Доступ ко всем средствам и инструментам программы MS Word обеспечивается через Главное менюокна программы. Главное меню –это специальная панель инструментов, расположенная в верхней части окна, которая содержит такие меню, как Файл, Правка, Вид, Вставка, Формати др. Настройка Главного меню осуществляется точно так же, как и любой другой встроенной панели инструментов, например, в главное меню можно добавлять и удалять кнопки и меню. Единственное исключение – главное меню нельзя скрыть.
Чтобы упростить доступ к командам (инструментам), можно создать для них кнопки на Панели инструментов. Это существенно упрощает работу по созданию документа.
Для того, чтобы по своему усмотрению настроить Панель инструментов (вынести на нее необходимые кнопки), нужно выполнить следующие действия:
1. Выбрать командуНастройка в менюСервис, а затем – вкладку Команды.
2. Выбрать категориюкоманды из спискаКатегории, а затем перетащить нужную команду из списка Команды на панель инструментов.
При желании на панель инструментов можно добавить встроенное меню.
Чтобы добавить встроенное меню, необходимо выбрать вкладкуКоманды, выбрать категориюВстроенные меню из спискаКатегории, а затем перетащить нужное меню из спискаКоманды на панель инструментов.
Колонтитулы
Колонтитулами называют области, расположенные в верхнем и нижнем поле каждой страницы документа, где при печати страниц может показываться заданная пользователем информация: номер страницы, название документа, дата печати документа, текущая дата или время, эмблема организации, имя файла, фамилия автора и т.д.
Расстояние от границы листа до колонтитула должно быть меньше, чем расстояние до текста. При работе с документом пользователь может видеть заданные колонтитулы только в режиме Разметка страницы.
В зависимости от местоположения различают верхний и нижний колонтитулы.
Для того чтобы начать работу с колонтитулом, необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы (рис.5).
Рис.5 – Панель Колонтитулы
На экране появляется верхний колонтитул (ВК), панель кнопок для вставки различных параметров и для переключения на противоположный колонтитул. Пользователь должен выбрать положение вставляемого параметра (слева, по центру, справа), затем вставить его, используя элементы панели, или вручную, нажать кнопку Закрыть.
Удаление колонтитулов
При удалении колонтитула соответствующие колонтитулы автоматически удаляются со всех страниц документа. Чтобы удалить колонтитулы лишь для части документа, следует разбить документ на разделы, а затем создать для части документа новый колонтитул.
Алгоритм удаления колонтитулов.
1. В меню Вид выбрать команду Колонтитулы.
2. Выделить содержимое колонтитула, а затем нажать клавишу DEL.
Нумерация страниц
Нумерация страниц в документе производится с подачи команды Вставка, Номера страниц (рис.6).
Рис.6 – Вид диалогового окна Номера страниц
В поле Положение указать, где должны располагаться номера – вверху или внизу листа. В поле Выравнивание указать местоположение номеров по горизонтали: в левой части листа, в правой его части или по центру. Если отключить параметр Номер на первой странице, то номер этой страницы не будет виден на экране и при печати (хотя в расчет номеров он включается).
Если нажать кнопку Формат этой же команды, то можно задать номер первой страницы (когда нумерация начинается не с номера «1»), а также формат чисел для нумерации (рис.7).
Рис.7 – Вид окна Формат
Заданная нумерация в виде соответствующего колонтитула будет отражаться на экране в режиме разметки страницы и при печати документа, а также в строке состояния внизу экрана.
Изменение шрифтового оформления номеров страниц.
1. В меню Вид выбрать команду Колонтитулы.
2. Перейти в нужный колонтитул (верхний или нижний) с помощью кнопки Верхний/нижний колонтитул на панели инструментов Колонтитулы.
3. Выделить номер страницы.
Если для вставки номеров страниц использовалась команда Вставка, Номера страниц необходимо:
- щелкнуть номер страницы. Вокруг номера страницы появится рамка с косой штриховкой ;
- выделить номер страницы внутри рамки;
- выбрать нужный шрифт в списке Шрифт , кегль в списке Размер на панели инструментов Форматирование.
Для удаления нумерации страниц необходимо:
1. Перейти на любую страницу, имеющую номер.
2. Задать команду Вид, Колонтитулы,
3. Нажатием соответствующей кнопки на панели Колонтитулы, перейти в нужный колонтитул (в верхнюю или в нижнюю часть страницы).
