Порядок проведения экспертизы ценности документов в организации
ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ
Дела с исполненными документами хранятся в структурных подразделениях и в службе документационного обеспечения организации до момента их передачи в архив организации.
Перед сдачей дел в архив проводится экспертиза их ценности. Экспертиза ценности документов организации проводится постоянно действующей экспертной комиссией (ЭК), которая создается приказом руководителя организации. Председателем ЭК назначается один из руководящих работников. Решения ЭК принимаются большинством голосов. Заседания ЭК протоколируются, протоколы утверждаются руководителем организации. В своей работе ЭК организации руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, требованиями ГСДОУ, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, другими нормативными документами.
Экспертная комиссия организации изучает документы с целью их отбора для хранения в архиве или уничтожения, если срок хранения документов истек.
В организациях экспертиза ценности проводится при составлении номенклатур дел, когда заранее определяется срок хранения документов; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению.
Дела, которые сдаются для хранения в архив, должны быть правильно оформлены.
Дела временного (свыше 10 лет), постоянного сроков хранения и по личному составу подлежат полному оформлению в соответствии с требованиями ГСДОУ и Основными правилами работы ведомственных архивов.
Перед сдачей дел в архив производятся следующие виды работ:
Подготовка дел к сдаче их в архив производится в конце следующего года после завершения их делопроизводством.
Срок хранения управленческих документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания документов делопроизводством.
Документы в деле располагают в хронологической последовательности (с января по декабрь делопроизводственного года).
Документы в деле нумеруются. Валовая нумерация листов обеспечивает сохранность и порядок расположения документов. Нумеруются все листы дела, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи. Нумерацию производят арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором.
Сложенные листы разворачивают и нумеруют в правом верхнем углу. Некоторые документы (чертежи, фотографии и т.п.) нумеруются на оборотной стороне в верхнем левом углу. Конверты с вложенными документами нумеруются раздельно.
Составляется заверительная надпись дела. Она составляется на отдельном листе-заверителе дела по установленной форме. В заверительной надписи дела указывается количество пронумерованных листов дела (цифрами и прописью). Если имеется внутренняя опись, то отдельно указывают количество листов внутренней описи.
Составляется внутренняя опись документов дела. Для некоторых видов дел с ценными документами составляется на отдельном листе по установленной форме внутренняя опись. Она содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывают (цифрами и прописью) количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Дело прошивается или переплетается в твердую обложку. Перед подшивкой (переплетом) документов из дела удаляются скрепки и другие металлические крепления. Текст документов в деле после прошивки должен свободно читаться.
Оформляется обложка дела. На ней указывают:
— наименование организации и ее непосредственная подчиненность;
— наименование структурного подразделения;
— регистрационный номер дела;
— номер дела по годовому разделу сводной описи дел;
— заголовок дела;
— аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
— дата дела (тома, части);
— количество листов в деле;
— срок хранения дела;
— архивный шифр дела.
При оформлении обложки дел наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчинена.
Заголовок дела на обложке должен соответствовать заголовку из номенклатуры дел организации. В некоторых случаях в заголовок вносятся дополнительные сведения и уточнения.
Датой дела является год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
На основании заверительной надписи дела указывается количество листов в деле.