Базы данных являются одним из основных компонентов современных информационных систем. Информационная система – это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации.
Цель любой информационной системы – обработка информации конкретной предметной области.
Под предметной областью понимается совокупность связанных между собой функций, задач управления в некоторой области деятельности предприятия, с помощью которых достигается выполнение поставленной цели.
В широком смысле база данных – это совокупность сведений об объектах какой-либо предметной области. Информация в базе данных должна храниться в упорядоченном виде, т.е. данные должны быть структурированы. Структурирование данных это введение соглашений о способах представления данных.
База данных (БД) – это поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области.
Особенностями такой совокупности данных являются:
· достаточно большие объемы информации;
· максимально возможная компактность хранения данных;
· возможность извлечения из базы данных разнообразной информации в определенной предметной области;
· удобные для пользователя вид и форма извлекаемой информации;
· высокая скорость доступа к данным;
· надежность хранения информации и возможность предоставления санкционированного доступа к данным для отдельных пользователей;
· удобство и простота конструирования пользователем запросов, форм и отчетов для выборки данных.
Создание базы данных, ее поддержка и обеспечение доступа пользователей к ней осуществляется с помощью специального программного инструмента – системы управления базами данных.
Система управления базами данных (СУБД) – это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержки их в актуальном состоянии и организации поиска информации в них.
По технологии обработки базы данных делятся на централизованные и распределенные.
Централизованная база данных хранится в памяти одной машины.
Распределенная база данных состоит из нескольких частей, хранимых на нескольких машинах вычислительной сети. Работа с такой базой осуществляется с помощью системы управления распределенной базой данных - СУРБД.
Централизованные базы данных по способу доступа делятся на:
- базы данных с локальным доступом (данные и процедуры их обработки хранятся на одной машине);
- базы данных с удаленным (сетевым) доступом. СУБД с удаленным доступом могут быть построены с использованием архитектур файл-сервер и клиент-сервер.
Архитектура файл-сервер
Принцип организации: одна машина выделена в качестве центральной (сервер файлов), на ней хранится централизованная БД. Остальные машины сети выполняют функции рабочих станций. Файлы базы данных в соответствии с пользовательскими запросами рабочих станций передаются на эти станции и там обрабатываются. Производительность такой системы падает, если требуется интенсивный одновременный доступ к одним и тем же данным.
Архитектура клиент-сервер
Принцип организации: центральная машина (сервер базы данных) хранит централизованную БД и процедуры обработки. Клиент посылает запрос, он обрабатывается сервером, и данные, полученные по запросу, передаются клиенту.
Модели данных
Основой базы данных является модель данных. Информационно-логическая (инфологическая) модель предметной области отражает предметную область в виде совокупности информационных объектов и их структурных связей.
Информационный объект – это описание некоторой сущности (явления, реального объекта, процесса) в виде совокупности логически связанных реквизитов. Например, информационный объект Студент описывает некоторую сущность – студент. Реквизитный состав этого информационного объекта, т.е. его структура, следующий: № группы. ФИО, № зачетной книжки, Дата рождения. Информационный объект имеет множество реализаций – экземпляров.
Пример инфологической модели представлен на рис. 1.1.:
Рис. 1.1. Пример инфологической модели
В инфологической модели объекты могут быть связаны друг с другом. Существуют следующие типы информационных связей:
- один к одному;
- один ко многим;
- многие ко многим.
Связь один к одному предполагает, что одному экземпляру первого информационного объекта соответствует только один экземпляр второго информационного объекта и наоборот. Графически такая связь изображается, как показано на рис. 1.2:
Рис. 1.2. Связь один к одному
Связь один ко многим предполагает, что одному экземпляру первого информационного объекта соответствует несколько экземпляров второго объекта. Графически эта связь отображается так, как показано на рис. 1.3:
Рис. 1.3. Связь один к одному
Связь многие ко многим предполагает, что одному экземпляру первого информационного объекта соответствует несколько экземпляров второго объекта и наоборот. Графическое изображение этой связи представлено на рис. 1.4:
Рис. 1.4. Связь один к одному
Различают модели данных трех типов:
- иерархическая;
- сетевая;
- реляционная.
Иерархическая (древовидная) модель данных представляет собой иерархию элементов, называемых узлами. Узел – это совокупность атрибутов данных, описывающих информационный объект. На самом верхнем уровне имеется только один узел – корень. Каждый узел кроме корня связан только с одним узлом на более высоком уровне, называемым исходным узлом для данного узла. Каждый узел может быть связан с одним или несколькими узлами более низкого уровня, называемыми порожденными (подчиненными). Узлы, не имеющие порожденных, называются листьями. Количество деревьев в базе данных определяется числом корневых записей. К каждой записи базы данных существует только один путь.
Сетевая модель также основывается на понятиях узел, уровень, связь. Сетевая модель данных – это модель, в которой порожденный узел может иметь более одного исходного узла. В сетевой структуре любой элемент любого уровня может быть связан с любым другим элементом.
Реляционная модель данных представляется множеством взаимосвязанных двумерных таблиц. Каждая таблица содержит сведения об однородных объектах базы данных и обладает следующими свойствами:
- каждый элемент таблицы представляет собой один элемент данных;
- элементы одного столбца однородны;
- каждый столбец имеет уникальное имя;
- таблица не содержит двух и более одинаковых строк;
- порядок следования строк и столбцов произвольный.
Такие таблицы называются реляционными. Данные могут извлекаться одновременно из нескольких таблиц. Это оказывается возможным, если установить между таблицами связи. Таблицы связываются между собой для того, чтобы, в конечном счете, уменьшить объем БД. Связь каждой пары таблиц обеспечивается при наличии в них одинаковых столбцов.
Реляционная модель базы данных
Реляционные модели данных в настоящее время наиболее часто применяются при организации базы данных. Строка реляционной таблицы - называется записью, а столбцы называются полями. Запись представляет собой один экземпляр информационного объекта. Поле отражает какое-то свойство этого объекта. Каждое поле характеризуется:
- именем;
- типом;
- размером.
Для однозначного определения каждой записи может использоваться ключ. Ключ может состоять из одного или нескольких полей записи. Если ключ состоит из нескольких полей, он называется составным. Ключ должен быть уникальным и однозначно определять запись. По значению ключа можно отыскать единственную запись. Ключи служат также для упорядочивания информации в БД.
Таблицы реляционной БД должны отвечать требованиям нормализации отношений. Нормализация отношений – это формальный аппарат ограничений на формирование таблиц, который позволяет устранить дублирование, обеспечивает непротиворечивость хранимых в базе данных, уменьшает трудозатраты на ведение базы данных.
Пусть создана таблица Студент, содержащая следующие поля: Номер группы, ФИО, Номер зачетки, Дата рождения, Название специальности, Название факультета. Такая организация хранения информации будет иметь ряд недостатков:
- дублирование информации (наименование специальности и факультета повторяются для каждого студента), следовательно, увеличится объем БД;
- процедура обновления информации в таблице затрудняется из-за необходимости редактирования каждой записи таблицы.
Нормализация таблиц предназначена для устранения этих недостатков. Имеется три нормальные формы отношений.
Первая нормальная форма. Реляционная таблица приведена к первой нормальной форме, если все ее поля простые (т.е. далее неделимые). Так, если из таблицы Студент требуется получать сведения по имени студента, то поле ФИО следует разбить на части Фамилия, Имя, Отчество.
Вторая нормальная форма. Реляционная таблица задана во второй нормальной форме, если она приведена к первой нормальной форме, и каждое неключевое поле полностью зависит от любого возможного ключа. Чтобы привести таблицу ко второй нормальной форме, необходимо определить функциональную зависимость полей. Функциональная зависимость полей – это зависимость, при которой в экземпляре информационного объекта определенному значению ключевого реквизита соответствует только одно значение описательного реквизита.
Третья нормальная форма. Таблица находится в третьей нормальной форме, если она находится во второй нормальной форме, и отсутствует транзитивная зависимость полей. Транзитивная зависимость наблюдается в том случае, когда одно из двух описательных полей зависит от ключа, а другое описательное поле зависит от первого описательного поля. Например, в таблице Студент (№ группы, ФИО, № зачетной книжки, Дата рождения, Староста) три поля: № зачетной книжки, № группы, Староста находятся в транзитивной зависимости. № группы зависит от № зачетной книжки, а Староста зависит от № группы. Для устранения транзитивной зависимости необходимо часть полей таблицы Студент перенести в другую таблицу Группа. Таблицы примут следующий вид: Студент (№ группы, ФИО, № зачетной книжки, Дата рождения), Группа (№ группы, Староста).
Над реляционными таблицами возможны следующие операции:
· Объединение таблиц с одинаковой структурой. Результат – общая таблица: сначала первая, затем вторая (конкатенация).
· Пересечение таблиц с одинаковой структурой. Результат – выбираются те записи, которые находятся в обеих таблицах.
· Вычитание таблиц с одинаковой структурой. Результат – выбираются те записи, которых нет в вычитаемом.
· Проекция (вертикальное подмножество). Результат – отношение, содержащее часть полей из исходных таблиц.
· Декартово произведение двух таблиц. Записи результирующей таблицы получаются путем объединения каждой записи первой таблицы с каждой записью другой таблицы.
Назначение и условие применения СУБД Access
Access – это система управления базами данных общего назначения, предназначенная для хранения и поиска данных, представления их в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций. СУБД Access используется в качестве инструментального средства для создания автоматизированных информационных систем, основанных на технологии баз данных.
Access – это реляционная СУБД, представляющая собой совокупность связанных между собой реляционных таблиц.
Access входит в состав профессионального пакета программ Microsoft Office, который функционирует в среде операционных систем Windows 95/98, NT.
Все объекты БД Microsoft Access и средства их отображения хранятся в одном файле с расширением MDB. Кроме того, при работе создается дополнительный небольшой файл с расширением LDB, который содержит информацию о блокировке, необходимую для работы в сети. При этом упрощается технология ведения базы данных, обеспечивается компактность размещения всех объектов БД на диске и эффективность их обработки.
Файл информации о блокировке используется для контроля за блокировками таблиц Microsoft Access. При работе в сети для каждого пользователя, открывающего базу данных, создается запись в этом файле. Данная информация используется при обнаружении блокированных записей в базе данных и пользователей, которые их заблокировали. Это позволяет предотвратить конфликты доступа к файлам и повреждение базы данных при работе в сети.
Данный файл создается автоматически при открытии файла базы данных Microsoft Access (.MDB). Удаление файла (.LDB) возможно только при отсутствии пользователей, открывших базу данных.
При перемещении файла базы данных нет необходимости переносить файл .LDB. Если такой файл не обнаружен, то попытка создать его выполняется автоматически.
Access располагает разнообразными диалоговыми средствами, которые позволяют решать множество задач, не прибегая к программированию на языке запросов SQL или Visual Basic.
Для работы, как и в других приложениях Microsoft Office, используются команды меню и кнопки инструментальных панелей.
Для автоматизации процесса создания отдельных объектов БД используется специализированное диалоговое средство, называемое Конструктором. Конструктор имеет соответствующие инструментальные панели элементов, которые могут использоваться при создании макетов форм и отчетов.
Имеется возможность автоматического конструирования запросов, форм, отчетов, страниц доступа к данным в Интернете и их элементов.
Для помощи начинающим пользователям существуют специальные программные средства - мастера(Wizard):
· Мастера баз данных, которые предлагают шаблоны многих типовых баз данных (более 20) в различных предметных областях деловой и личной жизни, включая все необходимые таблицы, формы, запросы и отчеты. Мастер баз данных максимально упрощает разработку базы данных, автоматически создавая ее (разумеется, не наполняет ее самими данными). Созданную таким образом БД можно в дальнейшем изменить и расширить.
· Мастер по созданию форм и отчетов;
· Мастер по анализу таблиц позволяет повысить эффективность базы данных за счет нормализации данных. Мастер разделяет ненормализованную таблицу на две или более таблиц меньшего размера, в которых данные размещаются без повторений (СЕРИС/Анализ/Таблица);
· Мастер подстановок создает в поле таблицы раскрывающийся список значений из другой таблицы для выбора и ввода нужного значения;
· Мастера по импорту/экспорту позволяют просматривать данные при импорте/экспорте текста или электронных таблиц, а также при экспорте БД в текстовые файлы;
· Мастер защиты создает новую БД, копируя в нее все объекты из исходной БД, снимает все права предоставленные для работы с ней пользователям и шифрует ее. После завершения работы мастера администратор может присвоить пользователям новые права доступа к новой БД.
· Мастер по разделению базы данных на два файла, в первый из которых помещаются таблицы, а во второй - запросы, формы, отчеты, макросы и модули. При этом пользователи, работающие в сети, будут иметь общий источник данных, но смогут настраивать формы, отчеты и другие объекты по своему усмотрению.
В Access имеются и другие мастера.
Access может использовать данные других СУБД. Непосредственно могут обрабатываться файлы Paradox, dBase, FoxPro, Btrieve, а также файлы СУБД, поддерживающих стандарт доступа к данным ODBC (Open Database Connectivity) - Oracle, Microsoft SQL Serve, Sybase SQL Server.
База данных обычно содержит сведения, необходимые многим пользователям. Получение одновременного доступа нескольких пользователей к общей базе данных возможно при установке Access в локальной сети и создании многопользовательской базы данных.
Access следит за разграничением доступа разных пользователей к БД и обеспечивает защиту данных при одновременной работе пользователей с общими данными, например, при одновременной корректировке данных.
Разграничение доступа осуществляется в соответствии с правами, предоставленными отдельным пользователям в сетевой операционной системе администратором БД.
Широкое распространение получили сети, поддерживающие концепцию файлового сервера. База данных Access в такой сети может размещаться на компьютере, выделенном в качестве файлового сервера. При этом СУБД Access может быть установлена или на файловом сервере или на каждой рабочей станции. Обработка данных базы в обоих случаях осуществляется на рабочих станциях пользователей.
