Данные в БД можно также вводить и редактировать с помощью экранной формы. Для этого ее сначала нужно создать. Любая форма строится на основе уже существующей таблицы или нескольких таблиц.
В главном окне БД выделяем нужную таблицу и нажимаем на кнопку Новый объект. В выпадающем меню выбираем Автоформа (рис.2.1):
У нас появиться такая форма (рис.2.2):
В ней мы видим только одну запись. В левом столбце находятся названия полей, а в правом – значения. Для перемещения между записями служит специальная навигационная панель, которая находится в левом нижнем углу формы.
Назначение элементов навигационной панели:
1. Перейти к первой записи.
2. Перейти к предыдущей записи.
3. Номер текущей записи.
4. Перейти к следующей записи.
5. Перейти к последней записи.
6. Создать новую запись.
7. Общее количество записей.
В режиме конструктора она выглядит так, как на рис 2.3. Форма, созданная таким образом обладает ограниченными возможностями для оформления. Поэтому мы будем создавать форму другими способами.
2.2 Создание формы с помощью команды Форма пункта меню Вставка (или кнопки Новый объект на ПИ, рис.2.1)
В этом окне, во-первых, можно выбрать создание автоформы пяти разных видов, а во-вторых, воспользоваться мастером форм. Мы выбираем Мастер форм. В следующем окне (рис.2.5) выбираем поля из таблицы для размещения их на форме. Т.к., мы заранее выделили таблицу, по которой будет создана форма, то имя таблицы уже выбрано в поле Таблицы и запросы. Для размещения на форме можно менять порядок следования полей. Выбор полей осуществляется с помощью кнопок > (одно выделенное поле) и >> (все поля) Кнопками < или << можно вернуть поля обратно, если вы сделали ошибку. Нажимаем Далее. В окне (рис.2.6) выбираем внешний вид формы.
В один столбец означает, что на форме в один момент времени будет находиться только одна запись. Такое представление информации из таблицы удобно, если запись содержит много полей и в таблице все их не видно на экране.
Ленточный вид выводит на экран столько данных, сколько там может поместиться. Удобно использовать для коротких записей, таких, как у нас в таблицах Класс или Преподает.
Табличный вид особо ничем не отличается от самой таблицы, разве что мы можем добавить заголовок к такой форме и поменять цвет текста.
Выровненный. При таком представлении данных каждое поле занимает столько места, сколько ему надо. Запись может занимать несколько строк в экранной форме, и на одной странице формы может располагаться несколько записей.
Сводная таблица и Сводная диаграмма – строятся по нескольким таблицам.
Для создания формы на основе таблицы Класс воспользуемся ленточным видом представления данных. В следующем окне (рис.2.6) выбираем стиль оформления.
Далее (рис.2.7) можно задать другое имя для нашей формы, а не то, которое там записывается автоматически. Это окно также предлагает либо открыть форму для просмотра и ввода данных либо сразу перейти в окно конструктора для дальнейшего оформления формы. Нажмем кнопку Готово и получим такую экранную форму (рис.2.8):
Этот объект – экранная форма Класс СУБД ACCESS сохранит уже в окошке Формы главного окна БД (рис.2.9)
Теперь можно приступить к красочному оформлению. Выделяем форму Класс и нажимаем на кнопку Конструктор в главном окне БД. Форма откроется в режиме конструктора (рис.2.10):
Когда мы находимся в режиме конструктора, на экране появляется дополнительная панель – панель элементов. И в панели инструментов появляются дополнительные кнопки (рис.2.11)
Теперь приступим к оформлению формы. Для начала раздвинем ее границы. Затем выделим с помощью рамки выделения все элементы и увеличим в них шрифт, изменим название шрифта, можно поменять цвет. В заголовках полей можно поменять текст. Например, текст в поле Название класса поменяем на Класс, №_учителя – на Учитель. После щелчка на элементе формы, вокруг него появляется рамка выделения с маркерами выделения. В левом верхнем углу этот маркер больше других. Если подвести указатель мыши к нему, то он примет вид руки с указательным пальцем или развернутой ладошки. Если указатель мыши имеет вид развернутой ладошки, то передвигается одновременно и название поля и значение, если указатель мыши в виде «указующего перста», то передвигать можно каждый элемент отдельно. Размер рамки выделения меняется стандартным образом – протягиванием за маркеры выделения.
Для того, чтобы поместить на форму заголовок, растянем область заголовка – ухватимся за серый прямоугольник слева от полосы Область данных, когда указатель мыши примет вид двунаправленной стрелки, опустим эту полосу на нужное расстояние. Заголовки полей тоже переместим ниже. В освободившейся верхней части разместим заголовок. В панели элементов нажмем на копку Надпись (Аа) и растянем ограничивающий прямоугольник для этой надписи в верхней части формы. Теперь можно вводить текст. Параметры форматирования текста можно установить, когда закончили ввод текста и после щелчка на рамке выделения.
Теперь добавим рисунок в нижнюю часть формы. В панели элементов нажмем на кнопку Рисунок и растянем рамку выделения для области рисунка ниже полосы Примечание формы. Как только отпустим кнопку мыши, то откроется стандартное окно WINDOWS, в котором выбираем файл с нужным рисунком. Если рисунок не вписался в рамку, то можно или подогнать ее размеры под размер рисунка (конечно, если размеры формы позволяют это сделать) или изменить свойства этого рисунка. Выделим рисунок, нажмем кнопу Свойства на ПИ и для свойства Установка размеров выбираем Вписать в рамку или По размеру рамки (рис. 2.12)
После этих действий наша форма Класс в режиме Вид будет выглядеть как на рис. 2.13.
Если вам захотелось поменять стиль формы, то это можно сделать в режиме конструктора, нажав на кнопку Автоформат и выбрать другой стиль оформления. Но тут нужно быть осторожным – может опять измениться размер шрифта, месторасположение элементов на форме и придется опять их настраивать.
