Значимым элементом любой логистической системы является подсистема, обеспечивающая прохождение и обработку информации, которая при ближайшем рассмотрении сама разворачивается в сложную информационную систему, состоящую из различных подсистем. Так же как и любая другая система, информационная система должна состоять из упорядочение взаимосвязанных элементов и обладать некоторой совокупностью интегративных качеств. Декомпозицию информационных систем на составляющие элементы можно осуществлять по-разному. Наиболее часто информационные системы подразделяют на две подсистемы: функциональную и обеспечивающую1 (рис. 7.2).
Функциональная подсистема состоит из совокупности решаемых задач, сгруппированных по признаку общности цели. Обеспечивающая подсистема, в свою очередь, включает в себя следующие элементы:
• техническое обеспечение — совокупность технических средств, обеспечивающих обработку и передачу информационных потоков;
• информационное обеспечение — различные справочники, классификаторы, кодификаторы, средства формализованного описания данных;
• математическое обеспечение — совокупность методов решения функциональных задач. Логистические информационные системы, как правило, представляют собой автоматизированные системы управления логистическими процессами, поэтому математическое обеспечение в логистических информационных системах — это комплекс программ и совокупность средств программирования, обеспечивающих решение задач управления материальными потоками, обработку текстов, получение справочных данных и функционирование технических средств.
Организация связей между элементами в информационных системах логистики может существенно отличаться от организации традиционных информационных систем. Это обусловлено тем, что в логистике информационные системы должны обеспечивать всестороннюю интеграцию всех элементов управления материальным потоком, их оперативное и надежное взаимодействие. Информационно-техническое обеспечение логистических систем отличается не характером информации и набором технических средств, используемых для их обработки, а методами и принципами, используемыми для их построения.
Определение информационной системы можно сформулировать следующим образом:информационная система — это интерактивная структура, состоящая из персонала, оборудования и процедур (технологий), объединенных связанной информацией, используемой логистическим управлением для планирования, регулирования, контроля и анализа функционирования логистической системы.
Подробнее организационная структура логистической информационной системы может быть представлена в виде схемы, адаптированной к известной структуре информационной системы в маркетинге, предложенной Ф. Котлером (рис. 7.3).
Как видно из рисунка, организационная структура логистической информационной системы может быть укрупнено сформирована из четырех подсистем: управления процедурами заказов, научных исследований и связи, поддержки логистических решений и генерирования выходных форм и отчетов. Эти взаимосвязанные подсистемы осуществляют информационно-компьютерную поддержку всех функций логистического управления и связь с микро- и макрологистической окружающей средой.
Многоуровневая функциональная структура традиционно представляется в виде пирамиды (рис. 7.4)1.
В основании функциональной «пирамиды» логистической информационной системы лежит система трансакций между звеньями логистической системы, определяющая взаимоотношения между функциональными подразделениями фирмы, логистическими посредниками и потребителями продукции фирмы. На уровне анализа логистические региональные или административные управляющие предприятия в основном используют информацию в тактических целях — для маркетинга, прогнозирования финансовых и операционных производственных показателей. Наконец, на верхнем стратегическом уровне логистика определяет стратегию управления и связана со стратегическим корпоративным планированием и рыночной миссией предприятия.
Исходя из функциональной структурыосновные задачифункционирования логистических информационных систем можно определить как следующие1:
• непрерывное обеспечение управляющих органов логистической системы достоверной, актуальной и адекватной информацией о движении заказа (о протекании функциональных и информационных процессов);
• непрерывное обеспечение сотрудников функциональных подразделений предприятия адекватной информацией о движении продукции по цепи поставок в режиме реального времени;
• реализация системы оперативного управления предприятием по ключевым показателям (себестоимость, структура затрат, уровень прибыльности);
• обеспечение прозрачности информации об использовании инвестированного капитала для руководства;
• предоставление информации для стратегического планирования;
• предоставление руководству информации о структуре общих затрат и расходов;
• обеспечение возможности своевременного выявления «узких мест»;
• обеспечение возможности перераспределения ресурсов предприятия;
• обеспечение возможности оценки сроков исполнения заказов потребителей;
• обеспечение прибыльности предприятия за счет оптимизации логистических бизнес-процессов.
