Таблицы, запросы, формы и отчеты представляют собой объекты, которые широко используются при разработке баз данных Access. С их помощью можно создать мощные и удобные для работы приложения. Однако можно существенно расширить возможности базы данных, если воспользоваться страницами доступа, макросами и модулями. Чтобы обзор Access был полным, ознакомьтесь с кратким описанием этих объектов, представленным в этом разделе.
Чтобы предоставить доступ к информации, хранящейся в базе данных, пользователям Интернета или интранета, можно создать страницы, называемые страницами доступа к данным. Работа с данными на странице доступа в Web осуществляется примерно так же, как в Access - пользователи могут просматривать таблицы, выполнять запросы и заполнять поля форм.
Хотя публикация информации из базы данных в Web на первый взгляд кажется сложной, Access включает мастер, которые берет на себя большую часть кропотливой работы по созданию страницы доступа. При желании созданную мастером страницу можно доработать в режиме конструктора.
Макросы представляют собой небольшие программы, с помощью которых обеспечивается реакция Access на такие события, как открытие формы, щелчок кнопки или обновление записи. Это особенно удобно, если предполагается передать базу данных неквалифицированным пользователям. Например, можно написать макросы, содержащие последовательность команд, выполняющих рутинные задачи, или связать такие действия, как открытие формы или печать отчета, с кнопками кнопочной формы.
Модули представляют собой программы на Visual Basic for Applications (VBA), языке программирования высокого уровня, разработанного Microsoft для создания приложений Windows. Помимо стандартного набора команд VBA, каждая программа Microsoft Office имеет собственные команды. В отличие от макросов, позволяющих автоматизировать не более пяти, шести десятков операций, VBA включает сотни команд и может неограниченно расширяться за счет дополнений, вносимых другими компаниями и частными лицами. Программы VBA используются для решения задач, слишком сложных для макросов, как, например, извлечение определенной информации из рабочих листов Excel.
Совет. Установка Microsoft Office ХР с компакт-диска включает несколько примеров баз данных, которые иллюстрируют многие принципы создания и использования базы данных. Один из таких примеров, база данных Борей (Northwind Traders), упоминается во многих темах справочной системы Access и поэтому является особенно полезным. Связь с этой базой можно найти в подменю Примеры баз данных (Sample Databases)меню Справка (Help).
Создать структуру базы данных несложно, но пользы от нее ничуть не больше, чем от чистого документа Word или пустого рабочего листа Excel. Только после заполнения таблиц нужной информацией база данных начинает отвечать своему назначению. Добавление форм, запросов и отчетов упрощает работу с данными, а использование кнопочной формы и применение нестандартных инструментов, превращает базу данных в классическое приложение.
Не всякая база данных нуждается в подобной доработке. Например, в этом нет необходимости, если с базой работает ее автор или несколько опытных пользователей. Однако если предполагается, что ввод информации будет осуществляться сотрудниками отделов, а руководство компании намерено самостоятельно получать отчеты, лучше потратить время на стадии разработки базы данных, чтобы создать законченное приложение, чем столкнуться с массой проблем при ее эксплуатации. Иначе, вам придется постоянно восстанавливать испорченные файлы или выполнять за пользователей относительно простые задачи.
Основную часть сложной и кропотливой работы, связанной с разработкой базы данных, берут на себя мастера Access, предназначенные для создания как целиком баз данных, так и отдельных таблиц, запросов, форм и других объектов. В большинстве случаев проще воспользоваться мастером, чтобы создать приблизительно то, что нужно, а затем модифицировать результат, чем создавать объект вручную, начав с нуля.
В этой лекции вы с помощью мастера создадите структуру сложной базы данных для хранения информации о контактах, укомплектованную таблицами, запросами, формами и отчетами. Поэкспериментировав с новой базой, чтобы получить представление о возможностях мастера, вы удалите ее и продолжите работу с более простой базой данных GardenCo. К концу лекции база данных GardenCo будет содержать три таблицы, которые используются во многих упражнениях этого курса.
В процессе изучения материала вы создадите две базы данных в папке Office XP SBS\Access\Chap10\CreatingDb. Кроме того, вам понадобятся файлы GardenCoи Контакты, которые хранятся в папках CheckingDb, Refiningи Manipulating, вложенных в папку Office XP SBS\Access\Chap10, являющуюся рабочей для этой лекции.
