Таблицы составляют основу базы данных Access - именно в них хранятся все данные. Таблицы должны быть тщательно спланированы. Прежде всего, должна быть спланирована структура каждой таблицы. Структура таблиц определяется содержанием тех выходных форм и отчетов, которые должны быть затем получены. При планировании таблиц необходимо избежать дублирования информации в разных таблицах.
Структура таблицы определяется перечнем полей, для каждого из которых задается:
- имя поля;
- тип данных;
- перечень свойств;
- описание.
Имя поля должно быть уникальным, максимальная длина имени 64 символа, в имени можно использовать любые символы кроме «'», «.», «,», «!», « [», «]». Имя не должно начинаться с пробела.
Тип данных определяет вид и диапазон допустимых значений, которые могут быть введены в поле, а также объем памяти, выделяющийся для этого поля.
Таблица может содержать следующие 9 типов полей:
- Текстовый Короткий текст. Текст и числа, например, имена и адреса, номера телефонов и почтовые индексы. Текстовое поле может содержать до 255 символов.
- Поле Memo Длинный текст и числа, например, комментарии и пояснения. Memo-поле может содержать до 64 000 символов.
- Числовой Общий тип для числовых данных, допускающих проведение математических расчетов, за исключением расчетов для денежных значений. Свойство Размер поля позволяет указать различные типы числовых данных. Длина - 8 байт.
- Дата/время Значения даты и времени. Пользователь имеет возможность выбрать один из многочисленных стандартных форматов или создать специальный формат. Длина - 8 байт.
- Денежный Денежные значения. Числа представляются с двумя знаками после запятой. Не рекомендуется использовать для проведения денежных расчетов значения, принадлежащие к числовому типу данных, так как последние могут округляться при расчетах. Значения типа "Денежный" всегда выводятся с указанным числом десятичных знаков после запятой. Длина - 8 байт.
- СчетчикАвтоматически вставляющиеся последовательные номера. Счетчик увеличивается на единицу для каждой следующей записи. Нумерация начинается с 1. Поле счетчика удобно для создания ключа. В таблице может быть только одно такое поле. Длина - 4 байта.
- Логический Значения "Да"/"Нет", "Истина"/"Ложь", "Вкл"/"Выкл", т.е. одно из двух возможных значений. Длина - 1 байт.
- Поле объекта OLE Объекты, созданные в других программах, поддерживающих протокол OLE, например графики, рисунки и т.п. Объекты связываются или внедряются в базу данных Microsoft Access через элемент управления в форме или отчете.
- Гиперссылка.Строка, состоящая из букв и цифр, и представляющая адрес гиперссылки. Адрес гиперссылки может состоять максимум из трех частей: текст (текст, выводимый в поле или в элементе управления); адрес (путь к файлу или странице), дополнительный адрес (смещение внутри файла или страницы). Гиперссылка может содержать до 2048 символов.
Каждому полю таблицы соответствует набор свойств, с помощью которых пользователь определяет вид и функциональные характеристики поля. Набор свойств конкретного поля определяется типом данных этого поля.
Свойства полей зависят от выбранного типа данных. Наиболее важными являются следующие свойства:
- размер поля задает максимальный размер данных сохраняемых в поле;
- формат поля определяет формат отображения данного в этом поле таблицы, например, для числового поля это может быть основной, денежный, с фиксированной запятой, экспоненциальный, процентный и т.д.;
- число десятичных знаков задает для числового и денежного типов данных число знаков после запятой (может быть от 0 до 15);
- маска ввода задает маску ввода, облегчающую ввод данных в элемент управления - поле. Например, удобно создать следующую маску ввода для поля «Телефон», позволяющую вводить только цифры и автоматически добавляющую промежуточные символы: (___) ___-____.
- подпись задает текст, который выводится в таблицах, формах и отчетах для обозначения (маркирования) поля, если подпись не задана, то выводится название поля;
- значение по умолчанию позволяет указать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи. Например, в таблице «Адреса» может оказаться удобным указать автоматический ввод значения «Москва» в поле «Город». При заполнении таблицы пользователи смогут оставить в этом поле стандартное значение или, при необходимости, указать другой город.
- условие на значениепозволяет осуществить контроль ввода, определяет требования к данным, вводящимся в запись, в поле или в элемент управления;
- сообщение об ошибке позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве "Условие на значение";
- обязательное поле указывает, требует ли поле обязательного ввода значения. Если это свойство имеет значение «Да», то при вводе новой записи необходимо ввести значение в это поле или в любой присоединенный к нему элемент управления. Пустые значения в этом поле не допускаются. Например, можно потребовать, чтобы в элементе управления «Фамилия» в каждой записи обязательно выводилась какая-либо фамилия;
- индексированное поле определяет индекс, создаваемый по одному полю. Индекс ускоряет выполнение запросов, в которых используются индексированные поля, и операции сортировки и группировки. Например, если часто выполняется поиск по полю "Фамилия" в таблице "Сотрудники", следует создать индекс для этого поля.