4. Выделить маркерами номер листа.
5. Удалить клавишей Delete.
Стили документа
Важным компонентом создаваемого документа в MS Word являются стили. Стили позволяют быстро оформлять разнообразные по внешнему виду и характеру тексты. Стартовый набор стилей выбирается из присоединенного к документу шаблона.
Стиль – это поименованная совокупность форматов элементов текста.
Различают стандартные и пользовательские (специальные) стили. Стандартные стили создаются текстовым процессором Word автоматически.
Для сокращения трудоемкости форматирования документа используются:
- приписывание стандартных стилей к выделенным фрагментам текста;
- создание новых стилей;
- переопределение (изменение) стилей;
- заимствование стилей других шаблонов.
1. Применение стиля:
- выделить слова, абзац, список или таблицу, которые требуется изменить;
- выполнить команду Формат, Стили и форматирование или на панели инструментов Форматирование нажать на кнопку Стили и форматирование (рис.8);
Рис.8 – Вид диалогового окна Стили и форматирование
- выбрать нужный стиль в диалоговом окне Стили и форматирование. Если нужный стиль отсутствует в списке, выбрать в поле Показать вариант Все стили.
Для применения стиля также можно выбрать или ввести имя нужного стиля в поле Стиль на панели инструментов Форматирование.
Для вновь создаваемого документа применяется стиль Обычный. Для построения иерархии заголовков и подзаголовков в тексте удобно применять встроенные стили уровня:
Алгоритм создания нового стиля
1 вариант
1. Выполнить команду Формат, Стили и форматирование.
2. В области задач Стили и форматирование нажать кнопку Создание стиля (рис.9).
3. В поле Имя ввести имя стиля.
4. Указать тип создаваемого стиля путем выбора в списке Тип стиля одного из следующих пунктов: Абзац, Знак, Таблица.
5. Выбрать нужные параметры или нажать кнопку Формат для просмотра дополнительных параметров.
2 вариант
1. Предварительно в тексте документа выполнить форматирование на уровне абзаца или группы символов.
2. Выделить отформатированный фрагмент текста.
3. Вызвать диалоговое окно Создание стиля.
4. Ввести новое имя стиля.
Если этот стиль должен восприниматься в других документах, то при его определении включить параметр Добавить в шаблон. После сохранения документа, в котором происходило определение нового стиля, этот стиль становится доступным для всех других документов.
Рис.9 – Вид диалогового окна создание стиля
Создание оглавлений
Наиболее простым способом создания оглавления является использование стилей заголовков. В MS Word определены девять различных встроенных стилей заголовков (Заголовок 1 – Заголовок 9). Если стили заголовков уже используются, необходимо выполнить следующий алгоритм действий:
1. Установить курсор в позицию расположения оглавления (обычно – начало или конец текста).
2. В меню Вставка выбрать команду Ссылка, Оглавление и указатели.
3. Включить вкладку Оглавление (рис.10).
4. Выполнить соответствующие параметры оглавления:
- отметить количество используемых в тексте уровней заголовков;
- указать вид заполнителя;
- поставить флажки для таких параметров, как показать номера страниц, Номера страниц по правому краю, Гиперссылки вместо номеров страниц;
- чтобы воспользоваться одним из готовых решений, необходимо выбрать нужный вариант в поле Формат;
- команда Параметры позволит указать те стили, которые должны войти в оглавление.
Рис.10 – Вид диалогового окна Оглавление и указатели
Для того чтобы любые изменения в тексте документа или заголовков отразились в оглавлении, необходимо:
- выделить область оглавления;
- щелчком правой кнопки мыши вызвать контекстное меню;
- задать команду Обновить поле.
Сноски
В Microsoft Word производится автоматическая нумерация сносок: сквозная по всему документу или отдельно для каждого раздела.
При перемещении, копировании или удалении автоматически нумеруемых сносок оставшиеся маркеры сносок автоматически нумеруются заново. Маркер сноски – это число, знак или сочетание знаков, указывающие на наличие в сноске дополнительных сведений.
1. Вставка сноски в текст документа:
- в режиме разметки страницы установить курсор в позицию появления маркера сноски;
- задать команду Вставка, Ссылка, Сноска (рис.11);
- выбрать Сноски или Концевые сноски. По умолчанию обычные сноски помещаются внизу страницы, а концевые - в конце документа. Расположение сносок можно изменить, выбрав нужный вариант в поле сноски или концевые сноски.
