русс | укр

Языки программирования

ПаскальСиАссемблерJavaMatlabPhpHtmlJavaScriptCSSC#DelphiТурбо Пролог

Компьютерные сетиСистемное программное обеспечениеИнформационные технологииПрограммирование

Все о программировании


Linux Unix Алгоритмические языки Аналоговые и гибридные вычислительные устройства Архитектура микроконтроллеров Введение в разработку распределенных информационных систем Введение в численные методы Дискретная математика Информационное обслуживание пользователей Информация и моделирование в управлении производством Компьютерная графика Математическое и компьютерное моделирование Моделирование Нейрокомпьютеры Проектирование программ диагностики компьютерных систем и сетей Проектирование системных программ Системы счисления Теория статистики Теория оптимизации Уроки AutoCAD 3D Уроки базы данных Access Уроки Orcad Цифровые автоматы Шпаргалки по компьютеру Шпаргалки по программированию Экспертные системы Элементы теории информации

Использование стилей, определенных (созданных) в других рабочих книгах


Дата добавления: 2013-12-23; просмотров: 925; Нарушение авторских прав


Удаление стиля

Изменение стиля

С помощью кнопки «Изменить» диалогового окна ФОРМАТ/СТИЛЬ можно изменить включенные в стиль форматы. При этом все ячейки, к которым данный стиль был применен, автоматически будут переформатированы.

Выполняется нажатием кнопки УДАЛИТЬ диалогового окна команды ФОРМАТ/СТИЛЬ для выбранного стиля в поле списка ИМЯ СТИЛЯ. При удалении стиля все ячейки, к которым этот стиль был применен, будут переформатированы стилем «Обычный». Обычный стиль удалить нельзя, его можно только переопределить, т.е. изменить отдельные форматы. Это относится ко всем встроенным стилям.

Для копирования стилей, хранящихся в другой книге, необходимо: открыть обе книги, перейти в книгу, куда будет копироваться стиль, выполнить команду ФОРМАТ/ЯЧЕЙКИ, в диалоговом окне команды выбрать кнопку ОБЪЕДИНИТЬ, в диалоговом окне ОБЪЕДИНЕНИЕ СТИЛЕЙ выбрать рабочую книгу, которая содержит нужный стиль.

Условное форматирование

Это форматирование выделенных ячеек на основе условий, заданных числами и формулами. Предназначено для выделения данных. Если данные ячейки удовлетворяют заданным условиям, то к ячейке будут применены установленные форматы. Технология условного форматирования следующая:

- выделить ячейки, форматирование которых должно меняться в зависимости от содержимого ячейки;

- выполнить команду ФОРМАТ/УСЛОВНОЕ ФОРМАТИРОВАНИЕ;

- в диалоговом окне команды сформировать критерий условного форматирования и определить форматы отображения ячеек;

- нажать ОК.

Критерий условного форматирования состоит из условных форматов. В критерии можно указать до трех условных форматов. Условный формат задается в виде условия:

<что сравниваем> операция сравнения <с чем сравниваем>

Параметр «что сравниваем» может быть задан значением выделенной ячейки, формулой выделенной ячейки (формула должна начинаться с символа «=», результатом формулы должно быть логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ).



Параметр «с чем сравниваем» может быть задан константой или формулой. Формула должна начинаться с символа «=» и может содержать абсолютные и относительные ссылки.

Операции сравнения кроме всех известных операций содержат также операцию МЕЖДУ для задания интервала значений, в который может попадать значение параметра «что сравнивать» и операцию ВНЕ для указания интервала, вне которого может находиться значение параметра «что сравнивать».

Пример:

  A B C D E F
Регион кв1 кв2 кв3 кв4 Итого
Север
Южн

Выделить жирным зеленым шрифтом те значения диапазона B2:E3, которые составляют 30 и более процентов от общего годового итога и жирным красным шрифтом те, которые составляют 20 и меньше процентов.

Технология: выделить диапазон В2:Е3; выполнить команду ФОРМАТ/УСЛОВНОЕ ФОРМАТИРОВАНИЕ; в диалоговом окне команды задать УСЛОВИЕ_1: значение >= =(F2+F3)*0,3 формат жирный, зеленый; А ТАКЖЕ УСЛОВИЕ_2 значение <= = (F2+F3)*0,2

Поиск ячеек. имеющих условный формат

1). Выделить любую ячейку или ячейку, имеющую условный формат.

2). Выполнить команду ПРАВКА/ПЕРЕЙТИ.

3). Выбрать кнопку ВЫДЕЛЕНИЕ.

4). В диалоговом окне ВЫДЕЛЕНИЕ ГРУППЫ ЯЧЕЕК выбрать и установить переключатель УСЛОВНЫЕ ФОРМАТЫ.

5). Для выделения всех ячеек листа, для которых заданы условные форматы, выбрать переключатель ВСЕХ.

6). Для выделения ячеек листа с теми же условным форматами, что и активная ячейка, выбрать переключатель ЭТИХ ЖЕ.

 

ГРАФИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА EXCEL

 

С помощью Microsoft Excel 97 можно создавать сложные диаграммы для данных рабочего листа. Для построения диаграммы следует выделить любую ячейку из тех, что содержат исходные данные диаграммы. Затем выполнить команду ВСТАВКА/ДИАГРАММА или нажать копку МАСТЕР ДИАГРАММ на стандартной панели инструментов. С помощью четырех окон диалога мастер диаграмм соберет всю информацию, необходимую для построения диаграммы. Чтобы построить диаграмму, не прибегая к помощи мастера диаграмм, следует выделить ячейку с исходными данными и нажать клавишу F11. Используя установки по умолчанию, Excel создает диаграмму на отдельном листе.

Основные компоненты диаграммы:

1). Тип диаграммы – в Excel 97 типы диаграмм делятся на стандартные и нестандартные. К последним относятся как пользовательские типы диаграмм, создаваемые путем настройки пользовательских диаграмм, так и смешанные диаграммы Excel (например, гистограмма с графиком). При выборе типа диаграммы в диалоговом окне мастера диаграмм в специальной области приводится пример и краткое описание выбранной диаграммы.

2). Исходные данные диаграммы – задаются ссылкой на соответствующий диапазон. Исходные данные разбиваются по рядам (множество значений одного параметра). В свою очередь ряды состоят из точек – конкретных значений параметра. По умолчанию Excel считает, что диаграмма должна содержать меньше рядов, чем точек. Соответственно выбирается ориентация диаграммы. Пользователь может изменить ориентацию диаграммы, выбрав переключатель РЯДЫ В СТРОКАХ/СТОЛБЦАХ диалогового окна мастера диаграмм. Исходные данные необязательно должны располагаться в одном блоке ячеек. Чтобы построить диаграмму для несмежных данных, следует перед запуском мастера диаграмм выделить каждый отдельный блок исходных точек при нажатой клавише Ctrl.

3). Заголовки диаграммы. Пользователь может задать заголовок диаграммы и каждой из ее осей. При выводе текста в диаграмме Excel использует установленные по умолчанию шрифт, выравнивание и расположение. Заголовки – это обычные поля надписей, которые можно перемещать, форматировать и редактировать после создания диаграммы.

