Организация работы с документами в организации включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, контроль исполнения документов, подготовку документов к передаче в ведомственный архив.
Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело.
Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.
В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления ГСДОУ установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.
Документы организаций можно разделить на три группы: входящие, исходящие и внутренние. Работа с документами каждой группы имеет свои особенности.
Входящие документы, т.е. документы, поступающие в организацию, проходят следующие этапы движения внутри организации:
— прием и первичная обработка;
— предварительное рассмотрение;
— регистрация;
— рассмотрение документов руководителем организации;
— доставка документов исполнителям;
— контроль исполнения;
— подшивка исполненного документа в дело.
В крупных организациях приемом и первичной обработкой корреспонденции занимается специальное структурное подразделение (экспедиция), в небольших корреспонденция доставляется секретарю руководителя организаций.
Перед вскрытием конверта необходимо проверить правильность доставки корреспонденции адресату и целостность упаковки документов. Не вскрывают конверты, адресованные в общественные организации с пометкой «лично».
После вскрытия конверта проверяют правильность адресования документа, наличие и количество приложений. При обнаружении недостачи вложений делают специальную отметку при регистрации документа, а о недостаче сообщают корреспонденту. Документы, поступившие не по назначению, следует немедленно переслать по правильному адресу, уведомив об этом отправителя.
После вскрытия корреспонденции конверты, как правило, уничтожают. В некоторых случаях (например, когда по конверту устанавливается адрес отправителя, дата отправки и получения документа, когда на конверте имеются служебные отметки и др.) их подшивают к документу.
Предварительное рассмотрение поступившей корреспонденции проводится работником службы документационного обеспечения управления или секретарем организации. При этом документы распределяются на:
— документы, подлежащие регистрации;
— нерегистрируемые документы;
— документы, направляемые на рассмотрение руководителю организации;
— документы, направляемые на исполнение без резолюции руководителя.
Документы передаются на рассмотрение руководителю организации в зависимости от из назначения и содержания. Обязательно передают на рассмотрение руководителю все документы правительственных и вышестоящих органов, документы, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства. Если при предварительном рассмотрении документа устанавливают, что к нему для принятия правильного решения необходимо подобрать дополнительный материал, то такой материал подбирается и передается руководителю организации вместе с основным документом.
Не передают на просмотр руководителю организации корреспонденцию, адресованную в структурные подразделения, конкретным исполнителям, документы, содержащие текущую информацию. Такие документы передаются руководителям структурных подразделений, конкретным исполнителям в соответствии с их функциями и компетенцией.
Такой предварительный отбор документов позволяет освободить руководителя организации от просмотра текущей корреспонденции, что особенно важно в современных условиях роста информационного потока.
Следующий этап обработки входящей корреспонденции — регистрация. Обычно она проводится в два этапа следующим образом: секретарь начинает регистрацию, затем передает документы на рассмотрение руководителю, а после резолюции руководителя заканчивает регистрацию, записывая в регистрационную форму текст резолюции (конкретное действие, которое необходимо произвести, фамилию исполнителя и срок исполнения). Некоторые организации регистрируют входящие документы после их рассмотрения должностным лицом.
После регистрации входящие документы передаются в структурные подразделения исполнителям. Обработка документов и передача их исполнителям должна осуществляться в день их поступления в организацию. В некоторых случаях исполнитель может быть ознакомлен с текстом документа до рассмотрения документа руководителем организации. Документы, которые будут исполняться несколькими структурными подразделениями или несколькими должностными лицами, передаются исполнителям поочередно или одновременно в копиях. Подлинник документа передают ответственному исполнителю. Принимают корреспонденцию и передают ее исполнителям обычно без расписки. Иногда (например, при передаче документов, связанных с конфликтной ситуацией, важных документов, взятых на контроль и т.п.) исполнитель расписывается при получении документа.
Документ должен быть исполнен в срок, указанный в резолюции руководителя или определенный видом документа. Исполненные документы подшиваются в дела.
