Порядок создания отчета с помощью Мастера отчетов

Мастер отчетов

Автоотчеты

Назначение отчетов, их особенности и средства создания

Лекция № 5

Создание и настройка отчетов

Назначение – вывод данных на печатающее устройство.

Особенности: наличие средств группировки и специальных элементов оформления (верхний и нижний колонтитулы, номера страниц, служебная информация о времени создания отчета и т. п.).

Типы автоотчета: в столбец или ленточный.

Создание автоотчета:

1. Щелкните на кнопке Отчеты в окне базы данных.

2. Щелкните на кнопке Создать. Откроется диалоговое окно Новый отчет.

3. В нижней части диалогового окна Новый отчет выберите в раскрывающемся списке таблицу или запрос для отчета.

4. Щелкните на пункте Автоотчет: в столбец (или ленточный)

5. Щелкните на кнопке ОК.

6. Когда Вы закроете окно отчета, в ответ на предложение сохранить изменения щелкните на кнопке Да и задайте имя для нового отчета.

При создании Автоотчета с помощью диалогового окна Новый отчет ему назначается стиль, который использовался при последнем запуске Мастера отчетов. (Стиль Обычный назначается по умолчанию, если эти средства не были задействованы)

Создание Автоотчета с применением Обычного стиля:

1. Выделите таблицу или запрос в окне базы данных

2. Вставка ► Автоотчет

позволяет:

– выбрать поля из одной или нескольких таблиц или запросов;

– сгруппировать записи по определенным полям;

– отсортировать записи по 4 и менее полям;

– вывести при необходимости итоговые величины, а также скрыть основанные на них подчиненные записи;

– выбрать макет отчета (ступенчатый, блок, структура и т.д.) и ориентацию (книжную или альбомную);

– выбрать стиль отчета (деловой, обычный, строгий).

1) Щелкните на кнопке Отчеты в окне базы данных.

2) Щелкните на кнопке Создать. Откроется диалоговое окно Новый отчет.

3) В нижней части диалогового окна Новый отчет выберите в раскрывающемся списке таблицу или запрос для отчета.

4) Щелкните на пункте Мастер отчетов.

5) Щелкните на пункте ОК. Появится диалоговое окно Создание отчетов.

6) Выберите источник данных и поля.

7) Выберите поле для группировки.

8) Выберите порядок сортировки и вычисления, выполняемые для записей.

9) Выберите вид макета для отчета и ориентацию страницы.

10) Выберите требуемый стиль.

11) Задайте имя отчета и дальнейшие действия: просмотреть отчет или изменить отчет.