Для пользователей, которые не всегда имеют возможность подключиться к сети, Access позволяет создавать репликации. Репликацией называют создание специальных копий (реплик) общей базы данных, с которыми пользователи могут работать на разных компьютерах, например, дома или в командировке. Отличие реплики от обычной копии файлов БД заключается в том, что для реплики возможна синхронизация изменений. Создание реплики производится командой СЕРВИС/Репликация/Создать реплику. Реплицироваться могут не все объекты БД, а только их часть.
При проведении сеанса синхронизации изменения, сделанные одним пользователем вносятся в общую БД и в реплики других пользователей. При этом возможно возникновение конфликтных ситуаций, когда пользователи двух разных реплик по-разному изменили одну и ту же запись. В таких случаях создается специальная конфликтная таблица, которую можно просмотреть и принять решение.
СУБД Access может функционировать в локальной сети, поддерживающей концепцию "клиент-сервер". В такой сети используется сервер баз данных SQL, который располагается на мощном компьютере, и позволяет выполнять размещенных на нем данных, обеспечивает их целостность и сохранность. Для управления БД на сервере используется язык структурированных запросов SQL (Structured Query Language).
На рабочих станциях-клиентах работает Access. Пользователи могут взаимодействовать не только со своими локальными базами, но и сданными, расположенными на сервере. Клиент может посылать на сервер запросы SQL, получать необходимые данные, а также посылать обновленные данные. Для того, чтобы получить возможность такой работы необходимо установить драйвер ODBC для MS SQL, который входит в комплект поставки MS Access.
Основные объекты БД Access
Основными объектами базы данных, с которыми позволяет работать Access, являются:
- таблицы;
- формы;
- запросы;
- отчеты;
- страницы доступа к данным;
- макросы;
- модули.
Для создания этих объектов и их редактирования имеются специальные средства конструирования. Каждый объект имеет свои свойства, определяя которые, можно его настроить.
Таблицы являются главным хранилищем данных в базе данных.
Запросы создаются пользователем для выборки нужных данных из одной или нескольких связанных таблиц по заданному в нем условию. С помощью запроса можно также обновить, удалить или добавить данные в таблицы, можно также создать новые таблицы.
Формы предназначены для ввода, просмотра и редактирования взаимосвязанных данных на экране дисплея в удобном для пользователя виде. Форму можно также вывести на печать.
Отчеты используются для формирования выходного документа, предназначенного для вывода на печать. Предварительно отчет можно просмотреть на экране.
Макрос - это описание действий, которые должны быть выполнены в ответ на некоторое событие. Каждое действие реализуется макрокомандой. С помощью макросов можно выполнять такие действия, например, как открытие какой либо формы, таблицы или отчета, выход из Access и др.
Модули содержат программы на языке Visual Basic, которые разрабатываются пользователем для реализации нестандартных процедур обработки данных.
Страницы доступа к данным представляют собой специальный тип Web-страниц, предназначенный для просмотра и работы через Интернет или интрасеть с данными, хранящимися в базах данных Access или базах данных Microsoft SQL Server. Страница доступа к данным может также включать данные из других источников, таких как Microsoft Excel.
При открытии базы данных Access выводится начальное окно "База данных" с названием базы данных и перечнем ее объектов (рис. 2.1).
Рис.2.1 Вид окна базы данных "Борей"
Спецификация СУБД Access 2000
Атрибут
Максимальное значение
Размер файла базы данных Microsoft Access (.mdb)
2 Гбайт.
Количество объектов в базе данных
32 768
Количество модулей
1 000
Количество символов в имени объекта
Количество символов в пароле
Количество символов в имени пользователя или имени группы
Количество одновременно работающих пользователей
Основные технологические этапы работы с СУБД
1. Конструирование (создание) БД:
- создание структур таблиц;
- заполнение таблиц данными;
- конструирование запросов;
- конструирование форм;
- конструирование отчетов;
- конструирование страниц доступа к данным;
- автоматизация управления базой данных путем создания макросов и модулей.
2. Эксплуатация БД:
- Ввод данных в таблицы и их редактирование:
а) с использованием стандартной формы в виде таблицы;
б) с помощью пользовательских экранных форм и страниц доступа к данным.
- Выборка данных из таблиц в электронном виде на основе запросов, форм и страниц доступа;
- Отображение данных в виде отчетов, выводимых на принтер.
Структура таблиц
Таблицы составляют основу базы данных Access - именно в них хранятся все данные. Таблицы должны быть тщательно спланированы. Прежде всего, должна быть спланирована структура каждой таблицы. Структура таблиц определяется содержанием тех выходных форм и отчетов, которые должны быть затем получены. При планировании таблиц необходимо избежать дублирования информации в разных таблицах.
Структура таблицы определяется перечнем полей, для каждого из которых задается:
- имя поля;
- тип данных;
- перечень свойств;
- описание.
Имя поля должно быть уникальным, максимальная длина имени 64 символа, в имени можно использовать любые символы кроме «'», «.», «,», «!», « [», «]». Имя не должно начинаться с пробела.
Тип данных определяет вид и диапазон допустимых значений, которые могут быть введены в поле, а также объем памяти, выделяющийся для этого поля.
Таблица может содержать следующие 9 типов полей:
- Текстовый. Короткий текст. Текст и числа, например, имена и адреса, номера телефонов и почтовые индексы. Текстовое поле может содержать до 255 символов.
- Поле Memo. Длинный текст и числа, например, комментарии и пояснения. Memo-поле может содержать до 64 000 символов.
- Числовой. Общий тип для числовых данных, допускающих проведение математических расчетов, за исключением расчетов для денежных значений. Свойство Размер поля позволяет указать различные типы числовых данных. Длина - 8 байт.
- Дата/время. Значения даты и времени. Пользователь имеет возможность выбрать один из многочисленных стандартных форматов или создать специальный формат. Длина - 8 байт.
- Денежный. Денежные значения. Числа представляются с двумя знаками после запятой. Не рекомендуется использовать для проведения денежных расчетов значения, принадлежащие к числовому типу данных, так как последние могут округляться при расчетах. Значения типа "Денежный" всегда выводятся с указанным числом десятичных знаков после запятой. Длина - 8 байт.
- Счетчик. Автоматически вставляющиеся последовательные номера. Счетчик увеличивается на единицу для каждой следующей записи. Нумерация начинается с 1. Поле счетчика удобно для создания ключа. В таблице может быть только одно такое поле. Длина - 4 байта.
- Логический. Значения "Да"/"Нет", "Истина"/"Ложь", "Вкл"/"Выкл", т.е. одно из двух возможных значений. Длина - 1 байт.
- Поле объекта OLE. Объекты, созданные в других программах, поддерживающих протокол OLE, например графики, рисунки и т.п. Объекты связываются или внедряются в базу данных Access через элемент управления в форме или отчете.
- Гиперссылка. Строка, состоящая из букв и цифр, и представляющая адрес гиперссылки. Адрес гиперссылки может состоять максимум из трех частей: текст (текст, выводимый в поле или в элементе управления); адрес (путь к файлу или странице), дополнительный адрес (смещение внутри файла или страницы). Гиперссылка может содержать до 2048 символов.
Каждому полю таблицы соответствует набор свойств, с помощью которых пользователь определяет вид и функциональные характеристики поля. Набор свойств конкретного поля определяется типом данных этого поля.
Свойства полей зависят от выбранного типа данных. Наиболее важными являются следующие свойства:
- размер поля задает максимальный размер данных сохраняемых в поле;
- формат поля определяет формат отображения данного в этом поле таблицы, например, для числового поля это может быть основной, денежный, с фиксированной запятой, экспоненциальный, процентный и т.д.;
- число десятичных знаков задает для числового и денежного типов данных число знаков после запятой (может быть от 0 до 15);
- маска ввода задает маску ввода, облегчающую ввод данных в элемент управления - поле. Например, удобно создать следующую маску ввода для поля «Телефон», позволяющую вводить только цифры и автоматически добавляющую промежуточные символы: (___) ___-____.
- подпись задает текст, который выводится в таблицах, формах и отчетах для обозначения (маркирования) поля, если подпись не задана, то выводится название поля;
- значение по умолчанию позволяет указать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи. Например, в таблице «Адреса» может оказаться удобным указать автоматический ввод значения «Москва» в поле «Город». При заполнении таблицы пользователи смогут оставить в этом поле стандартное значение или, при необходимости, указать другой город.
- условие на значение позволяет осуществить контроль ввода, определяет требования к данным, вводящимся в запись, в поле или в элемент управления;
- сообщение об ошибке позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве "Условие на значение";
- обязательное поле указывает, требует ли поле обязательного ввода значения. Если это свойство имеет значение «Да», то при вводе новой записи необходимо ввести значение в это поле или в любой присоединенный к нему элемент управления. Пустые значения в этом поле не допускаются. Например, можно потребовать, чтобы в элементе управления «Фамилия» в каждой записи обязательно выводилась какая-либо фамилия;
- индексированное поле определяет индекс, создаваемый по одному полю. Индекс ускоряет выполнение запросов, в которых используются индексированные поля, и операции сортировки и группировки. Например, если часто выполняется поиск по полю "Фамилия" в таблице "Сотрудники", следует создать индекс для этого поля.
Описание представляет собой краткий комментарий, который не является обязательным. Комментарий, например, можно использовать для напоминания разработчику БД оснований для выбора типа и свойств поля.
Индексирование таблиц
Индексирование позволяет ускорить сортировку и поиск данных в таблице. Можно индексировать числовые, денежные, текстовые, логические поля, а также поля типа Счетчик и Дата. Не следует создавать слишком много индексов для одной таблицы, т.к. это замедлит ввод и редактирование ее данных.
Индексированное поле может содержать как уникальные, так и повторяющиеся значения. Например, в таблице «Сотрудники» можно создать индекс по полю «КодСотрудника», которое содержит уникальные значения кода, или по полю «Фамилия», которое может содержать повторяющиеся значения.
Примечание. Не допускается создание индексов для полей MEMO, гиперссылок и объектов OLE.
Допускается создание произвольного количества индексов. Индексы создаются при сохранении макета таблицы и автоматически обновляются при вводе и изменении записей. Пользователь может в любое время добавить новые или удалить ненужные индексы в режиме конструктора таблицы.
Индекс - это внутренняя служебная таблица, содержащая два столбца. Первый столбец содержит значения индексируемого поля, второй - адреса записей, имеющих это значение. Индексы позволяют осуществлять быстрый поиск строки с заданным значением индексного поля.
Желательно, чтобы каждая таблица имела ключевое поле. Ключ однозначно определяет каждую запись в таблице; повторяющиеся значения ключа не допускаются. Связываться могут только таблицы, имеющие ключевые поля.
Для определения ключа выделяется, как правило, одно поле, и на панели инструментов нажимается кнопка "Ключ" с изображением ключа (логотип Access). Однако в ситуации, когда данные одного поля не могут быть уникальными для каждой записи, можно назначить ключевыми два или более полей.
Ключевые поля таблицы индексируются автоматически.
Создание таблиц
Существует пять способов создания новой таблицы:
1. В режиме таблицы: данные вводятся в табличном режиме по строкам и столбцам. Имена полей определены по умолчанию ПОЛЕ1, ПОЛЕ2 и т.д. Тип поля и длину поля Access определяет на основании введенных значений. Структура таблицы формируется в соответствии с введенными значениями и потом может быть модифицирована.
2. В режиме конструктора: здесь вначале создается структура таблицы, а затем таблица заполняется данными.
3. В режиме мастера таблиц: создание таблицы на основе имеющихся шаблонов из мастера баз данных.
4. В режиме мастера импортирования таблиц: создание таблицы на основе данных, импортируемых из внешнего источника.
5. В режиме мастера связи с таблицами. Этот мастер позволяет создать новую таблицу не импортированием данных из внешнего источника, а установкой связи с внешними данными из новой таблицы.
Создание структуры таблицы представляет собой многошаговый процесс:
· Определение имен полей, их типов и описаний;
· Определение свойств полей;
· Определение ключевого поля.
Определение имен полей, их типов и описаний
На рис. 3.1 представлено окно Access с видом таблицы в режиме конструктора. Окно состоит из двух частей. В верхней половине окна размещается список полей таблицы, в нижней половине - свойства выделенного в верхней половине поля. Список полей содержит имена полей, их типы и описание.
Рис. 3.1 Вид таблицы в режиме конструктора
Каждое поле таблицы должно иметь уникальное имя. Имя поля – это любая последовательность символов длиной не более 64 символов, за исключением символов .,!,‘,[,]. Не допускается также использование символов ASCII с кодами от 0 до 31 (управляющие символы). Имя не должно начинаться с пробелами. В именах полей можно использовать и строчные, и прописные буквы.
Типы данных указывают Access, какие данные будут храниться в поле. В Access можно использовать следующие типы данных:
Текстовый – набор символов длиной не более 255 символов (по умолчанию 50).
Мемо – набор символов длиной не более 640 000 символов. (Мемо-поля не могут быть ключевыми).
Числовой – числа, участвующие в вычислениях.
Денежный – специальный числовой тип для математических расчетов над денежными величинами (8 байт).
Дата и время – предназначен для хранения значений дат и времени (8 байт).
Счетчик – специальное поле для хранения целых числовых значений, которые Access автоматически увеличивает на единицу при переходе к новым записям (4 байта).
Логический – тип, имеющий два значения: «Да» – 1 и «Нет» – 0 (1 байт). Для обозначения логических величин можно использовать пары значений: Да/Нет (Yes/No), Истина/Ложь (True/False), Вкл/Откл (On/Off).
Поле объекта OLE - предназначено для хранения объектов, обработанных OLE-сервером (электронная таблица, рисунок, текст, звуковой файл, видеофайл). Это поле не может быть ключевым. Длина – до 1 Гбайта.
Гиперссылка – содержит комбинации текста и чисел в виде текста, которые используются в качестве адресов гипертекстовых связей (адреса Web-страниц и других HTML-документов). Поле состоит из трех частей, отделенных знаком # (знак фунта):
визуального текста, который виден в поле;
адреса Internet (путь к файлу или странице);
любого подадреса внутри файла или страницы. Подадрес – это, например, имя формы или отчета Access. Длина поля – до 6144 символов.
Мастер подстановок – в поле данного типа могут храниться только те данные, которые перечислены в заранее определенном списке или в другой таблице (4 байта).