4). Оси диаграммы. Наличие и количество осей определяется типом диаграммы. Пользователь может контролировать вывод осей на диаграмме. Если данные для оси X являются датами, то Excel распознает этот факт и автоматически применяет временное масштабирование к этой оси. Временное масштабирование отличается от обычного в нескольких отношениях:

- Excel автоматически отображает точки данных в возрастающем хронологическом порядке, даже если исходные значения дат не были отсортированы по возрастанию;

- Excel располагает точки с учетом относительных значений дат. Например, если на оси времени есть значения для 1 января, 2 января и 6 января, то точка для 2 января располагается ближе к 1 января, чем к 6 января;

- Excel использует минимальную разницу между значениями дат в качестве цены деления на оси времени, но пользователь может изменить временной масштаб.

Ось времени может применяться как в плоских, так и в объемных графиках, гистограммах, диаграммах с областями и линейчатых диаграммах.

5). Линии сетки – это горизонтальные или вертикальные линии, которые помогают определить положение маркеров данных относительно шкал осей. В большинстве типов диаграмм Excel по умолчанию используется сетка определенного вида. Основные линии сетки продолжают основные деления шкалы. а промежуточные линии сетки – промежуточные деления. Excel автоматически определяет положение этих делений шкалы. Однако пользователь может изменить их расположение. Можно также удалить линии сетки или отобразить их в диаграмме.

6). Легенда диаграммы – это заголовки рядов, размещаемые по умолчанию в правой части диаграммы. Выбор заголовков рядов производится автоматически, если в выделенный диапазон включены заголовки строк и столбцов. В противном случае ряды именуются как Ряд1, Ряд 2 и т.д. Пользователь может изменить имя, введя нужный текст или ячейки с нужным текстом в поле ИМЯ второго диалогового окна мастера диаграмм. Можно также изменить местоположение или вообще удалить легенду с диаграммы. Команды форматирования позволяют изменить используемый в диаграмме шрифт.

7). Заголовков значений - идентифицирует точки в рядах данных. Обычно отображаются вдоль оси X. Выбор заголовков значений производится автоматически, если в выделенный диапазон включены заголовки строк и столбцов. В противном случае для точек используются стандартные обозначения 1, 2, 3 и т.д. Их можно изменить, введя свои текстовые значения или ссылки на диапазон рабочего листа с нужными значениями в поле ПОДПИСИ ПО ОСИ Х второго диалогового окна мастера диаграмм.

8). Подписи данных – это различного типа подписи, присоединяемые к маркерам данных и показывающие значения каждой точки. Подписи данных задаются на одноименной вкладке третьего окна диалога мастера диаграмм.

9). Таблица данных – это таблица значений, которые используются при построении диаграммы. Добавление производится с помощью вкладки ТАБЛИЦА ДАННЫХ третьего окна диалога мастера диаграмм. С помощью команд форматирования можно изменить тип линии и шрифт, используемые в таблице данных.

Excel может внедрить диаграмму в рабочий лист или помесить ее на отдельном листе диаграммы. При создании диаграммы в существующем рабочем листе ее размеры и положение устанавливаются по умолчанию. Настроить размеры и положение диаграммы можно с помощью мыши. Клавиши Ctrl или Shift позволяют сохранить положение центра диаграммы или ее пропорции (отношение ширины диаграммы к ее высоте) при изменении ее размеров. При изменении размеров диаграммы настраиваются также размеры всех ее текстовых элементов. Если пользователь не удовлетворен этой настройкой, можно использовать команды форматирования для увеличения или уменьшения размеров текста.

Диаграмма, созданная на отдельном листе, имеет стандартные размеры, которые сохраняются даже при изменении размеров окна книги. Пользователь может включить альтернативный режим вывода на экран, при котором размеры диаграммы автоматически настраиваются по размерам окна книги (команда СЕРВИС/ПАРАМЕТРЫ – вкладка ДИАГРАММА – флажок МАСШТАБИРОВАТЬ ДИАГРАММУ ПО РАЗМЕРУ ОКНА).

Обычно Excel игнорирует скрытые строки и столбцы в диапазоне, содержащем исходные данные диаграммы. Для отображения в диаграмме значений скрытых ячеек следует сначала построить диаграмму обычным способом, а затем выполнить команду СЕРВИС/ПАРАМЕТРЫ – вкладка ДИАГРАММА – снять флажок ОТОБРАЖАТЬ ТОЛЬКО ВИДИМЫЕ ЯЧЕЙКИ.

В графиках, точечных и лепестковых диаграммах Excel обычно пропускает пустые ячейки, и на месте отсутствующих данных появляются разрывы. Есть два способа представления пустых данных на диаграмме:

- отображать отсутствующие точки данных нулевыми значениями;

- интерполировать отсутствующие точки данных.

При интерполяции Excel использует прямые линии для заполнения разрывов, возникающих на месте отсутствующих точек данных. Но при этом не создается новая интерполированная точка данных. Нужный режим отображения выбирает на вкладке ДИАГРАММЫ команды СЕРВИС/ПАРАМЕТРЫ. Выбранный режим не оказывает никакого влияния на диаграммы, в которых между маркерами данных имеются естественные промежутки, например, на гистограммы и линейчатые диаграммы. В поверхностных диаграммах и диаграммах с областями пустые ячейки всегда отображаются нулями независимо от установленного режима отображения.

Диаграмма сохраняется вместе с книгой, в которой она находится. Диаграмма становится доступной, когда открыта книга. После создания диаграммы можно защитить рабочий лист или лист диаграмм, выполнив команду СЕРВИС/ЗАЩИТА. Команда ЗАЩИТА работает одинаково и для рабочих листов, и для листов диаграмм.

В Excel 97 имеется широкий ассортимент команд, с помощью которых можно изменять внешний вид диаграмм. Для настройки диаграммы следует ее выделить, после чего в строке меню появится пункт ДИАГРАММЫ. Кроме того, после выделения диаграммы как правило на экране появляется панель инструментов ДИАГРАММЫ. Первые четыре команды меню ДИАГРАММА выводят на экран диалоговые окна, почти идентичные окнам мастера диаграмм.

Если нужно изменить конкретный элемент диаграммы, его следует выделить (например, выбрав соответствующий элемент из раскрывающегося списка кнопки ЭЛЕМЕНТ ДИАГРАММЫ на панели инструментов ДИАГРАММЫ). Можно просто щелкнуть на нужном элементе диаграммы. Excel облегчает проверку правильности выделения элемента, выводя его наименование в левом конце строки формул.

Форматы из одной диаграммы можно использовать в другой. Для этого следует сначала выделить область диаграммы, форматы которой нужно скопировать, затем выполнить команду ПРАВКА/КОПИРОВАТЬ, выделить другую диаграмму и выполнить команду ПРАВКА/ВСТАВИТЬ.

Если планируется использовать конкретный набор форматов много раз, то лучше всего включить этот набор в список пользовательских типов диаграмм, который появляется в первом диалоговом окне мастера диаграмм. Для этого следует выполнить следующие действия:

1). Отформатировать имеющуюся диаграмму так, чтобы она имела нужный вид.