Описание представляет из себя краткий комментарий, который не является обязательным. Комментарий, например, можно использовать для напоминания разработчику БД оснований для выбора типа и свойств поля.
Индексирование позволяет ускорить сортировку и поиск данных в таблице. Можно индексировать числовые, денежные, текстовые, логические поля, а также поля типа Счетчик и Дата. Не следует создавать слишком много индексов для одной таблицы, т.к. это замедлит ввод и редактирование ее данных.
Индексированное поле может содержать как уникальные, так и повторяющиеся значения. Например, в таблице «Сотрудники» можно создать индекс по полю «КодСотрудника», которое содержит уникальные значения кода, или по полю «Фамилия», которое может содержать повторяющиеся значения.
Примечание. Не допускается создание индексов для полей MEMO, гиперссылок и объектов OLE.
Допускается создание произвольного количества индексов. Индексы создаются при сохранении макета таблицы и автоматически обновляются при вводе и изменении записей. Пользователь может в любое время добавить новые или удалить ненужные индексы в режиме конструктора таблицы.
Индекс - это внутренняя служебная таблица, содержащая два столбца. Первый столбец содержит значения индексируемого поля, второй - адреса записей, имеющих это значение. Индексы позволяют осуществлять быстрый поиск строки с заданным значением индексного поля.
Желательно, чтобы каждая таблица имела ключевое поле. Ключ однозначно определяет каждую запись в таблице; повторяющиеся значения ключа не допускаются. Связываться могут только таблицы, имеющие ключевые поля.
Для определения ключа выделяется, как правило, одно поле, и на панели инструментов нажимается кнопка "Ключ" с изображением ключа (логотип Access). Однако в ситуации, когда данные одного поля не могут быть уникальными для каждой записи, можно назначить ключевыми два или более полей.
Ключевые поля таблицы индексируются автоматически.
Существует пять способов создания новой таблицы:
1). В режиме таблицы: данные вводятся в табличном режиме по строкам и столбцам. Имена полей определены по умолчанию ПОЛЕ1, ПОЛЕ2 и т.д. Тип поля и длину поля Access определяет на основании введенных значений. Структура таблицы формируется в соответствии с введенными значениями и потом может быть модифицирована.
2). В режиме конструктора: здесь вначале создается структура таблицы, а затем таблица заполняется данными.
3). В режиме мастера таблиц: создание таблицы на основе имеющихся шаблонов из мастера баз данных.
4). В режиме мастера импортирования таблиц: создание таблицы на основе данных, импортируемых из внешнего источника.
5). В режиме мастера связи с таблицами. Этот мастер позволяет создать новую таблицу не импортированием данных из внешнего источника, а установкой связи с внешними данными из новой таблицы.
Создание структуры таблицы представляет собой многошаговый процесс:
- Определение имен полей, их типов и описаний;
- Определение свойств полей;
- Определение ключевого поля.
Каждое поле таблицы должно иметь уникальное имя. Имя поля – это любая последовательность символов длиной не более 64 символов, за исключением символов .,!,‘,[,]. Не допускается также использование символов ASCII с кодами от 0 до 31 (управляющие символы). Имя не должно начинаться с пробелами. В именах полей можно использовать и строчные, и прописные буквы.
Типы данных указывают Access, какие данные будут храниться в поле. В Access можно использовать следующие типы данных:
Текстовый – набор символов длиной не более 255 символов (по умолчанию 50).
Мемо – набор символов длиной не более 640 000 символов. (Мемо-поля не могут быть ключевыми).
Числовой – числа, участвующие в вычислениях.
Денежный – специальный числовой тип для математических расчетов над денежными величинами (8 байт).
Дата и время – предназначен для хранения значений дат и времени (8 байт).
Счетчик – специальное поле для хранения целых числовых значений, которые Access автоматически увеличивает на единицу при переходе к новым записям (4 байта).
Логический – тип, имеющий два значения: «Да» – 1 и «Нет» – 0 (1 байт). Для обозначения логических величин можно использовать пары значений: Да/Нет (Yes/No), Истина/Ложь (True/False), Вкл/Откл (On/Off).
Поле объекта OLE - предназначено для хранения объектов, обработанных OLE-сервером (электронная таблица, рисунок, текст, звуковой файл, видеофайл). Это поле не может быть ключевым. Длина – до 1 Гбайта.
Гиперссылка – содержит комбинации текста и чисел в виде текста, которые используются в качестве адресов гипертекстовых связей (адреса Web-страниц и других HTML-документов). Поле состоит из трех частей, отделенных знаком # (знак фунта):
визуального текста, который виден в поле;
адреса Internet (путь к файлу или странице);
любого подадреса внутри файла или страницы. Подадрес – это, например, имя формы или отчета Access. Длина поля – до 6144 символов.
Мастер подстановок – в поле данного типа могут храниться только те данные, которые перечислены в заранее определенном списке или в другой таблице (4 байта).
Описание поля является необязательным элементом в структуре и содержит поясняющий комментарий к полю. Описание поля выводится в строку состояния при работе с базой данных в тот момент, когда это поле активно.