Описание поля является необязательным элементом в структуре и содержит поясняющий комментарий к полю. Описание поля выводится в строку состояния при работе с базой данных в тот момент, когда это поле активно.
Определение свойств полей
Свойства полей данных определяют способ ввода и хранения данных в таблице, служат для повышения целостности и непротиворечивости данных.
К свойствам полей относятся:
Размер поля – определяет максимальный размер данных, которые могут храниться в полях текстового или числового типа. Для текстовых полей размер устанавливается в байтах. Для числовых полей размер поля в зависимости от поля может быть 1, 2, 4 или 8 байт. В Access имеются следующие числовые типы:
Байт (Byte) – целые числа от 0 до 255. Длина – 1 байт;
Целое (Integer) – целые числа от -32768 до 32767. Длина – 2 байта;
Длинное целое (Long integer) от –2 147 483 648 до 2 147 483 647. Длина – 4 байта;
С плавающей точкой (Single) от –3.4028...Е38 до 3.4028...Е38. В мантиссе – до 7 знаков. Длина – 4 байта;
С плавающей точкой двойной точности (Double) от -0.797...Е308 до 0.797...Е308. В мантиссе – до 15 знаков. Длина – 8 байт.
Формат данных – указывает способ отображения данных на экране. Для отдельных типов данных используются стандартные форматы, пользовательские (специальные) форматы или те и другие.
Форматы данных типа Текстовый и Мемо.
Для построения пользовательских форматов используются символы :
@ - обязательный текстовый символ или пробел;
& - необязательный текстовый символ;
> - преобразует все символы в прописные;
< - преобразует все символы в строчные.
Символы @, & влияют на отдельные символы вводимых данных, символы <, > - на все.
Пример: формат поля для ввода номера телефона:
(@@@)@@@-@@@. Введенный номер телефона 812120609 преобразуется в (812)112-0609.
Форматы данных для числовых полей.
Стандартные форматы:
Основной (как вводится, так и отображается) - ######,## (1234 → 1234);
Денежный - ######,## р. (123 → 123р.);
Фиксированный - ######,## (1,235 → 1,24);
С разделителем разрядов - ### ###,## (12 345 →12 345);
Процентный ##,## % (0,125 → 12,5%);
Экспоненциальный - #,##E+00 (12345 → 1,24E+04).
Для числовых значений размер дробной части определяется свойством «Число десятичных знаков».
Пользовательские форматы. Для их построения используются следующие символы:
. -десятичный разделитель. Символ разделителя выбирается в окне ЯЗЫКИ И СТАНДАРТЫ панели управления Windows;
,- разделитель групп разрядов;
0– в позицию выводится цифра или 0;
# - в позицию выводится цифра или пробел;
$ - в позицию выводится символ $;
%- признак процентного формата (введенное число умножается на 100.
Пользовательские форматы могут состоять из нескольких частей:
- формат положительных чисел;
- формат отрицательных чисел;
- формат нулевых значений;
- формат пустых значений.
Пустое значение (Null) указывает на отсутствие данных. Это значение можно использовать для того, чтобы определить, вводились ли данные в поле.
Форматы данных для полей даты/времени.
Стандартные типы:
· Полный формат даты → 2.01.99 10:32:15;
· Длинный формат даты. (Совпадает с настройкой «Полный формат» ЯЗЫК И СТАНДАРТЫ Windows) → 2 января 1999 г.;
· Средний формат даты → 2 янв 1999 г.;
· Краткий формат даты → 2.01.99 (даты от 01.01.00 до 31.12.29 относятся к XXI веку);
· Длинный формат времени → 10:32:15;
· Средний формат даты → 5:34 РМ (12-ти часовой формат);
· Краткий формат времени → 10:32.
Для построения пользовательских форматов используются следующие символы:
: - разделитель компонент времени;
/ - разделитель компонент даты;
d – номер дня в месяце (от 1 до 31), например, 1.02.99;
dd – номер дня в месяце (от 01 до 31), например, 01.02.99;
ddd – сокращенное название дня недели (Пн – Вс);
dddd – полное название для недели (Понедельник – Воскресенье);
w – номер дня в неделе (от 1 до 7);
ww – номер недели в году (от 1 до 53);
m, mm, mmm, mmmm – номера месяца аналогично дню;
q – номер квартала в году;
y – номер дня в году;
yy – последние две цифры года;
yyyy – полные номер года;
h, hh – часы;
n, nn – минуты;
s, ss – секунды;
AM/PM (А/Р) – добавление букв АР или РМ при 12-ти часовом формате времени.
Формат данных логического типа.
Стандартные форматы: Да/Нет; Истина/Ложь; Вкл/Выкл. Значению Истина соответствует числовое значение –1 (не нуль), значению Ложь – 0.
Маска ввода. Это свойство задает шаблон ввода данных в поле. С помощью этого свойства можно усилить контроль ввода, задав в шаблоне допустимые для ввода символы. Шаблон ввода создается с использованием символов-заполнителей:
0 - цифра (от 0 до 9), символ обязательный;
9 – цифра или пробел (от 0 до 9, « «), символ необязательный;
# - цифра, пробел, знаки «=» и «-«;
L – буква, символ обязательный;
? – буква, символ необязательный;
& - любой символ или пробел (символ обязательный);
c – любой символ или пробел (символ необязательный);
<,> - символы преобразования в прописной /строчный регистр;
! – заполнение данными при вводе справа налево;
\ - означает, что символ, следующий за данным, отображается в том же виде, в каком указан в шаблоне;
. , : ; - /- символы разделители.
Пример: >L<???????? иванов → Иванов иВАНОВ → Иванов
Маска ввода номера телефона: \(999\)000\-0000
Как правило, маска ввода используется для числовых полей и полей типа дата/время.
Подписи. Значение этого свойства используется для отображения в формах или отчетах альтернативного имени поля. Если свойство не определено, то используется само имя.
Значение по умолчанию. Позволяет определить значение, которое будет автоматически присваиваться полю при добавлении новой записи. Это может быть любое значение, удовлетворяющее типу данных поля. Для значений числового и денежного типа по умолчанию автоматически устанавливается 0.
Условие на значение. Позволяет определить требования к вводимым в поле данным. Условие на значение задается выражением, которое может содержать условия, задающие диапазон значений и встроенные функции. Максимальная длина выражения – 2048 символов.
Сообщение об ошибке. Позволяет задать текстовое значение, которое будет выводиться в случае возникновения ошибки ввода. Длина текстового значения не должна превышать 255 символов.
Обязательное поле. Определяет, является ли поле обязательным для заполнения.
Тип элемента управления (на вкладке ПОДСТАНОВКА). Свойство позволяет выбрать стандартный тип элемента управления для поля:
- для числовых типов: поле, поле со списком, список;
- для логического типа: поле, флажок, поле со списком.
После того, как для поля выбран элемент управления, на вкладке ПОДСТАНОВКА появляются дополнительные свойства, характерные для данного элемента управления.
Индексированное поле. Определяет, является ли данное поле индексированным. Индекс – это внутренняя таблица упорядочивания записей исходной таблицы. Индексирование поля позволяет ускорить поиск значений по нему. Это свойство может иметь следующее значение:
«Нет» – индекс не создается;
«Да (допускаются совпадения)» - индексная таблица может содержать повторяющиеся значения данного поля;
«Да (совпадения не допускаются)» – индексная таблица может содержать только уникальные значения поля.
Создание нескольких индексированных полей в таблице замедляет работу по вводу и редактированию данных.
Определение ключевого поля
Желательно, чтобы каждая таблица имела ключевое поле. Ключ однозначно определяет каждую запись в таблице; повторяющиеся значения ключа не допускаются. Связываться могут только таблицы, имеющие ключевые поля.
Для определения ключа выделяется, как правило, одно поле, и на панели инструментов нажимается кнопка "Ключ" с изображением ключа (логотип Access). Однако в ситуации, когда данные одного поля не могут быть уникальными для каждой записи, можно назначить ключевыми два или более полей.
Ключевые поля таблицы индексируются автоматически. Если при создании таблицы в качестве ключа не определено ни одно из полей, то Access предлагает создать поле «Счетчик», содержащее уникальный номер записи таблицы.
Установка связей между таблицами
Для осуществления одновременной выборки данных из нескольких таблиц, их следует связать между собой. Связать можно только те таблицы, которые содержат поля с одинаковыми значениями. Имена этих полей могут не совпадать, однако обязательно должны совпадать типы данных, длины полей, а главное, значения.
Рис. 3.2 Схема данных
Связь устанавливается на схеме данных (рис.3.2). Схема данных строится в соответствии с информационно-логической моделью данных. При построении схемы данных Access автоматически определяет по выбранному полю тип связи между таблицами. Создание схемы данных позволяет упростить конструирование многотабличных форм, запросов и отчетов, а также обеспечить целостность взаимосвязанных данных.
Access позволяет устанавливать связи следующих типов:
Связь один-к-одному, при которой одной записи из первой таблицы соответствует только одна запись из второй. Такая связь устанавливается для таблиц, которые могли бы быть объединены в одну, но разделены с целью ускорения работы.
Связь один-ко-многим используется для связи одной записи из первой таблицы с несколькими записями из второй таблицы.
Связь многие-к-одному указывает, что несколько записей одной таблицы связаны с одной записью другой таблицы.
Access позволяет устанавливать не только связи между таблицами, но и правила, определяющие условия взаимодействия между таблицами и поддерживающие целостность данных.
Одна из связанных таблиц является базовой, а вторая – подчиненной.
При создании связи таблиц определяется необходимость поддержания целостности данных. Если необходимо поддерживать целостность данных, то Access требует жесткого соответствия между базовыми и подчиненными записями (т.е. записей – «сирот» быть не может). При создании связи можно и не накладывать условие целостности данных, тогда в структуре базы могут присутствовать базовые записи без подчиненных и наоборот (т.е. записи – «сироты»).
Access создает связи определенного типа в зависимости от значений связанного поля базовой таблицы. Если связанное поле базовой таблицы не индексировано, то Access не может установить природу связи, и такая связь описывается, как «не определено».
Если связанное поле базовой таблицы индексировано, то тип связи определяется в соответствии со следующими правилами:
- если связанное поле подчиненной таблицы содержит только уникальные значения, то имеет место связь типа «один-к-одному»;
- если в подчиненной таблице содержатся повторяющие значения в связанном поле, то имеет место связь типа «один-ко-многим».
Схема данных отображается в окне "Схема данных", в котором таблицы представлены списками полей, а связи линиями между полями.
Для того, чтобы вызвать окно "Схема данных" можно выполнить команду СЕРВИС/Схема данных и щелкнуть по кнопке инструментальной панели с соответствующим названием.
Добавить таблицу на схеме данных можно щелчком правой клавиши и выбрать в контекстном меню пункт "Добавить таблицу". Или выполнить команду СВЯЗЬ/Добавить таблицу или щелкнуть по кнопке с таким названием на инструментальной панели "Связь".
В окне "Схема данных" отдельные таблицы можно скрывать и отображать. Для установки связи между таблицами следует перетащить поле базовой таблицы в поле подчиненной таблицы. В появившемся окне «Связи» щелкнуть по кнопке «Создать».
Для устанавливаемой связи следует задать параметры.
В окне «Связи» можно изменить связь, если она была установлена неверно, выбрав в списках полей связываемых таблиц нужные поля.
Обычно следует включать поддержку целостности данных с помощью флажка «Обеспечение целостности данных». Если такая установка произведена, то становятся доступными параметры «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных полей».
Если поле ключа в первичной таблице является полем связи между таблицами, то указанные опции должны быть выбраны для всех связей.
Если включена поддержка целостности данных в установленной связи, то на схеме линия типа 1 — ∞изображается более жирной.
Ввод данных в таблицы и их редактирование
Ввод данных в таблицы и их редактирование ведется в режиме таблицы. В режиме таблицы данные отображаются в строках и столбцах. Строки (записи) таблицы в зависимости от выполняемых операций помечаются маркерами:
► - маркер текущей операции;
! («карандаш») – маркер редактируемой записи;
Æ - маркер блокированной записи при работе в многопользовательском режиме;
*- маркер новой записи.
Последняя запись таблицы всегда пустая и помечена маркером новой записи.
Ввод данных осуществляется после установки курсора в поле таблицы. При вводе данных в поле осуществляется автоматическая проверка данных типов: числовой, денежный, дата/время, логический. Кроме того, можно установить дополнительные правила проверки вводимых данных в свойстве поля «Условие на значение». Для ввода в поле текущей записи значения того же поля предыдущей записи следует нажать комбинацию клавиш CTRL + ’ (апостроф), для ввода текущей даты – CTRL + ; для ввода текущего времени – CTRL + :.
Сохранение введенной записи выполняется автоматически при переходе к другой записи или при закрытии таблицы.
Настройка отображения записей в режиме таблицы
Access позволяет:
Изменить порядок следования полей в режиме таблицы. Для этого необходимо выделить столбец или группу столбцов и перетащить их в нужное место. Изменение порядка следования столбцов в режиме таблицы не вызывает изменения в структуре таблицы.
Изменить ширину поля. Это можно сделать командой ФОРМАТ/Ширина столбца или перетаскиванием правой границы столбца (указатель мыши должен принять вид крестика с двунаправленной стрелкой ¬½½®). Если дважды щелкнуть мышью у правой границы столбца, ширина столбца будет выровнена по значению поля.
Изменить высоту записи. Это действие можно выполнить командой ФОРМАТ/Высота строки или перетаскиванием верхней границы строки таблицы. Установленная высота будет применена ко всем записям. Высота строки указывается в пунктах.
Изменить шрифт отображения данных с помощью команды ФОРМАТ/Шрифт.
Столбцы таблицы можно скрывать и отображать.
Сортировка записей
Если установлен первичный ключ, то записи таблицы автоматически упорядочиваются в соответствии со значением первичного ключа. Сортировка записей может выполняться по одному или нескольким полям. Для этого необходимо установить указатель в поле на уровне любой записи или выделить один или несколько столбцов и выполнить команду ЗАПИСИ/Сортировка по возрастанию (по убыванию) или воспользоваться кнопками панели инструментов.