2). Выделить эту диаграмму, а затем выполнить команду ДИАГРАММА/ТИП ДИАГРАММЫ.

3). В открывшемся диалоговом окне перейти на вкладку НЕСТАНДАРТНЫЕ.

4). Установить переключатель ВЫВЕСТИ в положение ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ.

5). Нажать кнопку ДОБАВИТЬ.

6). В окне диалога ДОБАВЛЕНИЕ НОВОГО ТИПА ДИАГРАММЫ ввести название для пользовательского типа диаграммы и при желании его описание.

7). Дважды нажать кнопку ОК, чтобы возвратиться к диаграмме.

Все заголовки, создаваемые мастером диаграмм, состоят из одной строки текста. Но после создания диаграммы существующий заголовок можно разместить и в нескольких строках. Для этого следует щелкнуть на заголовке два раза: один раз, чтобы выделить заголовок, и второй раз, чтобы поместить точку вставки (курсор) в тексте заголовка. Переместить точку вставки в то место, где нужно вставить разрыв, и одновременно нажать клавиши Shift и Enter.

При форматировании диаграммы можно выполнять следующие действия:

1). Изменить расположение элементов диаграммы.

2). Изменить размеры и переместить область построения. Область построения – это часть диаграммы, в которой отображаются данные.

3). Форматировать текстовые элементы диаграммы (в том числе изменять ориентацию текста).

4). Форматировать и изменять шкалы осей.

5). Задавать вывод и форматирование сетки.

6). Форматировать ряды и маркеры данных.

При большом различии диапазонов изменения значений для разных рядов данных, можно отобразить один или несколько из них на вспомогательной оси. Вспомогательная ось обычно располагается в правой части диаграммы.

В некоторых случаях диаграмма выглядит лучше, если разные ряды данных изображаются разными типами диаграмм. Excel позволяет смешивать несколько различных типов диаграмм. Некоторые сочетания типов диаграмм являются недопустимыми. Например, нельзя смешивать плоские диаграммы с объемными. При смешивании гистограммы и любой диаграммы с вертикальными маркерами данных Excel создаст новую ось категорий в верхней части диаграммы. В результате диаграмма будет иметь ось значений и ось категорий для гистограммы и другую пару осей для вертикальных маркеров. Можно отформатировать вторую ось категорий точно так же, как и первую.

Можно создать гистограмму или диаграмму с областями, в которых маркеры данных заменены рисунками. Можно задать режим отображения маркеров отрицательных значений контрастным цветом. К сожалению, Excel использует для всех рядов один и тот же контрастный цвет, поэтому маркеры отрицательных значений разных рядов становятся трудноразличимыми.

Excel может применять сглаживание к рядам данных на графиках и точечных диаграммах.

7). Отображать в графиках коридоры колебания и полосы повышения и понижения. Коридор колебания – это линия, соединяющая минимальное и максимальное значения и наглядно показывающая диапазон, в пределах которого изменяются значения в данной категории. Коридор колебания может быть показан только на плоских графиках.

Полоса повышения и понижения – это прямоугольник, нарисованных между точками данных первого и последнего ряда. Excel заполняет прямоугольник одним цветом или узором, если первый ряд расположен выше последнего, и контрастным цветом или узором в противоположном случае. Полосы повышения и понижения обычно используются в биржевых диаграммах для отслеживания изменения цен открытия и закрытия. При использовании в диаграмме полос повышения и понижения Excel позволяет изменять ширину зазора. При увеличении ширины зазора полосы повышения и понижения становятся уже, а при уменьшении – шире.

8). Отображать линии проекции в графиках и диаграммах с областями.

Линия проекции – это прямая, которая проходит от точки данных до оси категорий. Линии проекции особенно полезны в диаграммах с областями.

9). Отделять сектора круга и кольца.

10). Форматировать фоновые области.

11). Настраивать объемные виды диаграммы.

12). Добавлять, удалять, изменять данные в диаграммах, изменять порядок отображения рядов.

13). Использовать многоуровневые категории. Excel позволяет группировать категории. Например, рядами данных являются месяца, а категориями – различные города, в которых расположены предприятия, но категории классифицируются еще и по государствам, в которых находятся города.

14). Применять линии тренда. Линия тренда – это линия регрессии, которая аппроксимирует (сглаживает) точки данных, или линия скользящего среднего.

15). Применять планки погрешностей. При представлении на диаграмме статистических данных часто важно показать уровень их достоверности. В Excel это можно сделать с помощью планок погрешности. Планки погрешностей могут быть представлены как фактические значения точек данных плюс величина погрешности, минус величина погрешности или плюс и минус величина погрешности.

16). Изменять исходные значения с помощью маркеров данных. В плоских линейчатых диаграммах, гистограммах, графиках и точечных диаграммах можно проводить анализ типа «обратный, что будет, если». Можно перетащить вверх или вниз маркеры данных, в том числе и маркеры рисунков. Excel же соответственно подберет и изменит исходные значения в рабочем листе. Этот процесс иногда называют графическим подбором параметра.

В состав Excel входит специальная компонента Microsoft Map, которую можно использовать для наглядного представления географической информации. Карты можно использовать для вывода на экран географических статистических данных, например о плотности населения или об окружающей среде. В зависимости от используемой карты можно вывести на экран различные конкретные географические подробности, в том числе дороги, города, аэропорты и реки. Можно отобразить на экране данные по странам, штатам (провинциям), а также почтовым индексам.

Microsoft Map является надстройкой и не входит в типовую установку Excel. Для его установки следует запустить программу Setup и добавить этот компонент.

Для создания карты данные рабочего листа должны быть расположены специальным образом, чтобы их можно было использовать при построении карты. Рабочий лист должен содержать столбец, включающий названия стран, штатов или почтовые индексы. Причем названия стран или штатов должны быть стандартными, допускается также использование стандартных сокращений. При этом нельзя использовать транспонированное расположение таблицы, при котором географические названия находятся в верхней строке исходных данных. Microsoft Map просматривает столбец, содержащий географические названия, и автоматически выбирает исходную географическую карту.

Excel обычно не отображает начальные нули, которые могут присутствовать в почтовых индексах. Поэтому, если индексы используются в картах, их следует вводить в текстовом формате.

Создание карты производится командой ВСТАВКА/КАРТА или с помощью кнопки КАРТА, расположенной на стандартной панели инструментов. После создания карты, ее можно изменить в соответствии с требованиями пользователя (после создания карты открывается окно диалога ЭЛЕМЕНТ MICROSOFT MAP).

 

ОРГАНИЗАЦИЯ И ВЕДЕНИЕ СПИСКА ДАННЫХ

 

Списком в Excel является таблица, строки которой содержат однородную информацию. В предыдущих версиях Excel и других табличных процессорах такая таблица называлась «базой данных», сейчас чаще встречается термин «список». Как правило, в виде списка оформляется та информация, которую кроме хранения необходимо каким-либо способом обрабатывать: систематизировать, обобщать, находить, делать выборку и т.д.

Список состоит из трех структурных элементов:

1). Заглавная строка – это первая строка списка, состоящая из заголовков столбцов. Заголовки столбцов – это метки (названия) соответствующих полей.

