Содержание

Проектирование таблиц БД.. 4

Создание базы данных. 6

Создание связей между таблицами. 10

Просмотр таблиц. 12

Создание запросов на выборку данных. 14

Запросы с группировкой. 18

Запросы с вычисляемым полем.. 22

Создание отчетов. 25

Задания для самостоятельной работы.. 30

Список литературы.. 32

Проектирование таблиц БД

Система управления базами данных Microsoft Access является реляционной СУБД, в которой предусмотрено хранение данных в виде взаимосвязанных таблиц. Создавая таблицы, необходимо определить тип каждого поля (текстовый, числовой, денежный, дата/время, логический, Memo, Ole, счетчик). Также в таблицах следует определить ключевое поле. Ключевое поле должно однозначно определять каждую запись таблицы. Значения в ключевом поле не должны повторяться.

Рассмотрим создание базы данных для студенческой библиотеки. В БД предполагается хранить данные о читателях, имеющихся книгах (в том числе, к какой учебной дисциплине относится книга) и о выдаче книг читателям. Каждая книга может иметься в библиотеке в нескольких экземплярах, при этом каждый экземпляр книги имеет свой номер. У читателей имеются читательские билеты, каждый билет имеет номер. В этом случае информацию целесообразно хранить в четырех таблицах: Книги, Предметы, Читатели, Выдача книг.

Таблица Книги содержит информацию о книжном фонде библиотеки. Для каждой книги хранится номер, автор, название, код предмета (т.е. к какой учебной дисциплине относится книга), год издания, цена. Поле Цена имеет числовой (или денежный) тип, остальные поля таблицы – текстовые. Ключевым полем таблицы является поле Номер книги, т.к. это поле определяет каждую запись, и значения в нем не повторяются.

Таблица Предметы содержит коды предметов и их названия. Оба поля таблицы текстовые. Ключевым полем является Код предмета.

Таблица Читатели содержит номера читательских билетов и ФИО читателей. Поля таблицы имеют текстовый тип. Ключом является поле Читательский билет.

Таблица Выдача книг содержит информацию о том, какая книга, кому и когда выдана, а также о том, вернули ли данную книгу в библиотеку. Чтобы уменьшить объем хранимой информации, в таблице Выдача книг хранят не названия и авторов, а номера книг, не ФИО читателей, а номера читательских билетов. Таким образом, таблица Выдача книг имеет поля: Номер книги, Читательский билет, Дата выдачи, Возврат. Поля Номер книги и Читательский билет имеют текстовый тип, поле Дата выдачи – тип Дата/время. Поле Возврат будет содержать значения Да или Нет, т.е. имеет логический тип. Ключевых полей в данной таблице нет, т.к. значения полей могут повторяться: одна и та же книга может быть выдана читателям несколько раз, один и тот же читатель может брать разные книги, в одну и ту же дату происходит выдача многих книг.

Таблицы БД связаны между собой:

· таблица Книги связана с таблицами Предметы (полем Код предмета) и Выдача книг (полем Номер книги);

· Таблица Читатели связана с таблицей Выдача книг (полем Читательский билет).

Таким образом, каждая таблица базы данных связана с одной или несколькими таблиц.

После создания таблиц можно создать другие объекты базы данных: запросы и отчеты.

Запросы создаются для просмотра информации базы данных по условию (например, можно просмотреть информацию о книгах по предмету экономика, информатика и т.д.), а также для выполнения расчетов в БД.

Отчеты - это документы, содержащие информацию БД и предназначенные для вывода на печать.

Рассмотрим на практике создание базы данных и выполнение основных действий с ее объектами.