Обобщение данных

Анализ данных

Поиск записей

Редактирование записей

Работа со списками

Управлять большими массивами данных позволяют специальные программы, предназначенные для работы с базами данных. В Excel 2000 также имеются средства для обработки массивов данных, так называемые функции списка.

Создание списка надо начинать с формирования заголовков столбцов. Символы шрифта, используемые в заголовках, должны быть другого цвета или иметь характерное начертание, например, полужирное или курсив. Если заголовки оформлены особенным образом, то программа сама определяет, что вводится список, и оказывает помощь в его заполнении. Все записи должны быть оформлены одинаково, но не так как заголовки. Не следует добавлять пустые строки, строки дефисов или символов подчеркивания, так как это затруднит фильтрацию данных. Водить данные в большую таблицу проще, если всегда видны заголовки столбцов. Для этого необходимо активизировать команду Окно®Закрепить области.

Диалоговое окно формы данных (Данные®Форма) значительно упростит работу со списками. В этом окне можно вести поиск информации, дополнять список новыми данными, удалять ненужные, а также редактировать данные.

Редактирование записей осуществляется так же, как и редактирование текста. Изменения, которые вы внесли, сохраняются при нажатии клавиши Enter или при переходе к другой записи. Кнопка Вернуть и клавиша [Esc] предназначены для отмены внесенных изменений. Записи удаляются с помощью кнопки Удалить и вернуть их с помощью кнопки Вернуть нельзя.

Поиск записей осуществляется с помощью критериев поиска. В результате нажатия кнопки Критерии появится форма данных без записей. Если ввести в соответствующее поле запись и нажать кнопку Далее, в диалоговом окне отобразится первая запись, соответствующая заданному критерию. Просмотреть все записи, удовлетворяющие заданному критерию, можно с помощью кнопок Далее и Назад. Если надо, например, найти все фамилии сотрудников, начинающиеся на букву К, то в поле Фамилия надо ввести К^*. При поиске числовых значений используют и операторы сравнения. Чтобы сузить область поиска, можно указать несколько критериев.

Сортировка осуществляется с помощью Данные®Сортировка.

В Excel имеется развитый аппарат быстрого и удобного извлечения и формирования различных обобщающих сводок. Доступ к этим средствам, в основном, открывает меню Данные.

Данные

{Сортировка. Фильтр. Форма. Итоги. Проверка.

Таблица подстановки. Текст по столбцам. Мастер шаблонов. Консолидация... Группа и структура. Сводная таблица. Внешние данные. Обновить данные.}

Здесь имеются инструменты сортировки, фильтрации, консолидации и, вообще, формирования разносторонних интегральных характеристик данных, позволяющих получить целостное представление об исследуемых процессах

Последовательно рассмотрим эти средства на примере данных, представленных в таблице. Здесь приведены сведения о результатах работы менеджеров-продавцов некоторой фирмы, торгующей мебелью. Каждая строка в таблице соответствует одной продаже и содержит поля имен продавцов, наименований проданного товара, выручки (в тыс. руб.) за товары данного наименования и дат продаж за 2001 г.