- выбрать нужный формат в поле Формат номера;
- нажать кнопку Вставить. В документ будет вставлен номер сноски, а курсор окажется рядом с ним.
- ввести текст сноски;
- вернуться в документ и продолжить ввод текста.
К сноскам, которые будут вставлены позже, будет автоматически применен нужный формат.
Рис.11 – Вид диалогового окна Сноски
2. Редактирование текста сноски.
Для просмотра и изменения текста сноски можно выполнить несколько альтернативных команд:
- установить курсор на ее маркер;
- или выполнить двойной щелчок мыши по маркеру;
- или задать команду Вид, Сноски.
В появившемся окне сносок выполнить все необходимые исправления.
3. Удаление сносок.
- выделить маркер сноски;
- нажать клавишу Delete.
Использование в таблице формул
Текстовый процессор Word позволяет выполнить вычисления, записывая в отдельные ячейки таблицы формулы, с помощью команды Таблица, Формулы. Формула задается как выражение, в котором могут быть использованы:
- абсолютные ссылки на ячейки таблицы в виде списка (разделяемые точкой с запятой – А1; В5; Е10 и т.д.) или блока (начало и конец блока ячеек – А1:F10);
- ключевые слова для ссылки на блок ячеек:
LEFT – ячейки, расположенные в строке левее ячейки с формулой;
RIGHT – ячейки, расположенные в строке правее ячейки с формулой;
ABOVE – ячейки, расположенные в столбце выше ячейки с формулой;
BELOW – ячейки, расположенные в столбце ниже ячейки с формулой.
- константы – числа, текст в двойных кавычках;
- встроенные функции Word (таблица 1);
- знаки операций (+, -, *, /, %, ^, =, <, >, <=, >=).
Таблица 1
Виды некоторых встроенных функций Word
Категория
Функция
Назначение
Статистические
AVERAGE ()
Вычисление среднего значения для диапазона ячеек, например: = AVERAGE (А1:С20;В25;А30)
COUNT()
Подсчет числа значений в указанном диапазоне ячеек, например: COUNT(А1:С20;В25;А30)
MAX()
Нахождение максимального значений в указанном блоке ячеек, например: MAX(А1:С20;В25;А30)
MIN()
Нахождение минимального значения в указанном блоке ячеек, например: MIN(А1:С20;В25;А30)
SUM()
Нахождение суммы чисел в указанном блоке ячеек, например: SUM(А1:С20;В25;А30)
Математические
ABS (х)
Абсолютное значение вычисляемого выражения, например:
ABS (А1*В12-С25+100)
MOD(х,у)
Остаток от деления первого числа на второе, например:
MOD(А1,С12)
PRODUCT ()
Произведение чисел в указанном диапазоне ячеек, например: PRODUCT (А1:С20;В25;А30)
ROUND (x,y)
Округление значения до указанного числа знаков, например, округлить до сотен : = ROUND (2345.45,-2)
Логические
IF (x,y,z)
Проверка заданного условия и присвоения значения ячейке: если условие истинно – значение1, иначе – значение2, например: IF (E12>G12;значение1;значение2)
AND (x,y)
Вычисляет значение 1, если заданы истинные значения логических аргументов, иначе – 0, например:
=AND(A4>3;B2<3)
OR (x,y)
Вычисляет значение 1, если заданы истинные значения любого логического аргумента, иначе – 0, например:
= OR (А2>3;D3<=4)
NOT (x)
Вычисляет значение 0, если задано истинное значение логического аргумента, иначе – 1, например: =NOT(D4>2)
Таблица 2
Основные действия с формулами
№ п/п
Действие
Содержание действия
1.
Ввод и редактирование формул
1. Установить курсор в ячейку для ввода формулы
2. Выполнить команду Таблица, Формула
3. Ввести вычисляемое выражение, используя имена встроенных функций – Вставить функцию
4. Задать формат числа для результата
5. Нажать кнопку ОК (создается поле в ячейке)
2.
Работа с полями в ячейках таблицы
Выполнить команду Сервис, Параметры, на вкладке Вид выбрать Коды полей
Альтернатива
1. Нажать клавиши Shift + F9 при установке курсора в ячейке
2. Установить курсор в область формулы и выполнить корректировку формулы
3.
