Подготовка к построению диаграмм

Лекция № 6

Отказ от сортировки или группировки

Сортировка и группировка записей отчета

Изменение свойств раздела

Каждый раздел отчета обладает собственными свойствами. Чтобы их изменить, щелкните правой кнопкой мыши внутри этого раздела и выберите команду Свойства. В списке свойств щелкните в строке свойства, которое необходимо изменить, и введите новое значение или выберите это значение в раскрывающемся списке, если таковой имеется. Новое значение вступает в силу, как только Вы выйдете из строки свойства или откроете другую вкладку списка. Ниже приводится описание нескольких свойств, которые Вам могут понадобиться в первую очередь.

· Вывод на экран. Когда для этого свойства выбрано значение Да, соответствующий раздел отчета отображается на экране.

· Высота. В строке этого свойства задается размер раздела по высоте.

Размер раздела можно менять не только с помощью списка свойств, но и перетаскивания его границы.

Щелчок на кнопке Сортировка и группировка на панели инструментов Конструктор отчетов открывает диалоговое окно, в котором задается способ организации записей в отчете. Можно просто отсортировать записи или создать группы с заголовком и примечанием, в которых отобразить итоговые данные.

Чтобы отказаться от сортировки или группировки, выполните следующие действия.

1. Откройте отчет в режиме конструктора.

2. Щелкните на кнопке Сортировка и группировка на панели инструментов Конструктор отчетов.

3. В диалоговом окне Сортировка и группировка щелкните на области выделения строки поля, по которому проводится группировка, и/или поля, по которому производится сортировка (в зависимости от того, от чего Вы хотите отказаться).

4. Нажмите на клавишу Delete и подтвердите удаление, щелкнув на кнопке Да.

При удалении группы вместе с элементами управления этой группы удаляются ее заголовок и примечание.

Важной особенностью отчетов является наличие средства для вставки в область верхнего или нижнего колонтитула текущего номера страницы и полного количества страниц. Эту операцию выполняют с помощью диалогового окна Номера страниц (команда Вставка ► Номера страниц).

Создание и настройка диаграмм

Диаграммы используются для наглядного представления соотношений данных таблицы или запроса. С помощью диаграммы можно также изменить записи в форме.

Для работы с Мастером диаграмм на компьютере должен быть установлен пакет Microsoft Graph 2000, а также дополнительные мастера Access.

В окне базы данных нет специальной кнопки для объектов под названием «Диаграммы». В Access диаграммы добавляются в формы или отчеты.

С помощью Мастера диаграмм (Chart Wizard) можно создать диаграммы в форме или отчете без выхода из Access.