2). Запись – совокупность компонентов, составляющих описание конкретного элемента (строка таблицы).

3). Поля – отдельные компоненты данных в записи (ячейки в столбце).

Пример:

Наличие товаров на складе

Код товара Наименование Цена Кол-во
       
       
       

Существуют правила создания списка, которых необходимо придерживаться при формировании списка, чтобы иметь возможность использовать так называемые функции списка.

Правила формирования списка таковы:

1). Рабочий лист должен содержат только один список, т.к. некоторые операции, например, фильтрование, могут работать только с одним списком.

2). Если на рабочем листе кроме списка необходимо хранить и другие данные, список необходимо отделить пустой строкой и пустым столбцом. Причем лучше не размещать другие данные слева и справа от списка иначе они могут быть скрыты во время фильтрации списка.

3). Желательно создавать заглавную строку, содержащую метки столбцов, в первой строке списка.

4). Заглавную строку лучше дополнительно отформатировать, чтобы выделить среди строк списка. (использовать форматы, отличные от тех, которые применены к данным списка).

5). Метки столбцов могут содержать до 255 символов.

6). Не следует отделять заглавную строку от записей пустыми строками или строкой, содержащей линию из символа «дефис».

7). Список должен быть составлен так, чтобы столбец содержал во всех строках однотипные значения. Например, поле «Наименование» должно содержать во всех строках текстовую информацию, соответствующую названию поля.

8). При вводе значения поля нельзя вставлять ведущие пробелы, это может привести к проблемам при поиске и сортировке.

9). В списках можно использовать формулы

10). Рекомендуется использовать для поля, т.е. для всех ячеек столбца, один формат.

Ведение списка с помощью формы данных

Списки могут обрабатываться, как обычные таблицы. Т.е. для редактирования данных могут применяться все рассмотренные ранее возможности. Однако значительно упростить работу с записями списка позволяет команда ДАННЫЕ/ФОРМА. Использование формы данных позволяет:

- добавить записи в список;

- организовать поиск записей в списке;

- редактировать данные записи;

- удалять записи из списка.

Диалоговое окно команды ФОРМА содержит следующие компоненты:

1). Строку заголовка окна (содержит имя листа, на котором расположен список).

2). Шаблон для ввода и обработки записи, представленный в виде нескольких полей ввода, каждое из которых соответствует полю записи списка. Значения полей записи могут выводиться в шаблон по-разному:

- если поле содержит значение-константу, то его можно отредактировать, и значение выводится в поле ввода;

- если поле содержит формулу, то в шаблон выводится значение, полученное в результате вычислений. Такое значение не может быт отредактировано с помощью формы данных.

Перед значениями полей в шаблон выводятся имена полей, составленные на основании заглавной строки, а если она отсутствует – на основе первой строки списка.

3). Указатель количества записей. Содержит информацию о номере записи, которая выведена в шаблон, и количестве записей списка.

4). Командные кнопки:

- добавить – для добавления новой записи;

- удалить – для удаления выбранной записи;

- вернуть – для отмены изменения, сделанного в выбранной записи;

- назад – для перехода к предыдущей записи;

- далее – для перехода к следующей записи;

- критерии – для организации поиска записи по заданным критериям.

5). Полоса прокрутки. Щелчок по полосе прокрутки позволяет осуществить переход на десять записей вперед или назад.

Перемещение между полями в шаблоне формы осуществляется нажатием клавиши ТАВ или установкой мышью места ввода в нужное поле ввода.

Добавляемая с помощью формы данных запись всегда вставляется в конец списка. Если необходимо добавить запись в середину списка, необходимо вставить пустую строку в нужное место командой ВСТАВКА/СТРОКИ (вставка всегда осуществляется перед выделенной строкой), а затем отредактировать пустую строку командой ДАННЫЕ/ФОРМА.

Данные в форме можно редактировать, но только значения, являющиеся константой. Отредактировать поля, содержащие формулы, нельзя.

Существует три способа для поиска записей в списке:

- с помощью командных кнопок ДАЛЕЕ/НАЗАД;

- с помощью полосы прокрутки;

- с помощью командной кнопки КРИТЕРИИ.

В последнем случае осуществляется поиск записи, значения полей которой удовлетворяют некоторым условиям. Эти условия представляют собой критерии поиска, задаваемые в окне поиска. Шаблон формы окна поиска содержит имена полей записи и поля ввода для задания критериев. Поиск может осуществляться по значению в одном поле или по значениям нескольких полей.

Примеры критериев:

1). Цена > 10 000.

2). Код товара 1

Кол-во < 100

При задании критериев можно использовать операторы сравнения.

В критериях поиска можно использовать символы подстановки для выбора группы записей, значения которых удовлетворяют условию:

* - для указания произвольного количества символов;

? – для указания одного символа.

Пример: критерий: Наим.товара К*

Поиск записей по заданному критерию осуществляется нажатием на кнопку ДАЛЕЕ. Последующее нажатие на эту кнопку или на кнопку НАЗАД позволяет просмотреть се найденные записи в любом направлении. Восстановление доступа ко всему списку осуществляется нажатием кнопки ОЧИСТИТЬ в окне поиска команды ДАННЫЕ/ФОРМА.

Сортировка списков

Сортировка списков – это переупорядочивание одного или более столбцов. Сортировка выполняется следующим образом:

- выделяется любая часть списка;

- выполняется команда ДАННЫЕ/СОРТИРОВКА;

- в окне диалога команды выбрать в группе СОРТИРОВАТЬ ПО название поле из списка полей заглавной строки, в соответствии со значениями которой нужно упорядочить строки списка; а также переключатель , определяющий порядок сортировки по возрастанию или убыванию;

- если необходимо упорядочить по значениям нескольких полей, то аналогично выбираются названия полей в группе ЗАТЕМ и В ПОСЛЕДНЮЮ ОЧЕРЕДЬ для второго и третьего поля.

Excel позволяет упорядочить записи списка по трем столбцам (полям). Для быстрой сортировки по одному (выделенному) столбцу можно использовать кнопки стандартной панели инструментов.

Если список не содержит заглавной строки, то необходимо указать, что будет использовано в качестве меток столбцов. Для этого в области ИДЕНТИФИЦИРОВАТЬ ПОЛЯ ПО окна команды сортировки следует выбрать переключатель:

- ПОДПИСЯМ - если в качестве меток столбцов использовать данные первой строки;

- ОБОЗНАЧЕНИЯМ СТЛБЦОВ ЛИСТА – если в качестве меток столбцов использовать заголовки столбцов рабочего листа (А, В, С и т.д.).

Командная кнопка ПАРАМЕТРЫ в окне команды сортировки выводит окно ПАРАМЕТРЫ СОРТИРОВКИ, в котором можно

- установить параметр УЧИТЫВАТЬ РЕГИСТР, для различия строчных и прописных символов при сортировке;

- указать, как будут сортироваться записи списка: по строкам (по умолчанию) или по столбцам;

- задать пользовательский порядок сортировки.

