Кадровая документация играет важную роль в жизни любого человека, т.к. она является подтверждением прав гражданина на социальное обеспечение по старости или инвалидности и определяет трудовой стаж при начислении пенсии.
Такая документация ведется в учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации, Инструкцией по ведению трудовых книжек, другими нормативными актами. Персональную ответственность за правильное ведение документации несет руководитель организации, а при нарушении правил ведения, хранения и использования кадровой документации руководитель может быть оштрафован на сумму от 28 до 70 минимальных окладов.
В зависимости от вида организации, численности ее работников кадровыми вопросами ведает структурное подразделение (отдел кадров) или отдельное должностное лицо. В маленьких организациях (с небольшим штатом сотрудников) функцию кадрового работника обычно совмещает секретарь.
Для правильного ведения кадровой документации необходимо, помимо нормативно – методических документов по делопроизводству, иметь:
- Трудовой Кодекс РФ;
- Комментарий к Трудовому Кодексу РФ (с изменениями и дополнениями);
- Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях.
- Нормативно – методическая документация.
Кроме того, пооперационно работа с кадровыми документами хорошо расписана в «Межотраслевых укрупненных нормативах времени на работы по комплектованию и учету кадров».
В состав документации по личному составу входят различные виды документов: организационные (штатное расписание, (должностная инструкция, правила внутреннего распорядка и т.д.); распорядительные (приказы по личному составу); информационно-справочные (докладные и объяснительные записки, справки, акты и др.) и такие документы, как трудовые контракты, трудовые книжки, личные листки по учету кадров, учетные карточки (форма Т-2) и т.п.
Все эти документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять и соблюдать меры по обеспечению их сохранности.
Рассмотрим правила приема на работу, увольнения.
Прием на работупроизводится на основании заявления гражданина. Основанием может послужить и письменный трудовой договор (контракт).
Граждане, поступающие на работу, обязаны предъявить в организацию паспорт, трудовую книжку (военный билет, справку о последнем занятии), документы об образовании, профессии, ИНН (свидетельство о постановке на учет в налоговом органе), страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, в некоторых случаях и другие документы (например, медицинскую справку). Ими заполняются личные листки по учету кадров, составляется автобиография.
На основании заявления о приеме на работу издается приказ по личному составу. В тексте приказа обязательно должны быть указаны должность, наименование структурного подразделения, установленный размер оплаты труда, при необходимости и другие сведения. Если в тексте приказа не указана дата приема на работу, то действие приказа считается с момента его подписания.
После издания приказа оформляется личная карточка (форма Т-2) и делается запись в трудовой книжке.
В бухгалтерии организации на основании приказа заводится лицевой счет по зарплате, а в отделе кадров — личное дело работника.
Перевод работника на другую должностьосуществляют на основании заявления работника, а в некоторых случаях (при производственной необходимости временный перевод на другую должность может быть произведен на основании актов, докладных записок, справок, других документов).
Разработана унифицированная форма представления о переводе, которая включает в себя следующие реквизиты:
— наименование структурного подразделения;
— наименование вида документа;
— дату;
— регистрационный номер;
— место составления;
— адресат;
— заголовок к тексту;
— текст;
— подпись.
Представление о переводе, подготовленное руководителем структурного подразделения, адресуется на имя руководителя организации, а после его рассмотрения руководителем является основанием для издания приказа о переводе работника на другую должность.
В тексте приказа по личному составу при переводе работника на новую должность необходимо указать название должности, структурное подразделение, вид перевода, причину, перевода и размер оплаты труда. Текст приказа должен соответствовать требованиям ТК РФ. Копию приказа о переводе направляют в бухгалтерию для внесения изменений в расчет заработной платы.
После издания приказа необходимо сделать записи о переводе работника на другую должность в трудовую книжку, в личную карточку (ф. Т-2 и/или в личное дело (в «Дополнение к личному листку по учету кадров»).
Увольнение работников организации производится по желанию самого сотрудника, по инициативе организации или по другим причинам (см. статьи ТК РФ).
Основанием для издания приказа по личному составу являются заявление работника, истекший срок трудового контракта, докладные записки, акты, другие документы. В тексте приказа об увольнении обязательно указывается причина увольнения работника.
После издания приказа об увольнении работника производится запись в его личной карточке (ф. Т-2, в личном деле) и в трудовой книжке.
Кроме приказов о приеме, переводе, увольнении, отделом кадров издаются и другие виды приказов по личному составу: о командировании работников организации, о предоставлении отпусков, об изменении фамилии, имени, отчества, приказы о поощрении, другие приказы.