Методология рекомендует проводить опрос стандартным образом для всех типов источников информации, последовательно выполняя следующие этапы: подготовка, проведение опроса и завершение.
1. Подготовка
Подготовка к опросу приобретает решающее значение, если у вас есть только единственная возможность поговорить с экспертом (например, с президентом компании). Кроме того, она поможет вам оптимизировать время, которое вы проведете с источником информации, и получить надежный поток информации.
В общем случае этап подготовки включает следующие шаги:
§ Выберите нужного собеседника
Выбор собеседника является первым и самым важным шагом. Слишком часто автор не получает необходимой информации при неправильном выборе источника. Позаботьтесь о выборе представителей соответствующего иерархического уровня организации, правильных типов документов, а также экспертов, обладающего нужными знаниями. Согласуйте свой выбор с другими членами группы.
§ Договоритесь о встрече
После выбора собеседника договоритесь с ним о встрече. Установите цель встречи и ограничьте время беседы одним часом или менее. Информационный поток, как правило, иссякает через час, поэтому не рассчитывайте обсудить больше чем возможно за это время. Если тематика обширна, найдите способ разбить беседу на несколько часовых встреч.
§ Установите предварительную программу встречи
Установите программу беседы сразу же, как договоритесь о встрече. Определите круг обсуждаемых проблем и запишите конкретные вопросы, особенно те, на которые необходимо получить ответы для продолжения работы.
§ Изучите сопутствующую информацию
В ходе формирования программы изучите доступную исходную информацию. Обратитесь к соответствующим документам и терминологическим справочникам и используйте SADT-модель, чтобы проще выделить круг ваших вопросов.
§ Согласуйте свои действия с группой проектирования.
Не забудьте согласовать ваши приготовления со всей группой проектирования. Последнее, что вам может понадобиться – это беседа с тем, кто только вчера разговаривал с вашим коллегой именно на ту тему, которую вы хотите обсудить. Правильная координация позволяет сберечь время эксперта и минимизирует дублирование действий авторами модели.
2. Проведение опроса
В проведении опроса очень важно правильно организовать и поддерживать поток информации от эксперта к вам. Методология советует потратить время на обдумывание верного начала опроса, при сборе информации по возможности использовать записи, заканчивать разговор плавно. Опишем подробнее каждый из этих пунктов.
Начиная разговор, не забудьте представиться и сформулировать цель встречи. Это поможет избежать недоразумений и даст беседе правильное направление. Кроме того, обговорите возможность ведения записей. Заверьте эксперта в конфиденциальности беседы и в том, что впоследствии ему будет предоставлена возможность внести поправки в ваши записи. Затем сформулируйте первый вопрос. Помните, что первый вопрос часто задает тон всему разговору, поэтому хорошо продумайте его.
Собирайте информацию, делая записи обо всем (о специальных терминах, взаимосвязях между частями системы и т.п.) и ограничивая время беседы. Запишите SADT-функции и данные, попытайтесь набросать диаграмму. Поддерживайте поток информации, задавая вопросы, которые уточняют и подтверждают ответы. Вопросы, которые могут помочь уточнить или подтвердить полученную информацию, должны быть сформулированы следующим образом:
§ Можете ли Вы привести пример?
§ Когда это произошло?
§ Есть ли у этого правила исключения?
§ Можете ли Вы привести какие-нибудь цифры в подтверждение Ваших слов?
Не возражайте. Никогда не задавайте наводящих вопросов или вопросов с короткими ответами "да" или "нет". Вместо этого записывайте то, что вам говорят, и просите подвести итог или дать пояснения. Вы получите от опроса больше, если дадите эксперту возможность говорить то, что он хочет сказать, а не то, что вы хотите услышать. Следите за возникновением следующих ситуаций:
§ Вы уже получили достаточно информации;
§ Вы получаете большой объем неподходящей информации
§ Обилие информации вас подавляет
§ Эксперт начинает уставать
§ У вас с экспертом часто возникают конфликты
Любая из этих причин – достаточное основание для завершения беседы.
Когда вы считаете нужным закончить опрос, завершайте беседу плавно. Кратко подытожьте основные пункты и сделайте обзор полученных сведений. Договоритесь о времени следующей встречи, если она нужна, и получите рекомендации для ближайших опросов. Поставьте эксперта в известность, когда и как вы собираетесь использовать полученную информацию и когда пришлете ему материал на рецензирование.
3. Завершение
Всегда оформляйте материалы опроса сразу же после встречи с экспертом. В этом случае немедленно возникает обратная связь, и вы минимизируете возможность потери важной информации. Просмотрите и закончите ваши заметки, а потом составьте SADT-глоссарий как средство определения новых понятий и терминологии. Затем набросайте диаграмму, определяя, какие еще следует задать вопросы и какие области исследовать. Как можно скорее сделайте хорошие копии этих диаграмм и глоссариев, сформируйте из них небольшой пакет материалов для рецензирования (папку) и отправьте ее эксперту.