По умолчанию списки сортируются в алфавитном порядке. Если же необходимо расположить записи в соответствии с некоторым логическим порядком значений полей, например, названием дней. месяцев и т.д., то необходимо определить пользовательский порядок сортировки, выбрав нужный список значений в списке СОРТИРОВКА ПО ПЕРВОМУ КЛЮЧУ в окне ПАРАМЕТРЫ СОРТИРОВКИ. Список значений, определяющий пользовательский порядок сортировки, должен быть предварительно создан командой СЕРВИС/ПАРАМЕТРЫ – вкладка СПИСКИ.

Фильтрация данных в списке

Фильтрация – это быстрый способ выделения из списка подмножества данных для последующей работы с ними. В результате фильтрации на экран выводятся те строки списка, которые либо содержат определенные значения, либо удовлетворяют некоторому набору условий поиска, так называемому критерию. Остальные записи скрываются и не участвуют в работе до отмены фильтра.

Выделенное подмножество списка можно редактировать, форматировать, печатать, использовать для построения диаграмм.

Excel 97 содержит два варианта фильтрации: автофильтр и усиленный фильтр. Автофильтр осуществляет быструю фильтрацию списка в соответствии с содержимым ячеек или в соответствии с простым критерием поиска. Активизация автофильтра осуществляется командой ДАННЫЕ/ФИЛЬТР/АВТОФИЛЬТР (указатель должен быть установлен внутри области списка). Заглавная строка списка в режиме автофильтра содержит в каждом столбце кнопку со стрелкой. Щелчок раскрывает списки, элементы которого участвуют в формировании критерия. Каждое поле (столбец) может использоваться в качестве критерия. Список содержит следующие элементы:

1). ВСЕ – будут выбраны все записи.

2). ПЕРВЫЕ 10 – предназначены для создания нового списка, состоящего из 10 исходных или наибольших значений предыдущего списка. Число 10 устанавливается по умолчанию. При выборе этого элемента раскрывается окно НАЛОЖЕНИЕ УСЛОВИЯ ПО СПИСКУ, в котором можно указать число элементов в создаваемом списке; определить, какие по значению элементы следует выбирать (наибольшие или наименьшие); установить численное или процентное ограничение на количество выводимых элементов. Процентное – задается доля выводимых элементов, имеющих наибольшие или наименьшие значения из всего списка.

3). УСЛОВИЕ – предназначен для создания пользовательского критерия отбора при фильтрации. Выбор элемента открывает окно ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИЙ АВТОФИЛЬТР, в котором можно задать два условия отбора, объединяя их с помощью логических операторов И и ИЛИ.

4). Элементы, представляющие собой неповторяющиеся значения данного поля из списка и предназначенные для формирования критерия отбора.

5). ПУСТЫЕ – предназначен для формирования критерия отбора для тех записей из списка, которые не имеют значения в данном поле (т.е. ячейки столбца пустые).

6). НЕПУСТЫЕ – предназначен для формирования критерия отбора тех записей из списка, которые имеют значение в данном поле.

Элементы ПУСТЫЕ и НЕПУСТЫЕ можно использовать, только если в столбце содержатся пустые ячейки.

Установленный фильтр можно удалить. Чтобы удалить фильтр из одного столбца списка, следует выбрать в списке элементов элемент ВСЕ. Чтобы удалить фильтры из всех столбцов списка, необходимо выполнить команду ДАННЫЕ/ФИЛЬТР/ОТОБРАЗИТЬ ВСЕ. Чтобы удалить автофильтр из списка, необходимо повторно выполнить команду ДАННЫЕ/ФИЛЬТР/АВТОФИЛЬТР.

Усиленный фильтр предназначен для фильтрации списка в соответствии с заданными пользовательскими критериями. В отличие от автофильтра, критерии усиленного фильтра формируются и располагаются в области рабочего листа. Преимуществами этого способа являются:

- возможность сохранения критериев и их многократного использования;

- возможность оперативного внесения изменений в критерии в соответствии с потребностями;

- возможность располагать результаты фильтрации в любой области рабочего листа.

Таким образом, усиленный фильтр может быть применен, если, во-первых, список содержит заглавную строку, т.е. столбцы списка имеют заголовки , во-вторых, в отдельной области рабочего листа предварительно сформирован критерий отбора. Критерий отбора рекомендуется располагать до списка или после него и отделять от списка пустой строкой. Критерий отбора должен состоять как минимум из двух строк. Первая строка содержит заголовки столбцов, поля которых определяют критерии отбора. Вторая строка содержит условия отбора.

Фильтрация списка с помощью усиленного фильтра выполняется командой ДАННЫЕ/ФИЛЬТР/РАСШИРЕННЫЙ ФИЛЬТР. В окне команды РАСШИРЕННЫЙ ФИЛЬТР следует указать:

1). В поле ввода ИСХОДНЫЙ ДИАПАЗОН - диапазон ячеек, содержащих список.

2). В поле ввода ДИАПАЗОН УСЛОВИЙ - диапазон ячеек, содержащих критерий отбора.

3). В поле ввода ПОМЕСТИТЬ РЕЗУЛЬТАТ В ДИАПАЗОН - верхнюю левую ячейку области, начиная с которой будет выведен результат фильтрации.

4). С помощью переключателя ОБРАБОТКА определить расположение результатов фильтрации на рабочем листе:

- ФИЛЬТРОВАТЬ СПИСОК НА МЕСТЕ – означает, что список остается на месте, ненужные строки скрываются;

- СКОПИРОВАТЬ РЕЗУЛЬТАТЫ В ДРУГОЕ МЕСТО – позволяет расположить результаты фильтрации в другой области рабочего листа.

5). Параметр ТОЛЬКО УНИКАЛЬНЫЕ ЗАПИСИ - означает, что выборка должна содержать только уникальные записи в соответствии с критериями отбора.

При формировании критерия отбора расширенного фильтра возможны следующие варианты:

1). Критерий отбора содержит одно или несколько условий, накладываемых на один столбец (одно поле). Если критерий содержит несколько условий, то они связываются логической операцией ИЛИ.

Пример:

Наименование Тираж Цена Квартал
       
       
       

Критерий:

Тираж

Критерий задает выбор тех записей, у которых тираж равен либо 1000, либо 5000, либо 7000.

2). Критерий отбора содержит несколько условий, накладываемых на несколько столбцов (полей) одновременно. Здесь возможны следующие варианты:

А) необходимо наложить несколько условий отбора на несколько столбцов, причем эти условия должны связываться логической операцией ИЛИ. Тогда условия отбора задаются в разных строках критерия.

Пример:

Тираж Цена Квартал
   
   
    Кв 3

Будут выбраны те записи, у которых либо тираж равен 1000, либо цена равна 10, либо изданы в третьем квартале.

Б) необходимо одновременно наложить несколько условий отбора на несколько полей, причем условия отбора должны быть связаны логической операцией И. Тогда все условия задаются в одной строке критерия.

Пример:

Тираж Квартал
Кв 3

Будут выбраны записи, относящиеся к изданиям третьего квартала, у которых тираж равен 1000.

В). необходимо несколько условий наложить на несколько полей, причем связываться они могут обеими логическими операциями И и ИЛИ.

Пример:

Тираж Квартал
<1000 Кв 1
>5000 Кв 3

Будут выбраны те издания, издаваемые в первом квартал, тираж которых меньше 1000, а также издаваемые в третьем квартале, тираж которых больше 5000.

