Использование шаблонов

Для унификации структуры и внешнего вида документов используются стандарты. Инструментами стандартизации документов, создаваемых в рамках текстовых процессоров, являются шаблоны. Шаблоны позволяют составлять и хранить универсальные бланки
документов различного типа: писем, служебных записок, доверенностей, платежных поручений. Составной частью шаблонов являются стили, определяющие внешний вид символов
и абзацев. Начиная составлять определенный документ, вы сначала вызываете шаблон этого
типа документов, а уже затем заполняете его. Составление документа при этом сводится к
заполнению его определенных полей текстом. Один раз сделанный на основе стандартов
шаблон может в дальнейшем многократно использоваться для создания документов определенного вида.

Некоторые текстовые процессоры (например, WinWord) хранят в шаблонах не только
информацию, нужную для создания нового документа, но также и некоторые элементы
Среды: состав панелей инструментов и меню, набор макросов, коэффициент масштабирования при отображении документа и т.п. Любопытно, что документ, созданный в WinWord,
может быть собственным шаблоном.

В развитых текстовых процессорах существует целый ряд инструментов, способствующих автоматизации создания шаблонов. Среди них важнейшими являются поля подстановки и макросы.

Использование полей подстановки дает возможность вставлять в шаблон документа
новые поля, предназначенные для дальнейшего их заполнения пользователем.

Использование макросов

Макросом называют файл, в котором хранится программа последовательности действий, заданная пользователем . Макрос имеет уникальное имя.

С помощью макросов можно автоматизировать многие типовые технологические
этапы при работе с документами, например, макрос, выполняющий последовательность команд по созданию стиля для каждого абзаца документа. После вызова макроса записанная в
нем последовательность действий или команд будет в точности воспроизведена.

Макрос создают двумя способами:

• автоматически в специальном режиме текстового процессора путем записи последовательности действий пользователя;

• программированием последовательности команд, подлежащих выполнению.
Макрос может храниться в самом файле документа (например, WinWord 6.0). Он

может также храниться в специальном стилевом файле как элемент общего окружения документа.