Для восстановления первоначального порядка расположения записей следует выполнить команду ЗАПИСИ/Удалить фильтр.
Фильтрация записей
Фильтрация – это способ быстрого отбора записей таблицы в соответствии с заданным критерием. Установить критерий отбора можно с помощью следующих команд:
- фильтр по выделенному;
- исключить выделение;
- изменить фильтр;
- расширенный фильтр.
Фильтр по выделенному отбирает записи таблицы на основании текущего выделения (выделяется значение поля). Фильтр обладает свойством накопления условий отбора. Условия добавляются одно к другому и образуют итоговый критерий, связывающий условия отбора логической функцией «И». Функция «Исключить выделение» позволяет произвести отбор всех записей, кроме тех, которые удовлетворяют критерию отбора по выделенному.
Команда «Изменить фильтр» позволяет сформировать критерий отбора, используя для формирования условий отбора значения полей и связывая условия отбора логической операцией «ИЛИ».
Команда «Расширенный фильтр» позволяет сформировать критерий отбора в окне команды, связывая условия отбора операциями «И» и «ИЛИ». В результате выполнения команды появится окно расширенного фильтра для формирования условия отбора (фактически запроса).
Команда «Применить фильтр» позволяет выполнить отбор записей на основании критерия отбора.
Запросы в Access предназначены для отбора данных, удовлетворяющих заданным критериям. Данные, полученные в результате выполнения запроса, называются динамическим набором данных. Динамический набор данных является временным (или виртуальным) набором записей и не хранится в базе данных. При закрытии запроса динамический набор данных этого запроса прекращает свое существование. В самом же запросе хранится структура запроса, в которой определены: таблицы, список полей, тип запроса, порядок сортировки, условия отбора записей и т.д.
Access позволяет создавать запросы двух типов: QBE – запросы и SQL – запросы.
QBE – запросы (Query By Example – запрос по образцу) строится с помощью конструктора в окне конструктора запросов.
SQL – запросы – запросы, представляющие собой последовательность операторов и функций языка SQL (Structured Query Language –структурированный язык запросов).
QBE – запросы в Access можно преобразовать в SQL – запрос.
Все запросы можно разделить на две группы: запросы на выборку и запросы – действия.
Access позволяет создать запрос двумя способами: с помощью конструктора или с помощью мастеров.
Для создания запросов имеются следующие мастера:
· Мастер создания простого запроса.
· Мастер создания перекрестного запроса.
· Мастер создания запросов на поиск повторяющихся записей.
· Мастер запросов на поиск записей без подчиненных записей.
Окно конструктора запроса (рис. 4.1) состоит из двух частей: схемы данных и бланка запроса.
Схема данных – это место, где размещаются таблицы или запросы и устанавливаются связи между ними.
Бланк запроса представляет собой таблицу для определения полей и условий, которые будут использованы при создании динамического набора данных. Размер таблицы определяется количеством выбранных полей (столбцы) и видом запроса. Каждому виду запроса соответствует свой набор строк.
Рис. 4.1. Вид запроса на выборку в режиме конструктора
Выбор таблицы осуществляется в окне «Добавление таблицы», в котором отображаются все таблицы и запросы базы данных. Окно «Добавление таблицы» вызывается:
- при создании нового запроса конструктором;
- при выполнении команды ЗАПРОС/Отобразить таблицу;
- при нажатии кнопки «Добавление таблицы» (кнопка с рисунком «таблица со знаком плюс»);
- щелчком правой кнопкой мыши по области схемы данных и выбором в контекстном меню команды Добавить таблицу.
Добавить таблицу в запросе можно также, перетащив значок таблицы из окна базы данных в окно конструктора с открытым запросом.
Удалить таблицу можно клавишей DEL или командой ЗАПРОС/Удалить таблицу– для предварительно выбранной таблицы.
Многотабличные запросы позволяют получить информацию нескольких таблиц, которые должны быть связаны. Создать связи в запросах можно следующим образом:
1. Предварительно перед созданием запроса создать связи. В этом случае связь таблиц в запросе будет установлена автоматически.
2. При создании связанных таблиц необходимо для связываемых полей задать одно имя и определить один тип, указав в одной из таблиц данное поле – ключевым. Связь будет установлена автоматически.
Создать связь можно в окне конструктора запросов. Созданные в окне конструктора запросов связи функционируют только в запросе. Кроме того, Access позволяет изменить в окне запросов установленные в схеме данных связи.
Запрос на выборку
Запросы на выборку не изменяют содержимое базы данных, служат только для отображения данных, отвечающих заданным условиям. Запросы на выборку могут быть следующих видов:
- простой запрос на выборку;
- запрос с параметром;
- запрос с итогами;
- запрос перекрестный;
- запрос с вычисляемым полем;
Простой запрос на выборку
Простой запрос на выборку предназначен для извлечения данных из одной или нескольких таблиц и отображения их в режиме таблицы.
Бланк простого запроса содержит шесть строк:
- имя поля;
- имя таблицы;
- сортировка;
- вывод на экран (указывает, будет ли поле присутствовать в динамическом наборе данных);
- условие отбора (содержит первое условие, ограничивающее набор данных);
- или (содержит другие условия ограничения данных).
Разработка простого запроса выполняется в несколько этапов:
- выбор таблицы;
- выбор полей (добавление полей в запрос);
- установление критериев отбора;
- задание порядка расположения записей (сортировка).
Перекрестный запрос
Перекрестный запрос вычисляет сумму, среднее значение, число элементов и значения других статистических функций, группируя данные и выводя их в компактном виде, напоминающем сводную электронную таблицу (см. пример на рис. 4.2).
Перекрестный запрос создается с помощью соответствующего мастера или в конструкторе запросов. В бланке запроса указывается, значения каких полей будут использоваться в вычислениях или в качестве заголовков строк и столбцов.
Рис. 4.2. Вид перекрестного запроса в режиме таблицы
Перекрестный запрос – это специальный тип группового запроса. Строка "Групповая операция" обязательно должна быть включена. В запросе обязательно должны быть установлены как минимум три параметра – поле заголовка строк, поле заголовка столбцов и поле для выбора значений. Поля, используемые в качестве строк и столбцов, должны содержать функцию "Группировка" в строке "Групповая операция". Для создания запроса необходимо выполнить следующие действия:
- создать новый запрос для таблицы (таблиц), включив в макет нужные поля;
- выполнить команду ЗАПРОС/Перекрестный;
- в строке "Перекрестная таблица" указать, какое поле используется в качестве заголовка строк, какое – в качестве заголовков столбцов и какое - для выполнения вычислений в соответствии с выбранной групповой операцией;
- в строке "Групповая операция" поля значений необходимо выбрать итоговую функцию.
Запрос с параметром
Запрос с параметром - это запрос, при выполнении которого в диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные, например условие для возвращения записей или значение, которое должно содержаться в поле. На рис.4.3 изображено окно для ввода параметра - номера группы студента. Можно создать запрос, в результате которого выводится приглашение на ввод нескольких данных, например, двух дат. В результате будут возвращены все записи, находящиеся между указанными двумя датами.
Рис. 4.3. Вид диалогового окна для ввода параметра.
Запросы с параметрами удобно использовать в качестве основы для создания форм и отчетов. Например, на основе запроса с параметрами можно создать месячный отчет о доходах. При выводе данного отчета, на экране появится приглашение ввести месяц, доходы которого интересуют пользователя. После ввода месяца на экране будет представлен требуемый отчет.
Чтобы создать запрос с параметром, необходимо в строку "Условия отбора" для заданного поля ввести текст приглашения для ввода данного, заключив его в прямоугольные скобки (рис.4.4). Можно задать параметры для нескольких полей или для одного поля определить несколько параметров для отбора, используя запись условия в несколько строк совместно с логической операцией «ИЛИ».
Если в запрос вводится несколько параметров, то порядок их ввода через диалоговое окно определяется порядком расположения полей с параметром в бланке запроса.
Рис. 4.4 Вид запроса с параметром в режиме конструктора
Запрос с итогами
Запрос с итогами позволяют производить выборку данных одновременно с их группировкой и вычислением групповых итогов с использованием различных статистических функций. В Access предусмотрено 9 статистических функций:
Sum- сумма значений некоторого поля для группы;
Avg - среднее значение некоторого поля для группы;
Max, Min - максимальное или минимальное значение поля для группы;
Count - число значений поля в группе (пустые значения поля не учитываются);
StDev - среднеквадратическое отклонение от среднего;
Var - дисперсия значений поля в группе;
First, Last - значение поля из первой или последней записи.
Для выполнения групповой операции необходимо в режиме конструктора включить в таблицу описания запроса строку "Групповая операция" (рис.4.5) и указать в том поле, то поле, по которому должна быть группировка, а в тех полях, по которым должно вестись вычисление заменить слово "группировка" на требуемую статистическую функцию.
Результат запроса с использованием групповых операций содержит по одной записи (строке) для каждой группы, исходные строки групп отсутствуют.
В запросах с итогами можно выполнять следующие операции:
1. Групповые операции над всеми записями. Для этого в полях указываются итоговые функции. Результат запроса представляет собой одну запись, заголовки столбцов соответствуют названию функции и имени поля.
2. Групповые операции для некоторых групп записей. Функция "Группировка" указывается для полей, по которым будут группироваться данные. В полях, по которым будут выполняться вычисления, должны быть выбраны соответствующие вычислениям функции.
3. Группировку записей, которые соответствуют условию отбора. Для этого необходимо указать условие отбора для поля, где выбрана функция "Группировка".
4. Вывод только тех результатов, которые удовлетворяют условию отбора. Для этого условие отбора задается для тех полей, по которым в строке "Групповая операция" выбрана итоговая функция (например, вывести те группы, средний балл студентов которых больше 4,5).
Рис. 4.5. Вид запроса на выборку с группировкой
Запрос с вычисляемым полем
Запрос с вычисляемым полем позволяет произвести вычисления на основе данных, имеющихся в таблицах. В такой запрос вводятся новые дополнительные поля, содержащие формулы вычислений, причем эти поля создаются только в самом запросе, а не в таблицах базы данных.
Значенияновых вычисляемых полей определяются в соответствии с выражениями над числовыми, строковыми значениями или над значениями дат, которые выполняются для всех записей или для записей, удовлетворяющих условиям отбора.
Для ввода выражения следует создать новое вычисляемое поле непосредственно в бланке запроса.
Наряду с выводом результатов вычислений на экран допускается использование вычисляемых полей:
- для определения условий отбора записей в запросе или для определения записей, над которыми производятся действия;
- для обновления данных в запросе на обновление.
- Вычисляемые поля позволяют:
- рассчитывать числовые значения и даты.
- комбинировать значения в текстовых полях.
- создавать подчиненные запросы.
- рассчитывать значения итоговых полей с помощью групповых функций.
Для вычисляемых полей допускается сортировка, задание условий отбора и расчет итоговых значений, как и для любых других полей. Для расчета итоговых значений следует выбрать в ячейке строки "Групповая операция" элемент "Выражение".
Выражение – это набор элементов, объединенных операторами. Выражения могут задавать условия отбора в запросах. При этом Access вычисляет выражение при каждом его использовании, т.е. при каждом выполнении отбора.
Выражения могут содержать следующие элементы: константы, литералы, функции, имена объектов.
Константы – это величины, которые не могут быть изменены: Yes, No, Null, False, True.
Литералы – это фактические значения, которые водятся в виде чисел, текстовых строк или дат. Они используются в том виде, как их ввели. Числовой литерал – это обычное число; текстовый литерал – это последовательность символов, заключенных в кавычки; литералы даты и времени – это значения, заключенные в # ... #.
Ввод данных в вычисляемые поля или их изменение в режимах таблицы или формы невозможен. При изменении значений полей, используемых в выражении, значение вычисляемого поля обновляется автоматически.
Формула, помещаемая в вычисляемое поле, всегда начинается со знака равенства (=).
Правила создания вычисляемого поля
1. В режиме конструктора запроса щелкнуть по пустой ячейке в строке "Поле". Затем для ввода выражения следует либо щелкнуть по кнопке инструментальной панели "Построить", либо выбрать одноименную команду в контекстном меню, щелкнув по пустому полю правой клавишей.
2. В окне построителя (рис. 4.6) необходимо создать выражение путем последовательного добавления в него имен полей таблиц и запросов, функций, констант и операторов, которые выбираются из соответствующих списков.
Рис 4.6. Вид окна построителя выражений
3. После создания в окне построителя выражения щелкнуть по кнопке "Ok" и вернуться в окно конструктора запроса. В поле появится выражение. По умолчанию после нажатия клавиши ENTER или перемещения в другую ячейку полю будет автоматически присвоено имя «ВыражениеN», где N является целым числом, возрастающим на единицу для каждого нового поля, содержащего выражение, в запросе.
Пользователь имеет возможность переименовать вычисляемое поле, выделив имя этого поля и введя новое имя, например, заменить имя Выражение1. на имя НДС.
Например, для создания поля "Сумма" следует ввести в ячейку в строке "Поле" выражение:
Сумма: [Цена]*[Количество]
При выполнении запроса в поле "Сумма" будет занесено новое значение, найденное путем перемножения содержимого полей "Цена" и "Количество".
4. При делении денежного значения на любое число возвращается числовое значение со значением свойства Размер поля "С плавающей точкой (8 байт)". Для того чтобы возвращалось значение типа "Денежный", следует указать этот тип в свойстве запроса Формат поля.
Примечание:
Для ввода или просмотра всего выражения, не прибегая к прокрутке, нажмите клавиши SHIFT+F2 и выведите на экран окно Масштаб.
5. При вводе выражения в окно свойств, в поле бланка запроса Access выполняет автоматическую вставку определенных символов при изменении положения фокуса. В зависимости от типа поля, в которое вводится выражение, автоматически добавляются:
- прямые скобки ([ ]) вокруг имен форм, отчетов, полей и элементов управления;
- символы (#) вокруг дат;
- прямые кавычки вокруг (" ") строковых значений.
Имена объектов
Имена объектов в формульном выражении - это идентификаторы таблиц, форм, отчетов, элементов управления, полей. При вводе имени объекта в Access его нужно заключать в квадратные скобки [ ]. Если в имени объекта нет пробелов и знаков пунктуации, то скобки можно не вводить, однако их вставит сам Access.
