Создание отчетов

Отчет– это документ, отображающий данные таблиц или запросов для вывода на печать.

Создадим отчет Выдача книг, в котором отразим фамилии читателей, взятые ими книги и дату выдачи книги. Информация находится в таблицах Читатели, Книги, Выдача книг.

Для создания отчета на вкладке Создание нажмите кнопку Мастер отчетов.

В поле Таблицы и запросы выберите таблицу Читатели, в окне Доступные поля выполните двойной щелчок по полю ФИО (в результате поле ФИО переместится в окно Выбранные поля).

На этом же шаге в поле Таблицы и запросы выберите таблицу Книги, в окне Доступные поля выполните двойные щелчки по полям Автор и Название, затем выберите таблицу Выдача книг, выполните двойной щелчок по полю Дата выдачи. После выбора всех полей отчета нажмите кнопку Далее.

На следующем шаге выберите вид представления по таблице Выдача книг:

Нажмите Далее.

На следующем шаге будет задан вопрос: Добавить уровни группировки? Пропустите этот шаг, нажав Далее. Затем будет предложено выполнить сортировку данных. Отсортируем, т.е. упорядочим фамилии студентов по алфавиту:

Нажмите Далее.

Выберите макет отчета Табличный, ориентацию страницы- книжную, нажмите Далее. Затем выберите любой из предложенных стилей оформления отчета, Далее. Так как отчет планировалось назвать Выдача книг, и это имя уже предложено, не изменяйте имя, нажмите Готово.

На экране появится отчет, состоящий из следующих областей:

· Область заголовка (содержит заголовок Выдача книг)

· Верхний колонтитул (содержит Названия полей)

· Область данных (содержит данные о студентах и книгах)

· Нижний колонтитул (расположен в нижней части страницы, содержит дату и нумерацию страниц)

· Область примечаний (расположена между областью данных и нижним колонтитулом).

В созданный отчет необходимо внести изменения, т.к. не все данные и названия полей вместились в отведенные для них области. Для этого нажмите кнопку Закрыть окно предварительного просмотра

На экране появится структура отчета, в которой показаны структурные области отчета:

Расположите заголовок отчета по центрустраницы, для этого выделите поле заголовка и перетащите его в центр. Так как фамилии студентов не вместились в отведенную им область, выделите поле ФИО в верхнем колонтитуле и расширьте его, перетащив правую границу поля. Затем выделите в верхнем колонтитуле поле Дата выдачи и расширьте его, перетащив левую границу. Структура отчета примет вид:

Нажмите кнопку Режим, выберите пункт Предварительный просмотр, отобразится новый вид созданного отчета.

Добавим после списка студентов и выданных им книг (т.е. в область примечаний отчета) подпись Зав. библиотекой. Для этого следует вернуться в структуру отчета (нажмите кнопку Режим, выберите пункт Конструктор).

В группе Элементы управления нажмите кнопку Надпись

Переведите указатель мыши в область примечаний (указатель имеет вид крестика с буквой А), щелкните в этой области мышью, введите надпись Зав. библиотекой и нажмите Enter.

Перейдите в режим предварительного просмотра, просмотрите окончательный вид отчета, закройте и сохраните отчет.

В созданном отчете все четыре поля каждой записи расположены в одну строку. При этом фамилия читателя, если он брал в библиотеке несколько книг, повторяется. Можно расположить информацию в отчете иным образом. Например, читатель Иванов А. брал 3 учебника. Тогда информация может быть отображена в следующем виде: