Word позволяет производить различные вычисления с данными в таблицах, превращая таблицы в диалоговые системы обработки данных. При этом с изменением данных соответственно изменяются результаты вычислений.
Основным средством обработки данных в таблицах являются формулы – выражения, создаваемые пользователем для выполнения требуемых действий.
Все формулы для таблиц в Word подчиняются одному синтаксису:
– формула начинается со знака равенства,
– за знаком "=" следуют операнды в виде значений, имён функций, ссылок на ячейки или диапазоны ячеек таблицы. Операнды разделяются одним или несколькими операторами, то есть символами (табл. 1), которые комбинируют операнды или управляют ими.
Таблица 1
Оператор
Описание оператора
Оператор
Описание оператора
+
Сложение
=
Равно
-
Вычитание
<
Меньше, чем
*
Умножение
<=
Меньше или равно
⁄
Деление
>
Больше, чем
%
Вычисление процентов
>=
Больше или равно
^
Степени и корни
<>
Не равно
В формуле часто необходимо указать ссылку на ячейку, то есть дать её адрес. Адресом ячейки является сочетание координат (без пробела) столбца и строки. Координатами столбца являются буквы латинского алфавита, а строк – числа. Поэтому запись D3 определяет ячейку, находящуюся на пересечении четвёртого (D) столбца и третьей (3) строки. Регистр координаты столбца может быть любым: как верхним, так и нижним.
Для разделения адресов ячеек в выражениях используется точка с запятой (;), а для указания диапазона ячеек – двоеточие между координатами ячеек, находящихся в противоположных углах прямоугольной области, выделенной для обработки. Если выделенная область отличается от прямоугольной, то её надо представить в виде нескольких прямоугольных областей.
Стандартные формулы называют функциями. В редакторе Word для таблиц предусмотрено 18 функций (табл. 2).
Чтобы выполнить то или иное вычисление, необходимо перевести курсор в ту ячейку таблицы, в которую пользователь желает поместить ре-зультат расчётов, и после этого вставить в ячейку необходимую формулу.
Чтобы вставить функцию в ячейку следует:
1. Щёлкнуть по ячейке, в которую требуется вставить функцию.
Таблица 2
Функция
Результат работы функции
ABS (X)
Абсолютное значение числа или результата работы формулы
AND (X, Y)
1, если оба логических выражения X и Y истинны, и 0, если хотя бы одно из них ложно
AVERAGE ( )
Среднее значение, включённых в список аргументов
COUNT ( )
Число элементов в списке аргументов
DEFINED (X)
1, если выражение х допустимо, и 0, если оно не может быть вычислено
FALSE
0 (нуль)
IF
1, если логическое выражение истинно, и 0, если оно ложно
INT (X)
Целая часть числа или значения формулы X
MAX ( )
Наибольшее значение в списке аргументов
MIN ( )
Наименьшее значение в списке аргументов
MOD (X, Y)
Остаток от деления X на Y
NOT (X)
0, если логическое выражение X истинно, и 1, если оно ложно
OR (X, Y)
1, если хотя бы одно из двух логических выражений X и Y истинно, или 0, если оба они ложны
PRODUCT ( )
Произведение значений, включённых в список
ROUND (X, Y)
Значение X, округлённое до указанного десятичного разряда Y. X может быть числом или значением формулы
SIGN (X)
Знак числа: 1, если X>0, и -1, если X<0
SUM ( )
Сумма значений или результатов работы формул, включённых в список аргументов
TRUE
2. Щёлкнуть на панели инструментов по кнопке Таблица и выбрать строку Формула…. Если такой строки нет, надо установить указатель мыши на последнюю строку ниспадающего меню, дождаться полного раскрытия меню и выбрать строку Формула… После этого на экране появится панель Формула, у которой в окне Формула: стандартно вставлена функция вида = SUM(ABOVE) суммирования данных ячеек, расположенных над выделен-ной, или вида =SUM(LEFT) суммирования данных ячеек, расположенных слева от выделенной.
Далее можно удалить стандартную функцию и вставить новую или набрать требуемое выражение, вставляя по мере необходимости нужные функции.
Чтобы вставить функцию следует на панели Формула:
– в окне Вставить функцию: нажать кнопку ▼ и выбрать функцию из числа предлагаемых редактором Word,
– в окне Формат числа: нажать кнопку ▼ и выбрать формат пред-ставления чисел из предлагаемых вариантов. Если требуется иная точность, то её следует установить, добавив или уменьшив нужное количество нулей в целую или дробную часть.
Заканчивается ввод формулы нажатием клавиши ОК. В выбранной ячейке появится результат вычислений.
Процедура редактирования формул ничем не отличаются от процедуры вставки функций в ячейки таблицы.
После редактирования, изменения количества строк или столбцов в интервале, используемом для вычисления, а также после изменения данных в ячейках необходимо пересчитать результаты.
При изменении значений в адресуемых ячейках результаты вычислений можно обновить, выделив ячейку или всю таблицу и нажав клавишу F9.