При указании имени поля конкретного объекта используются операторы идентификации.
! – оператор идентификации используется для разделения ссылок на объекты. Например, для обращения к полю «Дата рождения» в форме СТУДЕНТ следует написать:
FORMS![СТУДЕНТ]![ДАТА РОЖДЕНИЯ].
Вывод на экран задает ссылку на значение поля элемента управления или свойства.
Элементы выражений
Элементами выражения могут быть операторы, имена полей, функции, литералы и константы.
Оператор =, <>, <, <=, >, >=, &, And, Or, Not, Like, Between, In определяет операцию, выполняемую над одним или несколькими элементами и используются главным образом в условиях отбора записей.
Использование стандартных функций в выражениях
Функции – это ранее определенная последовательность действий (программа). В Access можно использовать функции двух видов: стандартные, входящие в состав Access или VBA (140 функций) и пользовательские, которые пользователь пишет сам на языке VBA. Все функции сгруппированы по категориям:
1. Функции даты и времени. Предназначены для управления значениями типа ДАТА и ВРЕМЯ.
Date() – возвращает текущее системное время и дату;
Day() – возвращает целое число от 1 до 31 – день месяца;
Month() – месяц от 1 до 12 значения даты;
Weekday() – возвращает день недели (целое число, воскресенье соответствует 1);
Year() – возвращает год (целое число).
2. Функции преобразования типов данных. Позволяют назначить наиболее подходящий тип данных:
str() – возвращает число в виде строки;
Val() – возвращает число из строки;
Format() – возвращает строку в формате, определенном пользователем.
3. Математические и тригонометрические функции. Выполняют вычисления над числовыми значениями.
Abs() – возвращает абсолютное значение числа;
Sqr() –вычисляет квадратный корень числа;
Fix() – возвращает целую часть числа;
Int() – возвращает первое целое число, меньшее аргумента.
4. Текстовые (строковые) функции. Выполняют операции над текстовыми значениями.
Asc() – возвращает числовой код символа;
Chr() – возвращает символ по числовому коду;
Instr() – возвращает номер позиции знака в тексте;
Left() – возвращает указанное число знаков текста слева;
Right() – возвращает указанное число знаков справа;
Mid() – возвращает указанное число знаков, начиная с указанной позиции.
5. Финансовые функции. Эти функции аналогичны имеющимся финансовым функциям в Excel.
6. Статистические функции. Выполняют групповые операции над набором данных, который содержится в поле формы, отчета или запроса.
Условия отбора для полей запроса задаются в одноименной строке. Если условия в этой строке определены для нескольких полей, то они связаны логической функцией «И». Если условия отбора разных полей определены в разных строках: «Условие отбора» и «Или», то такие условия связаны логической функцией «ИЛИ». Запрос может иметь сложный критерий, в соответствии с которым для полей определены условия отбора в обеих строках.
Условие отбора записей – это набор предопределенных в Access и устанавливаемых в запросе пользователем правил. При построении критерия (условия) отбора в запросах могут использоваться выражения, операторы и функции Access.
Оператор Between позволяет задать интервал для числового значения, например: Between 300 And 500
Оператор IN позволяет выполнить проверку на равенство любому значению из списка, который задается в круглых скобках, например: IN(3181,3185) или IN("Москва","Санкт-Петербург","Казань")
Оператор Like позволяет использовать образцы и символы шаблона при поиске данных, например: Like "Михайлов" или Like "М*"
Допускается использование в литералах символов шаблона * , ?, #, [список], [!список].
? – в позиции шаблона может быть любой символ: (0 – 9), (Aa – Zz), (Аа – Яя);
* - любое количество символов;
# - в позиции может быть любая цифра;
[список] – в позиции может быть любой символ из списка;
[!список] – в позиции может быть любой символ за исключением символов из списка.
При написании шаблон заключается в двойные кавычки.
Примеры:
Like «А*» – в поле ФАМИЛИЯ все фамилии, начинающиеся на А.
Like «*/1/99» – в поле ДАТА – все записи за январь 1999г.
Like «[ABC]*» – в поле ИМЯ – любое имя, начинающееся с указанных букв.
Запросы-действия
Выполнение запроса - действия приводит к изменению содержимого базы данных. При выполнении таких запросов следует быть осторожным, так как необдуманное применение этих запросов может привести к необратимой утрате информации в базе данных. Поэтому Access автоматически помечает в окне базы данных запросы - действия символом «!».
При создании запроса Access по умолчанию создает запрос на выборку. При необходимости с помощью команд конструктора запросов можно указать другой тип запроса.
Существует 4 типа запросов на изменение:
· запрос на добавление;
· запрос на обновление;
· запрос на удаление;
· запрос на создание таблицы.
Запрос на добавление
Запрос на добавление позволяет добавлять записи в указанную таблицу, не только текущей базы данных, но и любой другой базы данных. Структура записи таблицы-запроса необязательно должна совпадать со структурой таблицы, в которую будут добавляться записи. Например, в записи запроса может быть меньше полей, если на поля принимающей таблице не наложено требование обязательности их заполнения. Допускается несоответствие типов полей, если возможно преобразование типа данных одного поля в тип данных другого поля.
Для создания запроса необходимо выполнить следующие действия:
- создать запрос на выборку и отладить его (добавить таблицы, значения полей которых будут использоваться для добавления записей);
- отменить свойство "Вывод на экран" для полей запроса;
- выполнить команду ЗАПРОС/Добавление – для преобразования в запрос на добавление. При этом в бланке запроса появляется строка Добавление. Далее необходимо включить в бланк запроса поля, данные которых будут добавляться в принимающую таблицу. Можно ввести также условия отбора записей для добавления.
- указать имя таблицы, куда будут добавляться записи;
- выполнить команду ЗАПРОС/Запуск.
Если принимающая таблица содержит ключевое поле, то и добавляемые записи должны иметь такое же ключевое поле (по условиям целостности БД).
Технология создания других типов запросов - действий аналогична.
Запрос на обновление
Запрос на обновление позволяет изменить группу записей, отобранную на основе критериев отбора. В запросе на обновление можно указать одно или несколько полей, сделав нужные установки в строке "Обновление". Для обновляемого поля в строку Обновление надо ввести значение или выражение, определяющее новое значение. После выполнения открывается диалоговое окно с сообщением о числе обновленных записей.
Пример запроса на обновление - изменение стоимости обучения по заданным номерам специальностей приведен на рис. 4.7.
Рис. 4.7. Вид запроса на обновление
Запрос на удаление
Запрос на удаление позволяет удалять записи из одной или нескольких таблиц одновременно.
Запрос на удаление удаляет записи таблицы, удовлетворяющие критериям отбора, целиком, поэтому если требуется удалить значения отдельных полей записи, следует создать запрос на обновление.
В процессе выполнения этого запроса Access отображает данные, которые будут удалены. Для того, чтобы иметь возможность просматривать все поля удаляемых записей, следует перетащить мышью из первой строки списка полей таблицы, записи которой требуется удалить, символ "*" в первую строку бланка запроса, в первый свободный столбец. При этом в этом столбце в строке Поле появится имя таблицы, а в строке с именем Удаление - значение Из.
Пример запроса на удаление из таблицы "Студент" всех студентов, фамилия которых начинается на букву "В" приведен на рис. 4.8.
Рис. 4.8 Пример запроса на удаление в режиме конструктора
Запрос на создание таблицы
Запрос на создание таблицы осуществляет создание новой таблицы на основе динамического набора данных. В новой таблице сохраняются имена, типы данных и размеры полей такими, какими они были в базовых таблицах запроса. Другие свойства полей не наследуются.
Форма является удобным средством для просмотра БД, а также для ввода данных и их корректировки. В форме обычно отображаются поля одной строки таблицы или запроса. Однако в форме можно отображать данные нескольких связанных таблиц или запросов. Применение форм позволяет упростить ввод данных в БД и сократить количество допускаемых ошибок ввода. Для этого форма снабжается:
- форматами ввода;
- условиями проверки вводимых данных;
- масками ввода для ввода стандартизованной информации;
- пояснительным текстом;
-группировкой данных, приближающей ее вид к бумажному бланку.
При проектировании формы можно использовать текстовые строки, рисунки и линии, кнопки, списковые окна и т.п. Форма проектируется при помощи панели элементов.
Форма может размещаться на одном экране или нескольких экранных страницах.
В форме может быть разрешено или запрещено корректировать определенные данные или вообще ввод новых записей.
С формой можно работать в 3-х режимах: в режиме конструктора, в режиме формы, в режиме таблицы.
Форму можно вывести на печать. Формы обладают многочисленными свойствами, настройка которых позволяет облегчить работу с ними и обеспечить их дизайн на любой вкус.
При конструировании формы определяется, из каких таблиц и запросов нужно отображать данные, какие именно поля должны быть представлены в форме, нужны ли вычисляемые поля, какие графические элементы следует применить для ее оформления - линии, рисунки, поясняющий текст.
Создание формы осуществляется либо с помощью мастера, либо в режиме конструктора.
Виды форм
В Access можно создать формы следующих видов:
· форма в столбец или полноэкранная форма;
· ленточная форма;
· табличная форма;
· форма главная / подчиненная;
· сводная таблица;
· форма - диаграмма.
Форма в столбец представляет собой совокупность определенным образом расположенных полей ввода с соответствующими им метками и элементами управления. Форма позволяет отобразить на экране полей только одной записи.
Ленточная форма служит для отображения полей нескольких записей. Поля не обязательно располагаются в виде таблицы, однако для одного поля отводится столбец, а метки поля располагаются как заголовки столбцов.
Табличная форма отображает данные в режиме таблицы.
Форма главная/подчиненная представляет собой совокупность формы в столбец и табличной. Ее имеет смысл создавать при работе со связанными таблицами, в которых установлена связь типа «один-ко-многим».
Форма Сводная таблица выполняется мастером создания сводных таблиц Excel на основе таблиц и запросов Access (мастер сводных таблиц является объектом, внедренным в Access, чтобы использовать его в Access необходимо установить Excel). Сводная таблица представляет собой перекрестную таблицу данных, в которой итоговые данные располагаются на пересечении строк и столбцов с текущими значениями параметров.
Пример сводной таблицы: Таблица «Студент».
Группа
Пол
Общий итог
М
Ж
Общий итог
Форма с диаграммой. В Access в форму можно вставить диаграмму, созданную Microsoft Graph. Graph является внедряемым OLE приложением и может быть запущен из Access. С внедренной диаграммой можно работать так же, как и с любым объектом OLE.
Конструирование форм
При создании новой формы появляется диалоговое окно "Новая форма", в котором следует выбрать:
- способ создания формы;
- источник данных (из списка).
Access предлагает следующие способы создания формы:
1. С применением Автоформы. Автоформа позволяет создавать формы трех стандартных типов: в столбец, ленточную, табличную. При этом в форму вставляются все поля источника данных.
2. С помощью мастера форм. В процессе диалога с пользователем мастер создает форму одного из трех стандартных типов. При этом в форму вставляются выбранные пользователем поля из источника данных.
3. С помощью конструктора форм. Форма конструируется пользователем в окне конструктора форм.
Удобной при создании новой формы является следующая технология: форма создается использованием автоформы или мастером форм, а затем дорабатывается в режиме конструктора.
Источником данных формы являются одна или несколько связанных таблиц и/или запросов.
Структура формы
Вид окна конструктора форм приведен на рис.5.1
Рис. 5.1. Форма в окне конструктора
Форма состоит из пяти основных разделов:
1. Заголовок формы. Содержимое области заголовка формы выводится в верхней части окна формы.
2. Верхний колонтитул. Содержимое области верхнего колонтитула выводится после заголовка в верхней части экрана на каждой странице формы (если форма многостраничная). Обычно в области верхнего колонтитула размещают шапку таблицы (заголовки столбцов).
3. Область данных. Область данных содержит поля, в которых отображаются данные.
4. Нижний колонтитул. Содержимое области нижнего колонтитула (дата, № страницы и т.д.) отображаются на каждой экранной странице в нижней части формы.
5. Примечание формы. Содержимое этой области выводится внизу последней экранной страницы формы.
Форма может содержать все разделы или только некоторые из них.
Свойства формы
Как любой объект Access, форма имеет свойства. Значения этих свойств определяют внешний вид формы. Окно "Свойства" формы можно вызвать, например, щелкнув правой клавишей мыши по черному квадрату на пересечении линеек и из контекстного меню выбрать команду СВОЙСТВА.
Окно свойств выделенного объекта содержит следующие вкладки:
· макет – свойства, задающие макет формы;
· данные – свойства, определяющие источник данных, тип данных, формат и т.д.;
· события – перечень событий, связанных с объектом;
· другие;
· все – перечень всех свойств.
Основные свойства формы:
Подпись (это свойство расположено на вкладке МАКЕТ) – задает название формы, которое выводится в строку заголовка в окне формы.
Режим по умолчанию – определяет режим открытия формы (простая форма, ленточная, таблица).
Допустимые режимы – свойство указывает, можно ли переходить из режима таблицы в режим формы и обратно с помощью команд меню ВИД. Свойство может принимать следующие значения:
- все – можно;
- таблица – нельзя, возможен только просмотр в режиме таблицы;
- форма – нельзя, возможен только просмотр в режиме формы.
Разрешить изменение определяет, можно ли через форму изменять данные, т.е. задает статус "Только для чтения".
Разрешить удаление определяет, может ли пользователь удалять данные через форму.
Разрешить добавление определяет, может ли пользователь добавлять записи через форму.
Ввод данных определяет режим открытия формы. Может принимать значения "Да" (форма открывается только для добавления новых записей) и "Нет" (в форму выводятся существующие записи).
Блокировка записей определяет способы блокировки записи и их реализацию при попытке двух пользователей изменить одну и ту же запись.
Свойства определяют, будут ли выводиться ниже перечисленные элементы в окно формы:
- полосы прокрутки;
- кнопка оконного меню;
- кнопка размеров окна;
- кнопка закрытия окна;
- тип границы окна;
- кнопка контекстной справки.