3). Вычисляемый критерий. Условия отбора могут содержать формулу. Полученное в результате вычисления формулы значение будет участвовать в сравнении. Правила формирования вычисляемого критерия следующие:

- в диапазоне критерия нельзя указывать имена полей. Следует ввести новое имя заголовка или оставить ячейку пустой;

- при создании формул вычисляемых критериев следует использовать первую строку списка (не строку заголовков), т.е. первую ячейку в сравниваемом столбце.

Пример:

А В
ФИО Оклад
Иванов
Петров
Смирнов

 

Область критериев С1:С2

С
 
=B2>СРЗНАЧ(В2>В4)

- если в формуле используются ссылки на ячейки списка, они задаются, как относительные;

- если в формуле используются ссылки на ячейки вне списка, они задаются, как абсолютные. В предыдущем примере среднее значение можно записать в отдельную ячейку вне списка: D1=СРЗНАЧ(В2:В4). Тогда в ячейку С2 следует записать критерий =В2>$D$1;

- вычисляемые критерии можно сочетать с невычисляемыми;

- не следует обращать внимания на результат, выдаваемой формулой в области критерия (обычно ИСТИНА или ЛОЖЬ).

Формирование сводной информации

Наряду с рассмотренными ранее возможностями по созданию, редактированию, упорядочиванию списков, фильтрации данных списков Excel содержит средства формирования сводной информации для проведения анализа данных.

Сводная информация может быть получена:

- объединением данных с помощью промежуточных итогов;

- методом консолидации;

- формированием сводных таблиц.

1). Получение сводной информации с помощью промежуточных итогов.

Простейший способ получения итогов – с помощью команды ДАННЫЕ/ИТОГИ. Для выполнения этой команды необходимо:

- представить данные в виде списка;

- командой ДАННЫЕ/СОРТИРОВКА упорядочить записи списка в соответствии со значениями того поля, по которому будут подводиться промежуточные итоги;

- установить указатель на ячейку списка;

- выполнить команду ДАННЫЕ/ИТОГИ;

- в диалоговом окне ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ задать нужные параметры:

= из списка ПРИ КАЖДОМ ИЗМЕНЕНИИ В выбрать имя поля (заголовок столбца), содержащего группы, по которым необходимо подвести итоги (при изменении данных которого необходимо подводить итоги);

= из списка ОПЕРАЦИЯ выбрать функцию, необходимую для подведения итогов;

= в списке ДОБАВИТЬ ИТОГИ ПО выбрать поля, по которым необходимо подвести итог;

= нажать кнопку ОК.

Для подведения промежуточных итогов могут использоваться следующие итоговые функции:

- СУММА – находит сумму чисел. Используется по умолчанию.

- КОЛИЧЕСТВО ЗНАЧЕНИЙ – подсчитывает количество записей или строк данных.

- СРЕДНЕЕ – находит среднее значение чисел.

- МАКСИМУМ – находит максимальное число из тех, по которым подводится итог;

- МИНИМУМ – находит минимальное число;

- ПРОИЗВЕДЕНИЕ – находит произведение чисел.

Имеются также статистически функции нахождения среднего квадратичного отклонения, дисперсии и т.д., которые могут рассчитаны с помощью команды ДАННЫЕ/ИТОГИ.

После выполнения команды ДАННЫЕ/ИТОГИ создается структура, в которой данные (таблица) структурированы, т.е. разбиты на несколько уровней. С помощью уровней структуры можно управлять выводом данных соответствующего уровня из таблицы на экран, указывая, выводить данные или скрывать.

Для удаления промежуточных итогов необходимо:

- выделить ячейку в списке, содержащую промежуточный итог;

- выполнить команду ДАННЫЕ/ИТОГИ;

- выбрать кнопку УБРАТЬ ВСЕ.

При удалении промежуточных итогов из списка удаляется и структура таблицы.

С помощью команды ДАННЫЕ/ИТОГИ можно подводить также вложенные или многоуровневые итоги. Для этого следует:

- отсортировать список по двум и более полям, в разрезе значений которых необходимо подвести итоги;

- вставить промежуточные итоги командой ДАННЫЕ/ИТОГИ для первого поля;

- выделить ячейку в списке;

- выполнить команду ДАННЫЕ/ИТОГИ для второго поля, в диалоговом окне команды отменить установку параметра ЗАМЕНИТЬ ТЕКУЩИЕ ИТЬГИ;

- нажать ОК;

- повторить последние два шага для всех остальных полей.

2). Консолидация данных.

Консолидация – это объединение данных из одной или нескольких областей данных и вывод их в виде таблицы в итоговом листе. В Excel предусмотрено несколько способов консолидации данных:

- консолидация данных с помощью трехмерных ссылок;

- консолидация данных по расположению;

- консолидация данных по категориям.

Первый способ наиболее простой. Он позволяет объединить данные консолидируемых областей формулами. Технология выполнения консолидации с помощью трехмерных ссылок такова:

- на листе консолидации (итоговом листе) создать (или скопировать) надписи для данных консолидации;

- указать ячейку на листе консолидации, куда следует поместить результат консолидации;

- ввести формулу, которая должна содержать ссылки на консолидируемые исходные области листов, данные которых будут участвовать в консолидации;

- повторить два последних шага для каждой ячейки, в которую должен быть помещен результат консолидации.

Консолидация данных по расположению используется, если консолидируемые данные находятся в одном и том же месте разных листов и размещены в одном и том же порядке. Технология консолидации следующая:

- указать левую верхнюю ячейку области размещения консолидируемых данных;

- выполнить команду ДАННЫЕ/КОНСОЛИДАЦИЯ;

- в диалоговом окне КОНСОЛИДАЦИЯ следует выбрать в списке ФУНКЦИЯ итоговую функцию для обработки данных , а в поле ССЫЛКА ввести исходную область для консолидации данных (диапазон ячеек), нажать кнопку ДОБАВИТЬ. Повторить эти действия для всех диапазонов, данные из которых будут участвовать в консолидации.

Консолидация данных по категориям используется, если данные исходных областей не упорядочены, но имеют одни и те же заголовки. Технология этой консолидации совпадает с технологией консолидации данных по значению. Однако в диалоговом окне КОНСОЛИДАЦИЯ в группе ИСПОЛЬЗОВАТЬ В КАЧЕСТВЕ ИМЕН следует установить параметры В ВЕРХНЕЙ СТРОКЕ и / или В ЛЕВОМ СТОЛБЦЕ для указания расположения заголовков в исходных областях.

Если была выполнена консолидация данных по значению или по категории, то при изменениях в исходных областях следует повторить консолидацию. Можно избежать повторения консолидации в случае изменения исходных данных путем связывания консолидируемых данных с исходными. Для установки связей необходимо в диалоговом окне КОНСОЛИДАЦИЯ установить параметр СОЗДАВАТЬ СВЯЗИ С ИСХОДНЫМИ ДАННЫМИ. Установка параметра означает, что между исходными данными и результатами консолидации устанавливается динамическая связь, обеспечивающая автоматическое обновление данных. Автоматическое обновление данных происходит, если исходные данные находятся в пределах одной книги. Если исходные данные расположены в других рабочих книгах, то обновление данных будет выполняться командой ПРАВКА/СВЯЗИ.

