. Размер шрифта должен обеспечивать незатрудненное чтение содержания бланка при удовлетворительных условиях освещения'.
Для оформления документов целесообразно использовать шрифты TIMES NEW ROMAN ARIAL, Соиlег NEW) с размером кегля 12, 14,15 (для оформления табличных материалов), с размером кегля 12,13,14 , 1-2 интервала текстового редактора WORD (табличного редактора ЕхсеL). Документы, оформленные на бланках, должны иметь поля — свободное от текста пространство по краям листа размером не менее 20 мм с левого, верхнего и нижнего краев, 10 мм — с правого. Участки листа, предназначенные для размещения переменной информации в титульной части бланка, могут отмечаться специальными символами или особой разметкой. К примеру, место для расположения на бланке основного текста может очерчиваться тонкой контрастной линией по периметру листа (рамкой). Соответствующая разметка осуществляется либо центрованным (симметрично осевой вертикали листа, с выравниванием строк по правой границе), либо флаговым (от левой границы размещения реквизитов, без выравнивания строк) способом. Примеры оформления бланков в соответствии с требованиями ГОСТа Рб.30-2003 представлены на рис. 1,2-3,4,5.
Изготовление, учет, хранение и использование бланков с изображением Государственного герба РФ (субъекта РФ) или эмблемы (логотипа) организации (далее — бланков) должно осуществляться в строгом соответствии с их предназначением. Изготовление указанных бланков следует производить только на полиграфических предприятиях, имеющих лицензии на соответствующие виды деятельности.
Бланки организации подлежат учету. С этой целью на них с оборотной стороны типографским способом, нумератором или при помощи средств оперативной полиграфии проставляют порядковые номера, а при необходимости — и серии этих номеров. Учет бланков организации ведется раздельно по видам бланков. Данные учета отражаются в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале) с применением следующих реквизитов:
1)при поступлении бланков: наименование вида бланка; дата поступления; номер сопроводительного документа; наименование поставщика бланков; количество экземпляров; серия и номера бланков;
2) при выдаче бланков: наименование вида бланка; количество экземпляров; серия и номера бланков; наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица — получателя бланков; расписка в получении; примечание (отметка об уничтожении и т.д.).
