Основные поисковые и сервисные возможности

Поиск документов можно условно разделить на два вида:

· поиск по реквизитам документов;

Поиск по реквизитам документа позволяет найти документ с определенными да­той, номером, выпущенный определенным органом и т. д. Для повышения эффек­тивности поиска условия в таком виде поиска можно сочетать, задавать интерва­лы номеров или дат.

· поиск по тексту документов.

Поиск по тексту документов заключается в простом переборе массива документов и нахождении среди них тех, которые содержат слово, заданное пользователем. Таким образом, такой поиск позволяет найти документы по какой-либо тематике. Недостатком поиска по тексту является большой шум, то есть попадание в список найденных документов большого количество документов, удовлетворяющих за­просу, но пользователю в данный момент не нужных. Уменьшить уровень такого шума может, пожалуй, лишь опыт составления запросов к системе.

Многие СПС позволяют использовать одновременно поиск и по реквизитам и по тексту документов, что может существенно повысить эффективность поиска.

Дополнительные сервисные возможности

Некоторые СПС обладают дополнительными возможностями, позволяющими сделать работу с системой более простой и эффективной. Из таких возможностей наибольшее значение для пользователя имеют улучшенная навигация по инфор­мационной базе, возможность сохранять личные предпочтения и подборки доку­ментов, возможности редактирования документов и вывода их на печать.

Для обеспечения удобной навигации по информационной базе обычно использу­ют гипертекстовые ссылки между документами, а также перемещение по списку ранее просмотренных документов и использование закладок. Возможность со­хранять подборки документов позволяет пользователю приспосабливать систему к своим собственным нуждам. Средства редактирования текста документов необхо­димы для их обработки пользователем, особенно в том случае, когда информацион­ная база содержит типовые формы документов, предназначенные для заполнения. В СПС может быть не включен собственный текстовый редактор, если предусмотре­ны функции экспорта документов в форматы популярных текстовых редакторов.