Отчеты используются для отображения информации, содержащейся в таблицах, в отформатированном виде, который легко читается как на экране компьютера, так и на бумаге. Помимо данных, извлеченных из нескольких таблиц и запросов, отчеты могут включать элементы оформления, свойственные печатным документам, как, например, названия, заголовки и колонтитулы.
Отчет можно отобразить в трех режимах: в режиме конструктора, позволяющем изменить внешний вид и макет отчета, в режиме просмотра образца, где можно просмотреть все элементы готового отчета, но в сокращенном виде, и в режиме предварительного просмотра, где отчет отображается в том виде, в каком будет напечатан. Отчет в режиме конструктора представлен на следующем рисунке.
В этом упражнении вы просмотрите отчет, сохраненный в базе GardenCo, только для того, чтобы получить общее представление об отчетах. В качестве рабочей будет использоваться папка Office XP SBS\Access\Chap09\Reports. Выполните следующие шаги.
1. Откройте базу данных GardenCo, расположенную в рабочей папке.
2. На панели объектов щелкните на пункте Отчеты (Reports). В окне базы данных отобразится список отчетов, созданных ранее, за исключением двух первых элементов, которые представляют собой команды, предназначенные для создания отчетов.
3. Щелкните на Адреса клиентов, а затем щелкните на кнопке Предварительный просмотр (Preview)вверху окна базы данных, чтобы отобразить отчет. Откроется окно предварительного просмотра, характерное для всех программ Microsoft Windows. Отчет содержит адресные данные заказчиков, напечатанные в формате почтовых наклеек.
Совет. Для создания отчета, содержащего почтовые наклейки, можно воспользоваться мастером, включенным в Access. Почтовые наклейки можно также создать в Word с помощью функции слияния, воспользовавшись таблицей Клиенты из базы данных GardenCo.
4. Щелкните в отчете, чтобы изменить масштаб отображения.
Совет. Если отчет отображается слишком мелким шрифтом, воспользуйтесь списком поля Масштаб (Zoom)на панели инструментов, чтобы увеличить изображение.
5. Закройте отчет Адреса клиентов.
6. В окне базы данных щелкните на отчете Счет, а затем щелкните на кнопке Предварительный просмотр (Preview), чтобы просмотреть счет, представленный справа.
7. Просмотрите отчет, щелкая на кнопках перехода внизу окна для перемещения по страницам.
8. На панели инструментов щелкните на кнопке Вид (View), чтобы отобразить отчет в режиме конструктора, а затем разверните окно отчета, чтобы ваш экран выглядел так, как показано на следующем рисунке.
В режиме конструктора отчет напоминает форму, причем методика, которая используется для создания форм, может быть использована и в данном случае.
9. Закройте отчет Счет, а затем закройте базу данных GardenCo.
10. Если вы не намерены переходить к изучению следующей лекции, выйдите из программы Access.