Для эффективного решения обозначенных задач логистической информационной системы в основу ее построения должны быть заложены следующие правила:
1. Актуальность информации означает реальное отражение в каждый момент времени состояния логистической системы. Не случайно лучшие коммерческие информационные базы данных имеют ежедневный цикл обновления хранимой информации.
2. Достоверность данных основывается на точном воспроизведении объективного состояния и развития производства, рынка и внешней макросреды. Учитывая условия конкурентной борьбы, при которых нередко сознательно искажается реальная действительность, этот принцип требует повышенной надежности источников данных и отсутствия возможности фальсификации. Важными средствами борьбы против дезинформации являются множественность источников информации и анализ полученных сведений на непротиворечивость.
3. Релевантность1 данных позволяет получать информацию в точном соответствии со сформулированными требованиями и избегать работы с ненужными данными.
4. Точность. Точность исходной информации имеет принципиальное значение для принятия правильных решений. Например, информация об уровнях запасов в дистрибутивной сети в современных логистических системах допускает не более 1% ошибок или неопределенности для принятия эффективных решений по физическому распределению, созданию запасов и удовлетворению потребителей. Большое значение имеет точность и достоверность исходных данных для прогнозирования спроса, планирования потребностей в материальных ресурсах и т.п.
5. Полнота и пригодность информации для пользователя. Полнота отображения необходима для объективного учета всех факторов, формирующих либо оказывающих влияние на состояние и развитие логистической системы. Логистический менеджер должен иметь в наличии необходимую и полную (достаточную) информацию для принятия решений, причем в необходимом ему виде.
6. Целенаправленность и ориентированность данных заостряет их на конкретные цели и задачи в области производства и реализации продукции на внутреннем и внешнем рынках. Информация в логистической информационной системе должна быть ориентирована на выявление дополнительных возможностей улучшения качества продукции, сервиса, снижения логистических издержек. Способы получения, передачи, отображения и предварительной обработки информации должны способствовать выявлению «узких мест», резервов экономии ресурсов и т.п.
7. Своевременность. Логистическая информация должна быть доставлена в систему управления вовремя, как этого требуют многие логистические технологии, особенно основанные на концепции ЛТ («точно в срок»). Своевременность информации важна практически для всех комплексных логистических функций.
8. Согласованность и информационное единство требуют разработки такой системы показателей, при которой исключались бы возможность противоречия в выводах и несогласованность первичных и производных данных. Виды и формы документов, расположение реквизитов на бумажных документах, размерность данных и другие параметры должны облегчать машинную обработку информации. Кроме того, необходима информационная совместимость компьютерных и телекоммуникационных систем логистических посредников и других пользователей по форматам данных в логистической информационной системе.
9. Гибкость. Информация, циркулирующая в логистической информационной системе, должна быть приспособлена для конкретных пользователей и иметь наиболее удобный для них вид. Это касается как персонала фирмы, так и логистических посредников и конечных потребителей. Бумажный и электронный документооборот, промежуточные и выходные формы отчетов, справки и другие документы должны быть максимально приспособлены к требованиям всех участников логистического процесса и адаптированы к возможному многопользовательскому интерфейсу.
Исходя из перечисленных правил можно дать некоторые практические рекомендации для формирования эффективной логистической информационной системы:
• определить основные логистические цели предприятия (в зависимости от необходимости решения задач, стоящих перед информационной системой): направления бизнеса, объем и маршруты движения финансовых, информационных и материальных потоков;
• необходимо проанализировать организационную структуру предприятия, выявить сильные и слабые стороны ее функционирования;
• разработать механизмы организации и оперативного управления цепями поставок: стандарты, формы учета и контроля, управленческой отчетности; оценить документооборот;
• сформировать технологию стратегического управления логистическими цепями поставок, систему финансового планирования и контроля, систему финансового анализа;
• разработать механизм финансово-экономического управления предприятием в целом, в том числе разработать положение о финансовой структуре; определить центры финансового учета и финансовой ответственности.
