Лекция 2. Приемы работы с базой данных

Структура таблицы

В таблице базы данных каждый столбец называют полем. Каждый столбец должен содержать только один определенный тип информации (например, год рождения, фамилию или что-то еще).

Запись представляет собой строчку таблицы и содержит набор данных об определенном объекте. В приведенном примере это заказ на поставку некоторого товара. Каждый столбец содержит информацию о каком-либо свойстве объекта, в данном случае это наименование товара, цена и т.п. Ключевым полем для этой таблицы является код заказа.

Итак, каждая строчка таблицы определяет запись, которая характеризуется уникальным номером, а у каждого столбца есть свое неповторимое имя, которое и называют именем поля таблицы.

КодЗаказа	НаименованиеТовар	Цена	Количество	Скидка
	NuNuCa Nuss-Nougat-Creme	140,00р.		3,00%
	Chartreuse verte	35,30р.		0,00%
	Jack's New England Clam Chowder	98,00р.		0,00%
	Camembert Pierrot	345,00р.		5,00%

Современные версии Access допускают употребление пробелов и знаков препинания в именах полей. Тем не менее, лучше не включать в имена полей знаки препинания и пробелы, а ограничиться буквами и цифрами. Если в наименованиях допускаются прописные и строчные буквы, в качестве разделителей слов можно использовать заглавные буквы. Например, КодЗаказа или КОД_ЗАКАЗА.

Запросы позволяют пользователю получить данные из одной или нескольких таблиц, удовлетворяющих некоторым условиям. Например, «Какие наборы чаще заказывают покупатели?» или «Сколько заказов нужно выполнить?». Запросы позволяют выбрать из базы те данные, которые нужны для решения конкретной задачи. Запрос является одним из стандартных объектов MS Access.

Рис. 2. Окно запроса в режиме просмотра

Окно просмотра запроса аналогично окну просмотра таблицы, поэтому вы сможете смело перемещаться по записям при помощи линеек прокрутки, клавиши Tab, кнопок со стрелками и кнопок перемещения по записям.

Формы Access являются объектами базы данных так же, как и таблицы и запросы. Формы используются в первую очередь для ввода и отображения данных. Они представляют собой более удобный способ просмотра и правки данных в таблицах, чем режим таблицы.

При просмотре форм вы встретите знакомые кнопки перемещения по записям, линейки прокрутки. Используйте их для просмотра данных.

Отчеты позволяют выбрать из базы данных требуемую пользователем информацию и оформить ее в виде документов, которые можно просмотреть и напечатать. Отчеты создаются на базе таблиц либо запроса. Отчеты не предназначены для ввода и редактирования данных в таблицах. Они позволяют лишь просматривать и печатать данные.

Отметим, что пользователь чаще всего не имеет дела ни с таблицами, ни с запросами. Они являются своего рода «кухней», скрытой от посторонних глаз. Лицом же базы данных являются формы и отчеты. Из них и складывается интерфейс пользователя созданной вами базы.