3). Формирование сводной информации с помощью сводных таблиц

Сводная таблица – это таблица, предназначенная для более наглядного представления и анализа данных из существующих списков и таблиц. В сводных таблицах воедино сведены все рассмотренные выше операции работы со списками:

- сортировка, позволяющая систематизировать данные;

- фильтрация, позволяющая выделить из списка группы записей и анализировать их отдельно от остальных записей списка;

- подведение промежуточных итогов, позволяющих обобщать большие объемы данных.

Сводная таблица может быть создана:

- на основе данных любой таблицы или области таблицы рабочего листа;

- на основе данных нескольких таблиц, полученных в результате консолидации данных;

- на основе данных сводной таблицы;

- на основе данных, находящихся во внешнем источнике данных Microsoft Access, FoxPro, dBase и т.д.

Для создания сводной таблицы необходимо выделить источник данных и запустить программу МАСТЕР СВОДНЫХ ТАБЛИЦ. Перед построением сводной таблицы из источника данных обязательно должны быть убраны промежуточные итоги и наложенные фильтры. Запустить программу МАСТЕР СВОДНЫХ ТАБЛИЦ можно путем выбора команды ДАННЫЕ/СВОДНАЯ ТАБЛИЦА или нажатием кнопки МАСТЕР СВОДНЫХ ТАБЛИЦ инструментальной панели СВОДНЫЕ ТАБЛИЦЫ.

Мастер сводных таблиц выполняет свою работу в четыре шага. На первом шаге выбирается источник данных. Следует установить переключатель, соответствующий выбранному источнику: в списке или базе данных Excel; во внешнем источнике данных; в нескольких диапазонах консолидации; в другой сводной таблице.

На втором шаге в зависимости от выбранного источника данных следует указать: диапазон ячеек списка; тип источника данных и файл с внешним источником данных; диапазон ячеек данных нескольких листов; диапазон ячеек сводной таблицы.

На третьем шаге определяется структура сводной таблицы. Окно диалога состоит из двух частей: заготовки сводной таблицы (пустой) и совокупности кнопок, представляющих поля списка. Каждое поле списка может быть помещено в заготовку операцией перетаскивания соответствующей кнопки в нужную область. Заготовка сводной таблицы содержит несколько областей:

- область страниц;

- область столбцов;

- область строк;

- область данных.

Область страниц содержит поля страниц. Поле списка, помещенное в поле страницы, становится фильтром. Оно отображается в сводной таблице в стиле АВТОФИЛЬТРА, т.е. содержит рядом с именем поля кнопку-список, с помощью которой раскрывается список всех значений поля.

- Область строк содержит поля строк, являющиеся метками строк сводной таблицы. Поле строки – это имя поля исходной таблицы. Если область строк содержит несколько полей, то внешние поля группируют внутренние.

Код группы продуктов Наименование продукта День недели
Понедельник Вторник Среда
Молочные Кефир      
  Молоко      
Молочные всего        
Кондитерские Печенье      
  Пряники      
Кондитерские всего        
Общий итог        

Наименование продукта – внутреннее поле строки. Код группы продукта – внешнее поле строки, оно группирует внутреннее – наименование продукта.

Область столбцов содержит поле столбца, значения которого являются столбцами в сводной таблице.

Область данных содержит значения поля данных. В качестве поля данных указывают поле исходного списка или таблицы, содержащие данные. В соответствии со структурой подводятся итоги по этому полю. По умолчанию подведение итогов для текстовых данных производится с помощью итоговой функции КОЛИЧЕСТВО ЗНАЧЕНИЙ, а для числовых данных – с помощью итоговой функции СУММА.

Пример:

1). Количество кефира, проданного в понедельник;

2). Количество кефира, проданного во вторник;

3). Количество кефира, проданного за неделю.

На четвертом шаге определяется место расположения сводной таблицы: новый лист или существующий лист. Если сводная таблица вставляется в существующий лист, то необходимо указать адрес ячейки левого верхнего угла диапазона, начиная с которого будет вставлена сводная таблица.

Сводная таблица может быть смонтирована как обычная таблица в другой рабочий лист. Перемещение таблицы не отражается на ее свойствах. На четвертом шаге мастера сводных таблиц можно также:

- указать заголовок сводной таблицы;

- выполнить настройку параметров форматирования сводной таблицы, параметров отображения данных сводной таблицы, параметров для данных сводной таблицы из источника внешних данных.

Обновление сводной таблицы

Изменение исходных данных не приводит к автоматическому обновлению сводной таблицы. Чтобы обновить сводную таблицу, можно:

1). Выполнить команду ДАННЫЕ/ОБНОВИТЬ ДАННЫЕ.

2). Щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте сводной таблицы и выполнить команду ОБНОВИТЬ ДАННЫЕ.

Чтобы Excel автоматически обновлял сводную таблицу при каждом ее открытии, следует выполнить команду СВОДНАЯ ТАБЛИЦА/ПАРАМЕТРЫ на панели инструментов СВОДНЫЕ ТАБЛИЦЫ. В появившемся диалоговом окне установить флажок ОБНОВИТЬ ПРИ ОТКРЫТИИ. Однако если для получения данных используется запрос к внешнему источнику, занимающий достаточно много времени, то этот флажок лучше снять.

Если одна сводная таблица служит источником данных для другой, то при обновлении любой из них пересчитываются обе таблицы.

При работе со сводными таблицами в Excel можно использовать новый режим выделения, который называется структурным выделением. Если этот режим включен, то при выделении элемента в сводной таблице в это выделение автоматически включаются все экземпляры этого элемента. Структурное выделение облегчает сравнение связанных элементов в сводных таблицах. При включенном структурном выделении все форматы, примененные к выделенным ячейкам, сохраняются даже после обновления и реорганизации сводной таблицы. Чтобы включить или выключить структурное выделение, следует выделить любую часть сводной таблицы, а затем выполнить команду СВОДНАЯ ТАБЛИЦА/ВЫДЕЛИТЬ на панели инструментов СВОДНЫЕ ТАБЛИЦЫ.

Для изменения внешнего вида ячеек сводной таблицы можно использовать стандартную технику форматирования. Чтобы примененные форматы не терялись при обновлении и реорганизации таблицы, следует выполнить команду СВОДНАЯ ТАБЛИЦА/ПАРАМЕТРЫ на панели инструментов СВОДНЫЕ ТАБЛИЦЫ и в диалоговом окне установить флажок СОХРАНИТЬ ФОРМАТИРОВАНИЕ. В сводных таблицах запрещено условной форматирование. Кроме того, не сохраняются форматы границ, даже если установлен флажок СОХРАНИТЬ ФОРМАТИРОВАНИЕ.