Поле номера записи определяет, будут и выводиться в окно формы кнопки перехода по записям.
Элементы управления формой
Элементом управления называют любой объект формы или отчета, который служит для вывода данных на экран, оформления или выполнения макрокоманд. Элементы управления могут быть связанными, вычисляемыми или свободными.
Связанный (присоединенный) элемент управления присоединен к полю базовой таблицы или запроса. При вводе значения в связанный элемент управления поле таблицы текущей записи автоматически обновляется. Поле таблицы является источником данных связанного элемента управления.
Вычисляемый элемент управления создается на основе выражений. В выражениях могут использоваться данные полей таблицы или запроса, данные другого элемента управления формы или отчета и функции.
Свободные элементы управления предназначены для вывода на экран данных, линий, прямоугольников и рисунков. Свободные элементы управления называют также переменными или переменными памяти.
Все элементы управления могут быть добавлены в форму или отчет с помощью панели инструментов элементов управления, которая появляется при работе с формой или отчетом.
Основными элементами управления являются:
Надпись – элемент, предназначенный для отображения текста. Надпись может состоять из одной или нескольких строк. Является свободным элементом. Различают надписи свободные и присоединенные к другому элементу (подписи).
Свободная надпись используется для задания заголовков, комментариев. Создается кнопкой "Надпись" панели инструментов.
Подпись создается одновременно с созданием того элемента, к которому она присоединена. Подпись используется совместно с полями, флажками, переключателями, списками.
Поля – это элементы, предназначенные для отображения данных или для ввода данных. Поля могут быть присоединенными или свободными. Содержимое свободных полей нигде не сохраняется.
Поле является основным элементом управления при работе с базами данных, поскольку позволяет отображать и редактировать данные таблиц баз данных.
Добавление свободного поля в форму выполняется кнопкой "Поле" панели элементов. Добавление присоединенного поля (связанного с полем таблицы) осуществляется в режиме конструктора следующим образом:
- на панели "Конструктор форм" выбирается кнопка "Список полей";
- в отображаемом списке полей базовой таблицы выбирается нужное поле и перетаскивается в область данных формы. Перетаскивать можно одно или выделенную группу полей.
В форму можно вводить вычисляемые поля. Вычисляемое поле является свободным полем. Для его создания необходимо выбрать кнопку "Поле" на панели элементов и вставить в нужное место формы, а затем ввести выражение прямо в элемент "Поле" или в качестве значения свойства "Данные". В вычисляемом поле выражение должно начинаться со знака «=». Выражения можно набирать вручную или формировать построителем выражений.
Элементы управления Выключатели, Переключатели, Флажки. Принцип работы этих элементов управления совершенно одинаков. Элементы используются для отображения данных логического типа.
Тип элемента
Состояние / Внешний вид
Выключатель
Истина / Кнопка нажата
Ложь / Кнопка отжата
Переключатель
Истина / Кружок с точкой
Ложь / Кружок без точки
Флажок
Истина / Квадрат с галочкой
Ложь / Пустой квадрат
Эти элементы управления возвращают значение (-1) в присоединенное к ним поле таблицы, если кнопка в положении, соответствующем истине, и 0 – в противном случае.
Для отображения заданного состояния можно ввести его значение по умолчанию. если это значение не задано, то элемент будет находиться в состоянии Null, что соответствует значению Ложь.
Группа – элемент управления, предназначенный для размещения нескольких выключателей, переключателей или флажков. Элементы внутри группы функционируют согласовано. Максимальное число элементов – 4, причем одновременно может быть выбран один элемент. Группа возвращает число, которое соответствует номеру выбранного элемента.
Управляющие элементы Флажок и Выключатель могут использоваться не только в группе, но и индивидуально.
Флажок может быть связан с логическим полем базовой таблицы или запроса. Если флажок связан с логическим полем базовой таблицы, то состояние Установлен/Снят соответствует значениям поля.
Флажок может быть свободным элементом. В этом случае он используется в специальных диалоговых окнах для приема данных, вводимых пользователем.
Аналогичным образом может использоваться и элемент управления Выключатель.
Списки (Список и Поле со списком) – это элементы управления, позволяющие выбрать нужное значение из нескольких (списка). Список представляет собой совокупность строк с данными. Строки могут содержать один или несколько столбцов с заголовками.
Элемент управления "Список" может быть присоединенным (связанным) или свободным. Присоединенный список выбранное значение передает полю базовой таблицы / запроса. Свободный список возвращает значение, используемое в другом элементе, или для поиска записи в базовой таблице / запросе.
Списки создаются с помощью мастера. Большинство свойств управляющего элемента "Список" формируются автоматически во время работы мастера. Затем их можно изменить.
Основные свойства списков:
1. Тип источника данных: таблица / запрос; список значений; список полей; функция VBA.
2. Источник данных – указывает фактический источник данных: для таблицы / запроса – имя таблицы / запроса; для списка значений – значения элементов списка через «;» (например, Пол – м;ж).
3. Присоединенный столбец – поле базовой таблицы, к которому присоединен список.
4. Число столбцов – количество столбцов в списке. Если источником данных является список значений, то элементы распределяются из списка по строкам и столбцам.
5. Ширина столбца – задается числовым значением через «;». Можно скрыть присоединенный столбец списка, если он содержит несколько столбцов. Для этого нужно установить ширину столбца равной 0. Значение не отображается при выводе списка, однако при выборе строки, значение из присоединенного столбца попадает в поле базовой таблицы.
6. Число строк – определяет максимальное число строк, отображаемое в поле со списком.
Кнопки – элемент управления, используемый для выполнения какого-либо действия. Для выполнения действия свойство кнопки "Нажатие кнопки" нужно связать с каким-либо макросом либо с процедурой обработки событий.
Кнопка создается мастером. Мастер позволят создать кнопки 30 разных типов и связывает их с процедурами обработки событий. Свойство "Подпись" определяет текст на кнопке. Свойство "Рисунок" определяет рисунок на кнопке.
Разрыв страниц, Набор вкладок - позволяют создавать многостраничные формы. Наиболее удобно использование элемента "Набор вкладок". С его помощью создается форма, страницы которой объединяются в один элемент управления. Переключение между страницами выполняется выбором вкладки.
При добавлении элемента управления "Набор вкладок" в форму, в нем создаются две вкладки. На вкладке можно добавлять любые элементы управления, кроме Набора вкладок. Перемещать на вкладку другие элементы управления из других частей или страниц формы нельзя, их можно только копировать.
Можно изменять размеры элемента Набор вкладок, порядок следования и названия вкладок.
Элемент управления "Разрыв страницы" используется для указания горизонтальных разрывов между элементами управления в форме. Для перехода по страницам используются клавиши PgUp и PgDn. Вставленный в форму элемент "Разрыв страницы" помечается небольшой точечной линией на левой границе формы.
При создании многостраничной формы целесообразно добавлять в форму колонтитулы.
Подчиненные формы предназначены для отображения одной формы внутри другой. Первичная форма называется главной. Подчиненная форма – та, которая располагается внутри главной.
Подчиненная форма наиболее удобна для вывода таблиц или запросов, связанных отношением «один-ко-многим». При этом главная форма может быть выведена только как простая форма, а подчиненная форма обычно отображается в табличном виде. Главная форма может содержать любое количество подчиненных форм, если каждая подчиненная форма умещается в главную. Допускается возможность создания подчиненной формы двух уровней вложенности
Создать подчиненную форму можно:
- добавив элемент ПОДЧИНЕННАЯ ФОРМА в форму;
- перетащив форму из окна базы данных в другую открытую форму;
- мастером подчиненных форм.
Отчеты предназначены для вывода информации из базы данных, прежде всего на принтер. Перед выводом на принтер отчет можно просмотреть на экране. Отчет строится на основании каких-либо таблиц и/или запросов. В отчете выводятся данные множества записей. В отчете может быть выполнена аналитическая обработка с использованием статистических функций всех и/или группы записей. В результате аналитической обработки в отчете появляются итоговые данные по группе записей или по всем записям. Всего может быть 10 уровней итогов по группам записей.
Виды отчетов
Основные виды отчетов:
· отчет в одну колонку (в столбец) – представляет собой длинный столбец текста, содержащий надписи полей их значения из всех записей таблицы или запроса;
· многоколонный отчет - создается из отчета в одну колонку и позволяет вывести данные отчета в несколько колонок (колонки газетного типа);
· табличный отчет - данные располагаются в виде строк и столбцов (как в таблице);
· отчет с группировкой данных и подведением итогов - создается из табличного отчета объединением данных в группы с подсчетом итогов;
· перекрестный отчет – создается на основе перекрестного запроса;
· составной отчет – содержит главный отчет и один или несколько подчиненных отчетов;
· отчет, полученный путем слияния с документом Word (составной документ);
· почтовые наклейки – специальный тип многоколонного отчета, предназначенный для печати имен и адресов на почтовых конвертах.
Структура отчета
Вид одного из отчетов в режиме конструктора представлен на рис 6.1, а соответствующий ему отчет, выведенный на принтер, - на рис. 6.2.
Рис. 6.1 Вид отчета в режиме конструктора
Отчет может содержать следующие основные разделы:
· заголовок отчета – печатается в начале отчета на титульной странице, содержит название отчета;
· верхний колонтитул – печатается вверху каждой страницы; как правило, содержит заголовки столбцов;
· заголовок группы – печатается перед обработкой первой записи группы, в качестве заголовка может содержать поле, по которому выполняется группировка;
· область данных – печатается каждая запись из источника данных;
· примечание группы – печатается после обработки последней записи группы; может содержать итоговые данные по записям, входящим в группу;
· нижний колонтитул – печатается внизу каждой страницы, может содержать, например, дату печати отчета, номер страницы отчета;
· примечание отчета – печатается в конце отчета после обработки всех записей, может содержать итоговые данные по всем записям.
Рис. 6.2. Вид отчета в режиме предварительного просмотра перед выводом на принтер.
Конструирование отчета
Отчеты можно создавать с помощью мастера или в режиме конструктора. Можно использовать и оба способа. Мастера позволяют укорить процесс создания отчета, затем его можно доработать в режиме конструктора. Мастера отчетов позволяют создать отчеты трех видов: отчет в столбец (простой), отчет с группировкой данных и подведением итогов и почтовые наклейки.
Создание простых отчетов
Для создания простого одноколонного отчета необходимо:
1. Находясь на вкладке «Отчеты» нажать кнопку «Создать».
2. В окне «Новый отчет»:
- выбрать инструмент «Автоотчет в столбец»;
- выбрать источник данных в виде таблицы или запроса;
- нажать ОК.
Для создания многоколонного отчета следует:
1. Создать простой одноколонный отчет.
2. Выполнить команду ФАЙЛ/Параметры страницы. В диалоговом окне «Параметры страницы» выбрать вкладку «Столбцы» и задать:
- в группе «Параметры сетки» число столбцов, которые должны выводиться на каждой странице (поле «Число столбцов»), ширину межстрочного интервала (поле «Интервал»), расстояние между столбцами (поле «Столбцов»);
- в группе «Размер столбца» ширину столбца (поле «Ширина») и высоту строки (поле «Высота»);
- в группе «Макет столбца» параметры, определяющие порядок печати записей: «Сверху вниз» или «Слева направо».
3. На вкладке «Страница» выбрать ориентацию страницы.
При печати многоколонного отчета заголовок и примечание отчета, верхний и нижний колонтитулы выводятся на полную ширину отчета, поэтому размещать в режиме конструктора элементы управления в этих разделах можно в произвольных местах. Заголовки и примечания групп, а также область данных группы выводятся на ширину одного столбца.
Создание отчетов с группировкой и подведением итогов мастером отчетов
Для создания отчета следует:
1. Находясь на вкладке «Отчеты» нажать кнопку «Создать».
2. В окне «Новый отчет»:
- выбрать инструмент «Мастер отчетов»;
- выбрать источник данных в виде таблицы или запроса;
- нажать ОК.
3. В окне «Создание отчетов» (первый шаг) следует сформировать список полей отчета («Выбранные поля») из списка «Доступные поля». Поля следует выбирать в том порядке, в каком они должны следовать в отчете. Если отчет строится на основании данных нескольких таблиц / запросов, следует выбрать из списка «Таблица / запрос» имя следующего источника и для него произвести выбор полей.
4. Если источником данных отчета являются связанные таблицы, то на втором шаге в окне «Создание отчетов» следует определить, как будет выполняться группировка данных.
5. На следующем шаге можно задать собственный способ группировки данных. Для этого из левого списка следует выбрать имя поля, по которому нужно сгруппировать данные. Задав группировку данных, можно с помощью кнопки «Группировка» задать интервалы группировки.
Для числовых полей можно задать группировку по десяткам, полусотням, сотням и т.д. Для текстовых полей возможна группировка по первой букве, по первым двум, по первым трем, по первым четырем и по первым пяти буквам. Если не требуется специальный интервал группировки, из списка «Интервалы группировки» следует выбрать значение «Обычный».
6. На третьем шаге можно задать порядок сортировки записей внутри группы и, нажав на кнопку «Итоги», открыть окно, в котором задать, какие итоговые операции нужно выполнять с числовыми полями тех записей, которые входят в группу; определить, что будет выводиться в отчет: данные и итоги или одни итоги (раздел данных скрыт).
7. На четвертом шаге можно выбрать один из стандартных макетов отчета.
8. На пятом шаге применить один из стандартных стилей оформления отчета.. Любой стандартный стиль можно настроить, можно создать собственный стиль. Для этого предназначена команда ФОРМАТ/Автоформат.
9. На последнем шаге работы мастера отчету следует присвоить свое имя или согласиться с тем именем, которое сформировал Access, и определить с помощью переключателей дальнейшие действия – работа с отчетом в режиме конструктора или просмотр отчета.
Создание отчетов с группировкой и подведением итогов в режиме конструктора
Для создания отчета необходимо:
1. Создать новый отчет, выбрав в окне БД объект «Отчеты». Далее щелкнуть по кнопке «Создать» и выбрать режим «Конструктор». Выбрать источник данных (таблица / запрос), нажать ОК. В окне конструктора появится пустой макет отчета.