Обновление значения поля
1. Выделить таблицу
2. Нажать клавишу F9
При копировании формул ссылки на адреса ячеек автоматически не изменяются, их следует редактировать вручную. Для этого нужно перейти из режима показа значений в режим показа кодов полей, воспользовавшись любым приведенным ниже способом:
- повторно выполнить команду Таблица, Формула и осуществить редактирование формулы в окне Формула;
- с помощью команды Сервис, Параметры, вкладка Вид, переключатель Коды полей;
- с помощью команды Коды/значения полей, выполняемой из контекстного меню, которое вызывается при установке курсора на поле формулы и нажатии правой кнопки мыши.
Пример.
Вариант 1.
Подготовить таблицу и произвести в ней расчеты по формулам:
- числа студентов каждой учебной группы, сдавших экзамен по определенной дисциплине;
- общего числа студентов, сдавших экзамен по каждой дисциплине на отлично, хорошо и т.д.;
- количества всех студентов, сдавших экзамен по определенной дисциплине;
А
B
C
D
E
F
G
H
Сведения об успеваемости студентов
Учебная дисциплина
Группа
Всего сдавало
Отлично
Хорошо
Удовл.
Неудовл.
Информатика
Иванов
Петров
Сидоров
Смирнов
Итого:
Высшая математика
Иванов
Петров
Сидоров
Смирнов
Итого:
Технология работы
1. Ввести формулы для расчетов числа студентов каждой учебной группы, сдавших экзамен по определенной дисциплине. Для этого:
- установить курсор в ячейку D4 и выполнить команду Таблица, Формула;
- в диалоговом окне Формула набрать следующее выражение (рис.12):
Рис.12 - Вид диалогового окна Формула
2. Скопировать формулу из ячейки D4 в ячейки D5-D7 и D10-D13. Для этого:
- выделить значение формулы в ячейке D4, нажать правую кнопку мыши и в контекстном меню выбрать команду копировать;
- последовательно устанавливая курсор в каждой ячейке блоков D5-D7 и D10-D13, вставить формулу, используя для этого из контекстного меню команду Вставить;
- после копирования формулы в каждой ячейке будет одно и то же число, например 31.
3. Произвести обновление (расчет) значений в скопированных формулах. Для этого в каждой ячейке:
- устанавливайте курсор в ячейке, куда была скопирована формула;
- вызывайте контекстное меню и выбирайте команду Обновить поле.
4. Ввести формулу для расчета общего числа студентов, сдавших экзамен по каждой дисциплине на отлично, хорошо и т.д. Для этого в ячейки Е8—I8 и E14-I14 по аналогии с п.1 ввести формулу (рис.13):
Рис.13 - Вид диалогового окна Формула
5. Ввести формулу для суммирования всех студентов, сдавших экзамен по определенной дисциплине. Для этого установить курсор в ячейку D8 и по схеме, отраженной в п.1, ввести формулу (=SUM(RIGHT)).
6. Аналогично проделать для заполнения ячейки D14.
Вариант 2
Пример тот же.
Технология работы
Выполняется аналогично варианту 1, но формулы для расчетов задаются, как выражения, в которых используются абсолютные ссылки на ячейки таблицы в виде списка или блока ячеек.
1. Ввести формулы для расчетов числа студентов каждой учебной группы, сдавших экзамен по определенной дисциплине. Для этого:
- установить курсор в ячейку D4 и выполнить команду Таблица, Формула;
- в диалоговом окне Формула набрать следующее выражение (рис.14):
Рис.14 - Вид диалогового окна Формула
2. Ввести формулу для расчета общего числа студентов, сдавших экзамен по каждой дисциплине на отлично, хорошо и т.д. Для этого в ячейки Е8—I8 и E14-I14 по аналогии с п.1 ввести формулу (рис.15):
Рис.15 - Вид диалогового окна Формула
3. Ввести формулу для суммирования всех студентов, сдавших экзамен по определенной дисциплине. Для этого необходимо, установить курсор в ячейку D8 и по схеме, отраженной в п.1, ввести формулу (=SUM(D4:D7)).
4. Аналогично проделать для заполнения ячейки D14.
на панели инструментов Колонтитулы.
;
, кегль в списке Размер 
на панели инструментов Форматирование.
(рис.8);
на панели инструментов Форматирование.