Сортировка элементов сводной таблицы

Excel 97 предлагает новое средство, называемой автосортировкой., которое предоставляет больший контроль над сортировкой данных в сводных таблицах. Автосортировка позволяет упорядочить элементы полей на основе соответствующих значений данных. Например, можно отсортировать данные поля «Наименование» на основе данных «Сумма по полу Выпуск». По умолчанию автосортировка выключена для всех полей сводной таблицы. Для включения автосортировки следует выделить любой элемент нужного поля или кнопку поля, нажать кнопку ПОЛЕ СВОДНОЙ ТАБЛИЦЫ на панели инструментов СВОДНЫЕ ТАБЛИЦЫ, нажать кнопку ДАЛЕЕ. В появившемся диалоговом окне ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ПАРАМЕТРЫ ПОЛЯ СВОДНОЙ ТАБЛИЦЫ установить переключатель ПО ВОЗРАСТАНИЮ или ПО УБЫВАНИЮ. После этого выбрать в списке С ПОМОЩЬЮ ПОЛЯ нужное поле. В отличие от предыдущих версий Excel 97 позволяет сортировать данные в сводных таблицах в хронологическом порядке. В более ранних версиях даты в сводных таблицах рассматривались как текстовые значения и соответственно сортировались в алфавитном порядке. Можно задать пользовательский порядок сортировки с помощью вкладки СПИСКИ окна диалога СЕРВИС/ПАРАМЕТРЫ. Пользовательский порядок сортировки можно задать также с помощью простой замены заголовков элементов поля. Когда вместо одного заголовка элемента вводится имя другого существующего заголовка элемента, то Excel рассматривает это действие как команду перестановки двух заголовков. Нестандартный порядок сортировки сохраняется при обновлении и реорганизации сводной таблицы.

Отображение и скрытие детальных данных

Новое средство Excel 97 – автоотображение – позволяет отображать в поле только несколько наибольших или наименьших элементов, основываясь на значениях в области данных таблицы. Установка этого режима производится в диалоговом окне ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ПАРАМЕТРЫ ПОЛЯ СВОДНОЙ ТАБЛИЦЫ с помощью переключателя АВТОМАТИЧЕСКИЕ в группе ПАРАМЕТРЫ ОТОБРАЖЕНИЯ.

Сводная таблица повторяет элементы внутреннего поля для каждого элемента внешнего поля. Можно скрыть элементы внутреннего поля, дважды щелкнув на соответствующем элементе внешнего поля. Чтобы снова вывести на экран элементы внутреннего поля, следует дважды щелкнуть на элементе внешнего поля еще раз.

Можно увидеть исходную информацию, используемую для вычисления значения поля данных, если дважды щелкнуть на этом значении. При этом детальные данные копируются на новый лист книги.

Группировка данных

Мастер сводных таблиц автоматически группирует элементы внутреннего поля для каждого заголовка внешнего поля. Но иногда удобнее группировать элементы другим способом. Excel предлагает несколько вариантов группировки элементов. Создание групп элементов производится с помощью команды ДАННЫЕ/ГРУППА И СТРУКТУРА/ГРУППИРОВАТЬ или при нажатии кнопки ГРУППИРОВАТЬ на панели инструментов СВОДНЫЕ ТАБЛИЦЫ.

Использование общих и промежуточных итогов

По умолчанию Excel генерирует общие итоги для всех внешних полей сводной таблицы и промежуточные итоги для всех внутренних полей за исключением самого внутреннего поля. Пользователь может как удалить создаваемые по умолчанию итоги, так и сгенерировать промежуточные итоги для самых внутренних полей.

Изменение вычислений в сводных таблицах

К числовым полям, помещенным в область данных сводной таблицы, Excel по умолчанию применяет функцию СУММА, а к любым нечисловым полям - КОЛИЧЕСТВО ЗНАЧЕНИЙ. Но можно применять и другие формы вычислений. Кроме того в сводных таблицах можно использовать вычисляемые поля и элементы. Дополнительные формы вычислений задаются в диалоговом окне ВЫЧИСЛЕНИЕ ПОЛЯ СВОДНОЙ ТАБЛИЦЫ (кнопка ПОЛЕ СВОДНОЙ ТАБЛИЦЫ на панели инструментов СВОДНЫЕ ТАБЛИЦЫ). Вычисляемое поле – это новое поле, полученное с помощью операций над существующими полями сводной таблицы. Вычисляемые элемент – это новый элемент в существующем поле, полученный с помощью операций над другими элементами этого поля. После создания вычисляемых полей и элементов их можно использовать так, как будто они являются частью исходных данных. При создании вычисляемых полей и элементов можно использовать арифметические операции с любыми данными сводной таблицы (включая данные, генерируемые другими вычисляемыми полями и элементами), но нельзя ссылаться на данные рабочего листа, находящиеся вне таблицы.

Создаются вычисляемое поле и вычисляемый элемент с помощью команды СВОДНАЯ ТАБЛИЦА/ФОРМУЛЫ панели инструментов СВОДНЫЕ ТАБЛИЦЫ.

Создание диаграммы на основе сводной таблицы

На основе сводной таблицы можно создать диаграмму. Таким же способом, как и для любых других типов данных рабочего листа. При создании диаграммы следует соблюдать такие правила:

- удалить из таблицы промежуточные и общие итоги;

- убедиться, что таблица имеет не больше двух полей в области столбцов и строк;

- скрыть все элементы за исключением тех, что интересуют.

Использование сводной таблицы для консолидации диапазонов

С помощью мастера сводных таблиц можно консолидировать данные из нескольких диапазонов. В окончательной сводной таблице каждый исходный диапазон может отображаться как элемент поля страницы. Используя раскрывающийся список поля страницы, можно просмотреть каждый исходный диапазон, а также таблицу, которая содержит консолидированные данные.

 

АНАЛИЗ ДАННЫХ

 

Microsoft Excel содержит мощные средства анализа данных. К ним относятся:

- средства финансового анализа;

- средства статистического анализа;

- средства анализа «что-если».

Подробно остановимся на последних.

В рамках анализа «что-если» можно быстро изменять основные переменные и сразу же видеть результаты этих изменений. Автоматическое обновление вычислений обеспечивает интерактивную обратную связь с результирующими данными. Если для модели установлен автоматический пересчет, то можно изменить значение в ячейке и тут же увидеть результаты пересчета во всех ячейках, которые зависят от измененного значения.

Анализ данных может производится несколькими способами.



<== предыдущая лекция | следующая лекция ==>
Сохранение и применение комбинаций форматов с помощью стилей | С помощью создания сценариев.


Карта сайта Карта сайта укр


Уроки php mysql Программирование

Онлайн система счисления Калькулятор онлайн обычный Инженерный калькулятор онлайн Замена русских букв на английские для вебмастеров Замена русских букв на английские

Аппаратное и программное обеспечение Графика и компьютерная сфера Интегрированная геоинформационная система Интернет Компьютер Комплектующие компьютера Лекции Методы и средства измерений неэлектрических величин Обслуживание компьютерных и периферийных устройств Операционные системы Параллельное программирование Проектирование электронных средств Периферийные устройства Полезные ресурсы для программистов Программы для программистов Статьи для программистов Cтруктура и организация данных


 


Не нашли то, что искали? Google вам в помощь!

 
 

© life-prog.ru При использовании материалов прямая ссылка на сайт обязательна.

Генерация страницы за: 0.033 сек.