На следующих страницах трудовой книжки указываются сведения о работе. Начинают запись с наименования организации, написанного от руки или проставленного с помощью специального штампа. Затем заполняются графы таблицы:
графа № 1 — номер записи;
графа № 2 — дата (число, месяц, год начала действия приказа по личному составу);
графа № 3 — сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона);
графа № 4 — на основании чего внесена запись (документ, его дата и номер).
При приеме на работу в графе № 3 указывают само действие (ПРИНЯТ, ПРИНЯТА), наименование структурного подразделения, наименование должности (профессию, разряд). Например, «Принята на должность преподавателя профиля «Бухгалтерский учет».
В дальнейшем при любых изменениях (например, при повышении разряда, изменении названия должности и др.) это должно быть внесено в трудовую книжку работника.
При переводе работника на другую работу в трудовой книжке делают новую запись, где в графе № 3 указывают: само действие (ПЕРЕВЕДЕН, ПЕРЕВЕДЕНА), наименование структурного подразделения, наименование должности. Например, «Переведен на должность зам. директора»
При увольнении с работы, делая запись в трудовой книжке, необходимо указать причину увольнения и сделать ссылку на статью, пункт закона. Например, «Уволена по собственному желанию, ст. 80 ТК РФ».
Помимо перечисленных выше записей, в трудовые книжки работников вносятся на основании приказов по личному составу сведения о награждениях и поощрениях. При этом в графе соответствующего раздела указывают кем и за какие достижения был поощрен работник организации и вид поощрения.
Любая запись в трудовую книжку производится в соответствии с приказом по личному составу аккуратно, без помарок. Исправить ошибку можно следующим образом: в номере записи указать следующий порядковый номер, затем сделать запись: «запись за №___ считать недействительной». Все исправления в трудовой книжке заверяются подписью и печатью. Исправляются не только ошибочные записи, но изменения могут быть в фамилии, имени, отчестве работника. Они вносятся на основании паспорта, свидетельства о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии и т.д. на титульный лист трудовой книжки, а ссылки на документ (основание для изменений) на внутреннюю обложку книжки, где заверяются подписью и печатью.
Если предприятие изменило название, то делается запись отдельной строкой: «Акционерное общество закрытого типа «ЮГ» с 01.01.2005 переименовано в «Закрытое акционерное общество «ЮГ».
В случае заполнения всей трудовой книжки к ней подшивают вкладыш, на самой книжке делается надпись «Выдан вкладыш серия_____ № ____».
При утере трудовой книжки работнику выдается дубликат, при этом в правом верхнем углу титульного листа делают запись «Дубликат».
Трудовые книжки хранятся в отделе кадров организации, в сейфе. При необходимости работник может получить трудовую книжку на короткий срок под расписку.
При увольнении из организации администрация обязана в тот же день выдать работнику его трудовою книжку с записью об увольнении.
Последняя запись организации заверяется подписью руководителя или установленного должностного лица и печатью.