Сортировка записей

Лекция 3. Сортировка записей. Фильтры

Замена данных

Команда ПРАВКА – ЗАМЕНИТЬ позволяет осуществлять поиск фрагмента текста и замену его другим фрагментом. Можно выполнить либо автоматический поиск и замену всех вхождений фрагмента, либо выбирать, какие из них заменять, а какие нет.

Маска ввода – это шаблон, который позволяет вводить в поле значения, имеющие одинаковый формат и постоянные символы.

Удаление полей – очень ответственный шаг, поэтому за один раз Access разрешает удалять только один столбец. После выделения столбца нужно выбрать в контекстном меню (вызывается правой клавиши мыши) пункт Удалить столбец, после чего подтвердить удаление.

Помните, что отменить удаление столбцов невозможно!

В режиме таблицы на экран выводятся все ее поля и записи. При большом числе полей в окне видна только их часть, что затрудняет просмотр и корректировку данных. Такие приемы, как возможность убрать или зафиксировать столбцы при отображении таблицы на экране, упрощают работу с данными.

СУБД предназначены не только для сбора и хранения данных, но, прежде всего, для обработки данных, осуществления поиска информации в них по заданным условиям.

Сортировка – изменение порядка размещения информации по какому-либо признаку.

Access позволяет сортировать (располагать в определенном порядке) поля различных типов данных по возрастанию или по убыванию значений, а также дает возможность сортировать несколько полей в одной таблице одновременно.

Чтобы расположить записи в порядке возрастания данных необходимо:

1) щелкнуть в любой записи подходящего поля;

2) щелкнуть на кнопке Сортировать по возрастанию на панели инструментов. Необходимый список готов.

Фильтры используются для выбора только некоторых элементов из всего набора. Например, когда старатели промывают золото, то их лотки действуют как фильтры, удаляя песок и оставляя только золото.

Для создания фильтра необходимо задать Access некоторый набор условий для поиска и отбора. Записи, не удовлетворяющие условию отбора, автоматически пропускаются, т.е. становятся как бы «невидимыми». В результате мы будем иметь «просеянные « записи, представленные в той же самой таблице.

Фильтр действует только в рамках конкретного объекта, открытого в режиме просмотра: таблицы, запроса или формы.

Фильтр по выделенному– самый простой способ фильтрации записей. Для этого:

1) найдите в записях поле, содержащее информацию, которую вы принимаете за критерий отбора;

2) выберите Записи ® Фильтр ® Фильтр по выделенному или щелкните, на панели инструментов, на кнопке Фильтр по выделенному.

Рис.6. Применение фильтра

Access отобразит только записи, удовлетворяющие критерию фильтрации. Чтобы вернуться к просмотру всех записей, выполните команду: Записи ® Удалить фильтр или щелкните на кнопке Удалить фильтр на панели инструментов.

Когда фильтр применен, эта кнопка выделена и называется Удалить фильтр.После того как фильтр удален, кнопка становится невыделенной, а ее название – Применение фильтра.

Перед выполнением каждого из следующих заданий снимайте фильтр и отображайте скрытые столбцы, иначе возможно получение неверных результатов.