Справочно-информационную -

Сущность и функции кадровой документации Виды документов их классификация

IV. Набор и редактирование текста

Немаловажную роль при создании документов играет набор и редактирование текста.

Основные термины для работы с текстовыми объектами:

· Шрифт – графическая форма знаков (букв, цифр, специальных символов) определенной системы письма.

· Кегль – размер шрифта по его высоте, как правило, измеряемый в пунктах.

· Начертание – вариант рисунка шрифта. Начертания классифицируются по плотности (узкое, нормальное, широкое), по насыщенности (светлое, полужирное, жирное), по наклону (прямое, курсивное, наклонное).

· Гарнитура – комплект шрифтов различных начертаний, насыщенности, кегля и плотности. Гарнитуры шрифтов имеют определенные названия, например, Arial, Times.

· Кернинг – изменение расстояния между буквами, входящими в определенные пары.

· Трекинг – изменение расстояния между всеми символами выделенного текста.

· Базовая линия – линия, на которой располагаются символы строки.

· Интерлиньяж – расстояние между базовыми линиями соседних строк.

· Выключка – способ выравнивания текста; может быть левой (строки выравниваются только по левому краю), правой (только по правому краю), центральной (по центру), полной (по левому и правому краю одновременно, кроме последней строки, которая выравнивается по левому краю) и форсированной (по левому и правому краю выравниваются все строки, включая последнюю).

Все официальные документы имеют общие и специальные функции. Перечислим общие функции официальных документов:

- информационная (документ создают для сохранения информации);

- социальная (документ является социально значимым объектом, так как связан с определенной социальной потребностью);

- коммуникативная (документ выступает средством связи между организациями и другими общественными структурами);

Специальные функции официальных документов:

- управленческая (документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели; примером могут служить плановые, отчетные, организационно-распорядительные и другие документы);

- правовая (документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; примером являются законодательные и правовые нормативные акты, документы, приобретающие на время правовую функцию);

- историческая (документ - это источник исторических сведений о развитии общества после выполнения своих оперативных функций, чему помогает его поступление на хранение в архив).

Состав документов в организации зависит от: порядка принятия решений (единоначалие или коллегиальность); объема и характера взаимосвязей в организации; характера взаимоотношений с другими организациями и государственными органами.

Для того чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию и унификацию.

Классификация документов - деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Существуют различные системы документирования: административная (управленческая); статистическая; статистическая; коммерческая и др.

Предметом нашего изучения является управленческая (административная) система документирования. Административная система документирования по видам документов делится на:

1. Организационно-распределительную (ОРД) -

1.1. Положения.

1.2. Уставы.

1.3. Инструкции.

1.4. Приказы.

1.5. Решения.

1.6. Протоколы.

2.1. Письма.

2.2. Телеграммы.

2.3. Телефонограммы.

2.4. Докладные записки.

2.5. Справки.

2.6. Акты.

3. По личному составу -

3.1. Приказы.

3.2. Личные дела.

3.3. Заявления.

3.4. Трудовые книжки.

3.5. Характеристики.

3.6. Договоры и т.д.

Классификация документов осуществляется в следующих целях:

1. Во первых повышения оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанностей исполнителей, четкого распределения информации.

2. Во вторых , экономии труда за счет использования информационно-справочного аппарата (предметно-тематического каталога).

Таким образом значение классификации документов заключается в :

а) обеспечении быстрого поиска документов в текущем делопроизводстве;

б) повышении оперативности работы с документами.

Первой ступенью классификации является группировка исполненных Документов в дела (дело - совокупность документов или документ по одному запросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом). Она является основой правильного формирования дел.

Основной признак классификации - содержание документа. Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы.

Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные

1.3 Классификация нормативно-методических материалов, регламентирующих работу различными кадровыми документами.Нормативная и нормативно-справочная документация по вопросам ведения кадрового делопроизводства регламентирует единообразную практику применения норм права и является правовой основой ведения кадрового делопроизводства. Знание нормативной и нормативно-справочной документации по вопросам ведения кадрового делопроизводства позволяет решить следующие задачи:

• правильно оформить документы в соответствии с требованиями действующего законодательства, придав им юридическую илу;

• обеспечить хранение и оперативное использование документов в текущей деятельности;

• предотвратить негативные последствия для своих работников, возможные в случае нарушения правил ведения кадровых документов, а для работодателя в данном случае — избежать ответственности, установленной действующим законодательством;

• предотвратить возможность несанкционированного использования информации.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя: законодательные акты РФ в сфере информации и документации; указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне. Субъекты Российской Федерации издают акты, не противоречащие нормам федерального законодательства, работодатели издают локальные нормативные акты в рамках полномочий, предоставленных им трудовым законодательством.

К основным нормативным правовым и нормативно-справочным актам, регулирующим вопросы ведения кадрового делопроизводства, относятся: федеральные такие как:

1. Конституция РФ; Трудовой кодекс РФ; Федеральный закон от 22 октября 2004 г.а № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»:

2. Федеральный закон от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»;

3. постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 2 «О трудовых книжках»; постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № («Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»;

4. постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;

5. приказ Главного архивного управления СССР от 23 м; 1988 г. № 33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»;

6. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93, утвержден постановлением Госстандарта от 30 декабря 1993 г. № 299;

7. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003, утвержден постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-СТ;

8. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.;

9. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР), принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г. № 367;

10. Общероссийский классификатор предприятий и организаций ЭК 007-93, утвержден постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. № 297;

11. Квалификационный справочник должностей руководителей специалистов и других служащих, утвержден постановление Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37;

12. Выпуски Единого тарифно-квалификационного справочни работ и профессий рабочих (ЕТКС) по различным отраслей экономики, утверждаемые Минтруда РФ; субъектов Российской Федерации;

13. локальные: коллективный договор; правила внутреннего трудового распорядка; штатное расписание;

14. положение (инструкция) о делопроизводстве; положение о защите персональных данных работников;

15. положение о должностной инструкции; положение по оплате труда; положения о структурных подразделениях и другие

Тема 2. Основные требования к оформлению организационно распорядительной документации

Лекция 2

2.1. Состав реквизитов и правила их оформления

2.2. Требования к бланкам служебных документов и их оформлению.

Каждый документ содержит определенный набор реквизитов, которые зависят от его вида и назначения. Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа.

Оформление документа — проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 выделяются следующие реквизиты документов соответствующими номерами:

1 Государственный герб Российской Федерации; (Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации в верхнем поле документа (письмо постановление распоряжение протокол).

2 Герб субъекта Российской Федерации помещают только на бланках документов, предприятий учреждений, организаций, имеющих на это право в соответствии с правовыми нормами.

3 Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); ее помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

4 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

5 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

6 Иидентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.