1. Номинативный признак (по названию разновидности документов). Так формируются в дела распорядительные документы, некоторые виды справочно-информационных документов. Например, «Приказы директора по основной деятельности за 2003 г.».
2. Авторский признак (по названию автора документов дела). Например, «Протоколы педсоветов УПО за 2003г.».
3. Корреспондентский признак (по названию корреспондента). Например, «Переписка с АО «Вымпел» по вопросам реализации продукции в 2004 г.».
4. Предметно-вопросный признак (в дело группируются разные документы, относящиеся к решению одного вопроса). Например, «Учредительные документы фирмы (устав, договор учредителей, другие документы)».
5. Географический признак (документы разных корреспондентов группируются в дело по территориальной расположенности авторов). Например: «Переписка с итальянскими фирмами по вопросу поставки обуви в 2004г.».
С целью убыстрения поиска документы в деле располагаются в определенной последовательности:
— в хронологической последовательности (по датам создания или поступления документов) формируются в дела приказы, решения, служебные письма, телефонограммы и т.п.
— в порядке алфавита по фамилиям группируются в самостоятельные дела лицевые счета по зарплате, анкеты и т.п.
— по номерам в дела подшиваются накладные, квитанции, документы.
— в вопросно-логической последовательности подшиваются документы с приложениями, дата утверждения или составления которых может не совпадать с датой документа.
Основные правила формирования дел
При формировании дел соблюдаются следующие основные правила:
1. В дело помещают только исполненные документы. При этом документы должны быть правильно оформлены (иметь определенный набор реквизитов данной разновидности, отметку об исполнении или надпись «В дело»).
2. Формируют дело из документов одного календарного года. Например, номенклатуру дел организации составляют и утверждают в последнем квартале предыдущего года, но относится она к документам текущего года.
В организациях исключения могут составлять следующие дела:
— переходящие дела (дела не законченные в текущем году, переходящие на следующий год);
— личные дела (их формируют в течение всего периода работы какого-либо лица в данной организации).
3. Отдельно в дела группируются документы постоянного и временного сроков хранения.
4. В дело подшивают документы-подлинники в одном экземпляре. Если в дело подшивается копия документа, то она должна быть заверена по установленной форме. Исключения могут составлять черновики особо ценных документов.
5. Документы, относящиеся к решению одного вопроса, группируются в одно дело.
6. В дело помещают основные документы и приложения к ним. Приложения присоединяют к основным документам независимо от даты их утверждения или составления.
7. Документы, имеющие гриф ограничения доступа к документу, формируются в дела отдельно от остальных документов организации.
В дела не подшиваются документы, подлежащие возврату. Машинограммы помещаются в дела на общих основаниях.
В соответствии с этими правилами распорядительные документы организации группируются в дела по видам и хронологии.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются их приложениями и группируются вместе с распорядительными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Приказы по личному составу имеют различные сроки хранения. При большом объеме приказов по личному составу разрешается группировать отдельные приказы по личному составу в самостоятельные дела в соответствии с установленными сроками их хранения.
Переписка организации группируется, как правило, в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.
Объем дела не должен превышать 250 листов. Если документов в деле больше, дело делится на тома, которые имеют тот же заголовок.
Дело, в которое подшиваются документы организации, представляет собой твердую папку (скоросшиватель, папка-регистратор), на обложке которой указывается:
— название организации;
— название структурного подразделения;
— номер дела по номенклатуре дел;
— заголовки дела по номенклатуре дел;
— дата (указание года формирования дела);
— количество листов (сведения заполняются в конце календарного года);
— срок хранения документов ( в соответствии со ст. перечня).