2. Создать макет отчета:
2.1. В разделе «Заголовок» разместить элемент управления «Надпись». Текст надписи станет заголовком создаваемого отчета. Если раздел заголовка отсутствует в макете отчета, следует выбрать команду ВИД/Заголовок/Примечание отчета.
2.2. В разделе «Верхний колонтитул» разместить элемент управления «Подписи» к тем полям, которые будут находиться в области данных. Если верхний колонтитул отсутствует в макете, следует его добавить командой ВИД/Колонтитулы.
Верхние и нижние колонтитулы можно размещать в таблице различными способами. Способы размещения определяет значение свойства отчета «Верхний колонтитул» и «Нижний колонтитул»:
Все страницы – колонтитулы выводятся на все страницы отчета;
Без заголовка – колонтитулы выводятся на все страницы отчета кроме первой, где расположен заголовок;
Без примечания – колонтитулы выводятся на все страницы отчета кроме последней;
Без заголовка / примечания – колонтитулы выводятся на все страницы отчета кроме первой и последней.
Для размещения полей в области данных и их подписей в разделе верхнего колонтитула следует использовать метод перетаскивания объектов. Для размещения элементов управления в отчете необходимо:
- раскрыть список полей источника данных щелчком мыши по кнопке «Список полей» панели инструментов;
- перетащить нужное поле в окно конструктора отчетов. Подпись поля переместить в верхний колонтитул, само поле – в область данных.
Раздел «Область данных» может содержать как присоединенные, так и вычисляемые поля. Добавление вычисляемых полей выполняется так же, как и в форму.
Если для добавляемого в отчет поля источника данных (таблицы / запроса) выбран элемент управления «Поле», то в отчет добавляются два связанных между собой элемента: «Надпись (подпись)» и «Поле». При выделении одного из них автоматически выделяется другой. При перемещении одного элемента перемещается и другой. Чтобы перетащить только один элемент из пары (например, подпись), необходимо выделить элемент поля, установить указатель мыши на маркер левого верхнего угла (вид – сжатая рука с вытянутым указательным пальцем) и перетащить элемент в нужное место.
Кроме связанных полей в отчет можно добавлять и свободные поля, например, вычисляемые.
2.3. Выполнить выравнивание элементов, изменение размеров элементов.
Чтобы изменить размеры элементов, следует:
- выделить все элементы командой ПРАВКА/Выделить все;
- выполнить команду ФОРМАТ/Размер/По размеру данных.
Access установит размеры управляющего элемента таким образом, чтобы в нем уместилось содержание.
Access позволяет также изменять размеры:
- «по узлам сетки» – при этом каждый угол элемента управления смещается к ближайшему углу сетки;
- по самому высокому – увеличивает высоту всех элементов до высоты самого высокого;
- по самому низкому;
- по самому широкому;
- по самому узкому.
Выравнивание выполняется для группы выделенных элементов управления командой ФОРМАТ/Выровнять. Для отчетов, содержащих данные в табличной форме, лучше выполнять выравнивание элементов области данных по верхнему или нижнему краю.
Для изменения величины межстрочного интервала в области колонтитулов и области данных нужно переместить нижнюю границу раздела. Чтобы сократить межстрочный интервал – как можно выше. Однако свойство «Высота» области данных должно иметь значение больше, чем значение этого свойства самого высокого элемента управления.
2.4. Определить порядок сортировки и группировки данных в отчете. Это делается в окне «Сортировка и группировка», которое открывается при выполнении команды ВИД/Сортировка и группировка или кнопки «Сортировка и группировка» панели инструментов «Конструктор отчетов».
Чтобы определить порядок группировки и сортировки записей необходимо:
- из списка «Поле/выражение» выбрать поле, по значениям которого необходимо выполнять группировку записей. Данное поле будет определять группу записей;
- для группы указать порядок сортировки: по возрастанию, по убыванию;
- задать значения свойствам группы.
Группы могут иметь следующие свойства:
Заголовок группы – определяет, будет ли присутствовать в отчете раздел «Заголовок группы». В раздел «Заголовок группы» может быть помещено значение поля, по которому выполняется группировка;
Примечание группы – определяет, будет ли присутствовать в отчете раздел «Примечание группы». Раздел «Примечание группы» обычно используется для отображения итоговых операций над данными из записей группы;
Группировка - определяет способ группировки данных. Список значений этого свойства зависит от типа данных, по которому выполняется группировка
Не разрывать - задает или отменяет обязательную печать группы на одной странице, т.е. следует ли печатать разные элементы одной группы (заголовок группы, область данных, примечание группы) на одной странице. Свойство может иметь следующие значения:
- нет – отменяет обязательное расположение элементов группы на странице;
- полную группу – элементы группы печатать обязательно на одной странице;
первую область данных – заголовок группы печатается на одной странице, если хотя бы одна запись области данных попадает на эту страницу.
Чтобы заголовок группы повторялся на новой странице, нужно выбрать значение «Да» для свойства Повторение раздела в окне свойств заголовка группы.
2.5. Для многостраничного отчета определить расположение разделов отчета. Все разделы кроме колонтитулов имеют свойство Конец страницы, с помощью значений которого можно принудительно начинать новую страницу
Основные сведения о страницах доступа к данным
Страницы доступа к данным представляют собой специальный тип Web-страниц, предназначенный для просмотра и работы через Интернет или интрасеть с данными, хранящимися в базах данных Microsoft Access или базах данных Microsoft SQL Server, а также использовать данные из других источников, таких как Microsoft Excel.
В отличие от других объектов Access, которые являются частью базы данных, т.е. находятся в файле с расширением .mdb, страницы доступа сохраняются отдельно, в виде HTML-файлов. При открытии страницы доступа к данным в Internet Explorer средства Office 2000 обеспечивают получение данных и базы Access, а затем отображение их на странице.
Страницы доступа к данным разрабатываются в режиме конструктора страниц в Access. Страница представляет собой отдельный файл, при его создании Access автоматически добавляет ярлык к нему в окно базы данных. Разработка страниц доступа к данным аналогична разработке форм и отчетов: используется список полей, панель элементов, элементы управления, диалоговое окно «Сортировка и группировка» и т.д. Тем не менее, разработка страниц доступа к данным имеет ряд существенных отличий от разработки форм и отчетов. Способ разработки страницы зависит от ее предназначения. Страницы доступа могут быть предназначены для ввода и редактирования данных, просмотра и анализа данных, составления отчетов в интерактивном режиме.
Страницы доступа предоставляют разнообразные способы просмотра данных, обеспечивают возможность взаимодействия с большими объемами выбранных данных. Развертывая и свертывая группы записей, пользователь может сфокусироваться только на тех данных, которые ему необходимы.
Пример страницы доступа для просмотра сведений об оплате обучения приведен на рис. 7.1
Рис. 7.1. Страница доступа с фильтром группы в режиме просмотра
Для анализа данных можно использовать сводные списки, так как они позволяют организовывать данные различными способами. Сводный список можно присоединить к данным базы данных или использовать данные с листа Excel. Сводный список можно использовать как единственный элемент управления на странице доступа к данным или с другими элементами управления. Пример сводного списка (таблицы) для просмотра итогов экзаменационной сессии приведен на рис. 7.2.
Страница может содержать диаграммы для анализа тенденций, закономерностей и выполнения сравнений между данными в базе данных или электронные таблицы, в которые можно вводить и редактировать данные, а также использовать формулы для выполнения некоторых вычислений, выполняемых в Excel.
Рис. 7.2. Вид сводной таблицы в окне обозревателя Internet Explorer
Для ввода и редактирование данных можно создать страницу доступа к данным, на которой пользователи могут вводить, редактировать и удалять данные из базы данных. При этом обеспечивается наглядное отображение данных.
Страницы доступа к данным этого типа часто используются для объединения и группировки сведений, хранящихся в базе данных, а также для публикации сводок данных. Например, страница может публиковать сводки по продажам для каждого региона, в котором проводятся операции. С помощью маркеров развертывания можно перейти от общей сводки данных, такой как список всех регионов и общий объем продаж по ним, к подробностям по продажам отдельных товаров в каждом регионе. Поскольку страница может также содержать кнопки панели инструментов, позволяющие сортировать и фильтровать данные, редактировать данные на страницах этого типа невозможно.
Использование страниц доступа к данным в Интернете
Страница доступа к данным непосредственно связана с базой данных. При просмотре в Microsoft Internet Explorer для пользователя отображается копия страницы. Поэтому любой отбор данных, сортировка и другие изменения способа отображения данных, включая изменения в сводном списке или электронной таблице, влияют только на копию страницы. Однако изменения в самих данных (изменение значений, добавление или удаление данных) сохраняются в исходной базе данных, и поэтому доступны всем, кто просматривает страницу.
Для получения справки по работе со страницей в Internet Explorer пользователю достаточно нажать кнопку «Справка» на панели перехода по записям. Файл справки для вывода на экран автоматически добавляется к каждой странице доступа к данным, публикуемой с панелью перехода по записям. При удалении панели перехода по записям или отключении кнопки «Справка» на этой панели следует предоставить конечным пользователям страницы инструкции по работе с ней.
Примечание. Для просмотра страницы доступа к данным и работы с ней в Интернете или интрасети пользователям необходим Microsoft Internet Explorer 5. Страницы доступа к данным поддерживаются в Microsoft Internet Explorer версии 5 или более поздней.
Структура страницы доступа к данным
Страница доступа к данным может состоять из большого числа различных компонентов; при этом набор компонентов варьируется в зависимости от цели создания страницы. Некоторые из наиболее часто используемых компонентов перечислены ниже. (Поля и записи всегда входят в состав страницы доступа к данным, однако представлены они могут быть по-разному.)
Текстовые поля или поля ввода. Отображают существующие данные из базы данных или, если разрешено, принимают вводимые пользователем новые данные для хранения в базе данных.
Записи. Наборы связанных фактов об одном хранящемся в базе данных элементе, таком как клиент, заказ от клиента или сотрудник.
Группы. Объединяют данные в наборы. Например, записи клиентских заказов на странице доступа к данным могут быть сгруппированы по странам. Название каждой страны - заголовок группы. В зависимости от того, как разработана страница, на ней либо отображаются все группы (обычно со скрытием входящих в них записей), либо ни одна конкретная группа не отображается до тех пор, пока не будет выбрана в списке доступных групп. Если на странице отображаются все группы, то можно отобразить все записи конкретной группы, щелкнув маркер ее развертывания. В нижней части каждой развернутой группы может находиться собственная панель перехода по записям. Редактировать данные на странице с группами невозможно.
Панель перехода по записям. Позволяет быстро выполнять переходы между записями либо добавлять, удалять, сохранять, отменять изменения, сортировать или фильтровать записи. На странице доступа с группами каждая группа может иметь собственную панель перехода по записям, расположенную в нижней части развернутой группы. Если панель на странице не включает в себя некоторые из кнопок, показанных на следующем рисунке, или включает кнопки, не перечисленные здесь, значит, она была специально настроена разработчиком страницы.
Сводные списки. Аналог сводных таблиц Microsoft Excel; отображают данные в виде строк и столбцов, которые можно реорганизовывать для анализа данных различными способами. Это делается путем перемещения строк в столбцы и столбцов в строки, отображения итоговых сумм на пересечении строк и столбцов, а также с использованием других способов упорядочения и суммирования данных. Сводный список содержит собственную панель инструментов
Диаграммы. Используют базу данных для визуального отображения тенденций, закономерностей и сравнений. При изменении базы данных происходит соответствующее изменение диаграммы. Если диаграмма связана со сводным списком или электронной таблицей на странице доступа к данным, то диаграмма изменяется при изменении связанного сводного списка или электронной таблицы.
Поиск данных на странице доступа с помощью фильтра
С помощью фильтра можно находить записи по определенному значению, которое они содержат в конкретном поле. При применении фильтра на странице доступа к данным отображаются только записи, содержащие выбранное значение. После удаления фильтра вновь выводятся все записи. На страницах с группами можно проводить отбор в списке групп (в заголовках групп) или отбирать записи в группах.
1. Если выбрана только часть значения поля, страница доступа к данным все равно использует для отбора записей полное значение поля.
2. Фильтр можно удалять и повторно применять в течение одного и того же сеанса работы.
3. В случае перехода к другой странице доступа к данным фильтр будет утерян.
4. Данная процедура не применима к сводному списку или электронной таблице. Эти компоненты могут быть отфильтрованы независимо от остальных данных на странице доступа к данным и, кроме того, могут поддерживать дополнительные возможности отбора данных.
Конструирование страниц доступа к данным
Основная часть страницы. Представляет собой основную часть макета страницы доступа к данным. Основную часть страницы ввода данных можно использовать для отображения информационного текста, присоединенных элементов управления и разделов. По умолчанию положение разделов и других элементов на основной части страницы является относительным, т.е. элементы располагаются один за другим в том порядке, в котором они появляются в источнике HTML. Положение элемента определяется предшествующим содержимым. При просмотре в режиме страницы или в Internet Explorer, содержимое основной части упорядочивается по размеру окна Web-обозревателя.
Разделы. Разделы используются для отображения текста, данных из базы данных, а также панелей инструментов. Положение элементов управления и других элементов в пределах раздела по умолчанию является абсолютным. Это значит, что положение каждого элемента фиксировано относительно верхнего и левого краев раздела. Элементы управления, имеющие абсолютное положение внутри раздела, остаются на том же месте даже при изменении размеров окна обозревателя.
Существует два типа разделов, обычно используемых на страницах ввода данных: разделы заголовка группы и перехода по записям. На странице ввода данных можно использовать только заголовок группы; таким образом, примечание группы недоступно, но можно использовать раздел подписей.
Заголовок группы. Используется для отображения данных и вычисления значений.
Переход по записям. Используется для отображения кнопок перехода по записям для уровня группировки. Раздел перехода по записям для группы отображается после раздела заголовка группы. Помещать в раздел перехода по записям присоединенные элементы управления нельзя.
Подписи. Используется для отображения подписей полей и других элементов управления. Отображается непосредственно перед заголовком группы. Помещать в раздел подписей присоединенные элементы управления нельзя.
Каждый уровень группировки на странице доступа к данным имеет источник записей. Имя источника записей отображается в строке заголовка каждого раздела для данного уровня группировки.
Для оформления страниц доступа можно использовать встроенные в Access темы - заранее определенные сочетания стилей объектов страницы.
Основные средства автоматизации
При работе с базой данных часто приходится многократно выполнять одинаковые, порой рутинные операции. Вполне естественно было бы автоматизировать их выполнение. Для этого Access располагает достаточными средствами, позволяющими во многом автоматизировать и упорядочить работу с базой данных. К числу таких средств относятся:
· пользовательские меню и инструментальные панели;
· кнопочные формы управления базой данных;
· средства настройки параметров запуска базы данных;
· макросы и модули.
Пользовательское меню- это специальное меню, часто заменяющее собой стандартное меню Access. Пользовательское меню содержит ограниченный набор команд (категорий), которые непосредственно используются для управления конкретной базой данных и упрощают работу с ней.
Для создания пользовательского меню используется команда ВИД/Панели инструментов/Настройка.
Кнопочная форма - это обыкновенная форма с кнопками, обеспечивающая возможность выполнения запросов, макросов, модулей, открытия других форм и вывод на печать отчетов. Часто кнопочные формы называют формами-меню. Если кнопочная форма открывается сразу при открытии базы данных, то ее называют главной кнопочной формой (рис.8.1).
Рис. 8.1. Возможный вид главной кнопочной формы
При щелчке по кнопке автоматически выполняется заранее определенное действие. Access позволяет настроить кнопки - изменить их размер, местоположение, стиль шрифта надписи на кнопке, добавить на кнопку значок, отредактировать макрос или программу, связанную с кнопкой.
На рис. 8.2 приведен один из образцов кнопочной формы для запуска часто выполняющихся процедур обработки данных.
Кнопочные формы можно создавать самостоятельно в режиме конструктора, либо с помощью диспетчера кнопочных форм. Диспетчер кнопочных форм вызывается командой СЕРВИС/Служебные программы/Диспетчер кнопочных форм и позволяет создавать многостраничную кнопочную форму, первая страница которой является главной. Структура кнопочных форм обычно соответствует структуре самого приложения как совокупности задач управления базой данных.
Рис. 8.2 Кнопочная формы для запуска часто выполняющихся процедур
Параметры запуска определяют исходные установки Access после открытия базы данных. С помощью этих параметров пользователь имеет возможность указать, какую форму следует открыть при запуске, разрешается ли изменять панели инструментов, а также являются ли доступными окно базы данных, контекстные меню и др.
Параметры запуска можно установить в специальном диалоговом окне, вызываемом с помощью команды СЕРВИС/Параметры запуска(рис. 8.3). Новые параметры, установленные в этом окне, вступают в силу после перезагрузки Access.
Настройки параметров запуска можно обойти, удерживая нажатой клавишу Shift при открытии базы данных.
Если для базы данных Access.определена защита на уровне пользователя, то можно запретить пользователям изменять настройки в диалоговом окне «Параметры запуска». Для этого следует обеспечить невозможность получения пользователями прав администратора на доступ к базе данных.
Рис. 8.3. Окно "Параметры запуска" с выполненной настройкой.
Макросы Access и их конструирование
Макросом называют набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции. Макросы могут запускаться из окна базы данных или быть связаны с каким-либо событием, например, со щелчком по кнопке или открытием формы. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач, например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет.
Макрос является удобным средством выполнения простых задач, таких как открытие и закрытие форм, вывод на экран и скрытие панелей инструментов или запуск отчетов, выход из Access и др. Таким образом, макросы упрощают работу пользователя с базой данных.
Действия, связывающие различные объекты базы данных, выполняются легко и просто, поскольку не требуют запоминания правил синтаксиса. Все аргументы для каждой макрокоманды отображаются в нижней половине окна макроса.
Макросу присваивается заданное пользователем имя. Если макрос имеет стандартное имя Autoexec, то такой макрос выполняется автоматически сразу после загрузки Access.
Процедура создания макроса в основном состоит в выборе макрокоманд и определении их параметров. Макрос может состоять из одной или нескольких макрокоманд, для которых можно определить условие. Если условие выполняется, то выполняется и сама команда, в противном случае макрокоманда пропускается и выполняется переход к следующей макрокоманде. Применение макрокоманд с условием позволяет создавать макросы с гибкой структурой.
Макросы создаются в специальном окне конструктора макросов (рис. 8.4). Макрокоманды записываются в строки первого столбца таблицы. Второй столбец служит для записи примечаний. Примечания не обязательны, поскольку они только комментируют применяемую макрокоманду. Нижняя часть окна конструктора макросов используется для определения аргументов (параметров) макрокоманд.
Рис. 8.4 Вид окна конструктора макросов
Если щелкнуть мышью по ячейке первого столбца макроса, то раскроется список возможных макрокоманд, из которого следует выбрать нужную макрокоманду. В таблицу с перечнем макрокоманд могут быть добавлены еще два столбца - для ввода имен макросов и условий выполнения макрокоманд. Это делается с помощью кнопок инструментальной панели Имена макросов и Условия или соответствующих команд меню ВИД. Имя в столбце Имя макроса определяет каждый макрос. При запуске макроса в группе макросов, выполняется макрокоманда в столбце Макрокоманда, а также все следующие макрокоманды, в которых столбец Имя макроса пуст.
Чтобы быстро создать макрос, выполняющий действие над конкретным объектом базы данных, можно перетащить этот объект из окна базы данных в строку макрокоманды окна макроса. Например, можно создать макрос, открывающий форму, путем перетаскивания формы в строку макрокоманды. Чтобы расположить окно макроса и окно базы данных на экране рядом, следует выполнить команду ОКНО/Слева направои в окне базы данных выбрать нужный тип объекта в списке «Объекты», щелкнуть объект и перетащить его в строку макрокоманды. Перетаскивание макроса или сохраненной процедуры добавляет макрокоманду для запуска макроса или процедуры, а перетаскивание объектов базы данных других типов добавляет макрокоманду для открытия объекта.
При создании формы в нее можно поместить кнопку запуска макроса. Это можно сделать буксировкой имени макроса из окна базы данных непосредственно в окно конструктора формы.
Имеющиеся в Access макрокоманды можно классифицировать по назначению следующим образом:
· макрокоманды перемещения по данным: Следующая Запись (Find Next), Найти Запись (Find Record), К Элементу Управления (Go To Control), На Страницу (Go To Page), На Запись (Go To Record) и отбору данных Применить фильтр (Apply Filter);
· выполнение макроса, процедуры или запроса: Открыть Запрос (Open Query), Запуск Программы (Run Code), Запуск макроса (Run Macro), Запуск Запроса SQL(Run SQL), Запуск Приложения (Run App);
· прерывание выполнения: Отменить Событие (Cancel Event), Выход (Quit), Остановить Все Макросы (Stop All Macros), Остановить макрос (Stop Macro);
· макрокоманды экспорта – импорта: передача объектов Microsoft Access в другие приложения - Ввести В Формате (Output To) и Отправить Объект (Send Object); преобразование данных между Microsoft Access и другими форматами данных – Преобразовать в Базу (Transfer Spreadsheet), Преобразовать текст (Transfer Text);
· макрокоманды работы с объектами: Копировать Объект (Copy Object), Переименовать (Rename), Сохранить (Save), Удалить Объект (Delete Object), Развернуть (Maximize), Свернуть (Minimize), Сдвиг Размер (Move Size), Восстановить (Restore), Закрыть (Close), Открыть Форму (Open Form), Открыть модуль (Open Module), Открыть Запрос (Open Query), Открыть Отчет (Open Report), Открыть Таблицу (Open Table), Печать (Print Out), Выделить Объект (Select Object), Задать Значение (Set Value), Обновить Объект (Repaint Object), Обновление (Require), Показать все Записи (Show All Records);
· прочие макрокоманды: Добавить Меню (Add Menu), Задать Команду Меню (Set Menu Item), Вывод На Экран (Echo), Песочные Часы (Hour Glass), Сообщение (Msg Box), Установить Сообщения (Set Warnings).
Макрокоманды выполняются в порядке их расположения в бланке. Однако Access позволяет задать условие выполнения определенных макрокоманд. Условие задается в столбце «Условие» (для вывода столбца следует выполнить команду ВИД/Условие) и представляет собой условное выражение. Условное выражение можно ввести с клавиатуры или задать с помощью построителя выражений.
При запуске макроса проверяется значение каждого условного выражения. Если это выражение истинно, выполняется макрокоманда, находящаяся в той же строке и все следующие макрокоманды, у которых в ячейках столбца «Условие» содержится многоточие (...). Если условное выражение ложно, Access проигнорирует эти макрокоманды и перейдет к ближайшей строке, в которой содержится новое условие или ячейка условий является пустой.
Access позволяет объединять группу родственных макросов в один макрос. В этом случае макет макроса (окно макроса в режиме конструктора) должен содержать столбец «Имя макроса». Чтобы его вывести, нужно выполнить команду ВИД/Имена макросов.
Для запуска макроса из группы макросов следует указать: Имя Группы макросов.Имя Макроса.
Пример макроса для создания экзаменационной ведомости, использующего соответствующий запрос, приведен на рис. 8.5.
Рис.8.5. Пример макроса для создания экзаменационных ведомостей
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ.. 1
ГЛАВА 1. ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ О БАЗАХ ДАННЫХ.. 2
Основные понятия. 2
Архитектура файл-сервер. 3
Архитектура клиент-сервер. 3
Модели данных. 3
Реляционная модель базы данных. 5
ГЛАВА 2. ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ О СУБД ACCESS. 7
Назначение и условие применения СУБД Access. 7
Основные объекты БД Access. 9
Спецификация СУБД Access 2000. 10
Основные технологические этапы работы с СУБД.. 10
ГЛАВА 3. ТАБЛИЦЫ... 12
Структура таблиц. 12
Индексирование таблиц. 14
Создание таблиц. 14
Определение имен полей, их типов и описаний. 15
Определение свойств полей. 16
Форматы данных типа Текстовый и Мемо. 17
Форматы данных для числовых полей. 17
Форматы данных для полей даты/времени. 18
Формат данных логического типа. 19
Определение ключевого поля. 20
Установка связей между таблицами. 21
Ввод данных в таблицы и их редактирование. 22
Настройка отображения записей в режиме таблицы.. 23
Сортировка записей. 23
Фильтрация записей. 24
ГЛАВА 4. ЗАПРОСЫ... 25
Запрос на выборку. 26
Простой запрос на выборку. 27
Перекрестный запрос. 27
Запрос с параметром.. 28
Запрос с итогами. 29
Запрос с вычисляемым полем.. 30
Правила создания вычисляемого поля. 31
Имена объектов. 32
Элементы выражений. 32
Использование стандартных функций в выражениях. 33
Условия отбора записей в запросах. 34
Запросы-действия. 34
Запрос на добавление. 35
Запрос на обновление. 35
Запрос на удаление. 36
Запрос на создание таблицы.. 37
ГЛАВА 5. ФОРМЫ... 38
Виды форм.. 38
Конструирование форм.. 39
Структура формы.. 40
Свойства формы.. 41
Элементы управления формой. 42
ГЛАВА 6. ОТЧЕТЫ... 46
Виды отчетов. 46
Структура отчета. 46
Конструирование отчета. 48
Создание простых отчетов. 48
Создание отчетов с группировкой и подведением итогов мастером отчетов. 49
Создание отчетов с группировкой и подведением итогов в режиме конструктора. 50
ГЛАВА 7. СТРАНИЦЫ ДОСТУПА К ДАННЫМ... 53
Основные сведения о страницах доступа к данным.. 53
Использование страниц доступа к данным в Интернете. 55
Структура страницы доступа к данным.. 55
Поиск данных на странице доступа с помощью фильтра. 56
Конструирование страниц доступа к данным.. 56
ГЛАВА 8. АВТОМАТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ БАЗОЙ ДАННЫХ.. 58
Основные средства автоматизации. 58
Макросы Access и их конструирование. 60
СОДЕРЖАНИЕ.. 64
Базы данных являются одним из основных компонентов современных информационных систем. Информационная система –это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации.
Цель любой информационной системы – обработка информации конкретной предметной области.
Под предметной областью понимается совокупность связанных между собой функций, задач управления, с помощью которых достигается выполнение поставленной цели.
В широком смысле база данных – это совокупность сведений об объектах предметной области. Информация в базе данных должна храниться в упорядоченном виде, т.е. данные должны быть структурированы. Структурирование это введение соглашений о способах представления данных.
База данных (БД) – это поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области.
Особенностями такой совокупности данных являются:
- достаточно большие объемы информации;
- максимально возможная компактность хранения данных;
- возможность извлечения из базы данных разнообразной информации в определенной предметной области;
- удобные для пользователя вид и форма извлекаемой информации;
- высокая скорость доступа к данным;
- надежность хранения информации и возможность предоставления санкционированного доступа к данным для отдельных пользователей;
- удобство и простота конструирования пользователем запросов, форм и отчетов для выборки данных.
Создание базы данных, ее поддержка и обеспечение доступа пользователей к ней осуществляется с помощью специального программного инструмента – системы управления базами данных.
Система управления базами данных (СУБД) – это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержки их в актуальном состоянии и организации поиска информации в них.
По технологии обработки базы данных делятся на централизованные и распределенные.
Централизованная база данных хранится в памяти одной машины.
Распределенная база данных состоит из нескольких частей, хранимых на нескольких машинах вычислительной сети. Работа с такой базой осуществляется с помощью системы управления распределенной базой данных - СУРБД.
Централизованные базы данных по способу доступа делятся на
- базы данных с локальным доступом (данные и процедуры обработки хранятся на одной машине);
- базы данных с удаленным (сетевым) доступом. СУБД с удаленным доступом могут быть построены с использованием архитектур Файл-сервер и Клиент-сервер.
На рис. 3.1 представлено окно Access с видом таблицы в режиме конструктора. Окно состоит из двух частей. В верхней половине окна размещается список полей таблицы, в нижней половине - свойства выделенного в верхней половине поля. Список полей содержит имена полей, их типы и описание.
