Текст _________________________________________________________
наименование должности расшифровка подписи
«Справка по личному составу»
Наименование организация Адресат
Справочные данные об
организации
СПРАВКА
00.00.00 № _________
Текст ____________________________________________________
Наименование должности Расшифровка подписи
ЗАО "ТЕАТР ЛУНЫ" Отдел учета и распределения
Адрес, телефон жилой площади
00.00.2002 №5
Одинцова Ольга Николаевна работает художником-постановщиком с окладом 5200 рублей.
Директор Подпись И.О. Фамилия
Главный бухгалтер Подпись И.О. Фамилия
М. П.
Справка о заработной плате работника.
Служебное письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом.
Без преувеличения можно сказать, что это один из самых распространенных видов служебных документов, ведь именно письма соединяют организацию-автора с другими учреждениями, организациями и предприятиями. Поэтому важно, с одной стороны, чтобы служебное письмо отвечало своему практическому назначению и имело юридическую силу, а с другой стороны, оно должно отвечать всем требованиям этики деловой переписки, т.к. часто именно письмо является первым связующим звеном между учреждениями, организациями и предприятиями.
Чтобы служебное письмо отвечало всем этим требованиям, оно должно быть правильно составлено и оформлено в соответствии с формуляром-образцом, принятым для данной разновидности документов. В состав служебного письма могут входить следующие реквизиты:
— Государственный герб Российской Федерации;
— герб субъекта Российской Федерации;
— эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
— код организации;
— код формы документа;
— наименование организации;
— справочные данные об организации;
- ОГРН, ИНН/КПП;
— дата;
— регистрационный номер документа;
— ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;
— адресат;
— заголовок к тексту;
— текст;
— отметка о наличии приложения;
— подпись;
— визы согласования документа;
— отметка об исполнителе;
— печать;
— отметка для автоматического поиска документа.
В конкретных письмах некоторые реквизиты могут отсутствовать.
Автором служебного письма является учреждение, организация, предприятие, от имени которого посылается письмо. Иногда в качестве автора служебного письма может выступать и отдельное должностное лицо, имеющее собственный должностной бланк.
Реквизиты, входящие в понятие «автор служебного письма», указываются на бланке. Бланк служебного письма печатается на бумаге формата А-4 и А-5 типографским способом, он может проставляться каучуковым штампом, воспроизводиться с помощью ПЭВМ непосредственно при оформлении служебного письма. Бланк может иметь продольное и угловое расположение реквизитов.
Бланк служебного письма может иметь следующие реквизиты:
— Государственный герб Российской Федерации;
— герб субъекта Российской Федерации; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
— наименование вышестоящей организации;
— наименование организации (полное и сокращенное);
— справочные данные об организации.
Изображение герба присутствует не на всех бланках служебных писем. Например, изображение герба Российской Федерации предусматривается на бланках служебных писем органов государственной власти РФ, министерств и ведомств.
Наименование вышестоящей организации указывается на бланке в строгом соответствии с названиями, установленными правовыми актами.
На практике на бланках служебных писем различных учреждений, организаций и предприятий мы можем иногда не увидеть изображение герба или эмблемы, а иногда и названия вышестоящей организации, но обязательно на каждом бланке присутствуют наименование организации и справочные данные об авторе служебного письма. При этом следует учитывать, что полное и сокращенное наименование автора должно точно соответствовать наименованию, закрепленному за организацией в Уставе. Полное наименование организации пишется в именительном падеже, а сокращенное — под полным и на отдельной строке. Если автором служебного письма является должностное лицо, то наименование должностного лица помещается после названия организации.
Кроме реквизитов, входящих в понятие «автор служебного письма» на бланке указываются места для проставления даты, индекса письма и ссылки на индекс и дату входящего документа.
Реквизиты служебных писем оформляются по общим правилам оформления реквизитов служебных документов. Отдельно необходимо остановиться на требованиях, предъявляемых к тексту служебного письма.
Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу. Оно должно быть:
1. Кратким. Размер письма не должен превышать одной машинописной страницы, при необходимости разрешено увеличение объема служебного письма до пяти машинописных страниц.
Если текст служебного письма не превышает 5-7 строк, то можно использовать бланк формата А-5. Текст письма в этом случае печатают через один межстрочный интервал, а расстояние между абзацами удваивается.
2. Полным. Несмотря на краткость служебного письма, вопрос, рассматриваемый в нем, должен быть освещен полностью, чтобы исключить дополнительную переписку, запросы по телефону, факсу и т.п.
3. Точным и объективным. Служебные письма должны содержать только достоверную информацию, исключающую двоякое, 'неопределенное или многозначное толкование.
4. Корректным по форме. При составлении текста служебного письма необходимо правильно подбирать слова и выражения. Тон изложения должен быть нейтральным. Текст письма должен показывать уважительное отношение автора к деловому партнеру.
Текст служебных писем в большинстве случаев состоит из двух частей. В первой части (вступление) формулируется тема письма, дается описание событий, явлений, послуживших основанием для составления письма. Если во вступлении указывается ссылка на какой-либо документ, послуживший основанием для составления письма, то обязательно указывают его реквизиты: название документа, название автора, дату, регистрационный номер, заголовок. Например: «Ссылаясь на Ваше письмо от 00.00.00 № ...».
Во второй части письма (заключение) указываются выводы, предложения, просьба, гарантия и т.п. Если содержание письма не нуждается в пояснении, то оно может состоять только из заключения.
В практике служебной переписки встречаются и письма, состоящие из трех частей: вступления, основной части и заключения. Такие письма обычно посвящены вопросам, требующим всестороннего анализа проблемы.
Существуют различные классификации служебных писем. Можно добавить, что каждое учреждение, организация и предприятие подразделяет свою переписку по различным признакам при оформлении документов в дела.
В основном письма разделяют на входящие (поступающие в учреждение) и исходящие (отправляемые учреждением), что определяет форму их обработки, и на письма, требующие ответа (просьба, предложение, претензия и т.п.) и письма, не требующие ответа (напоминание, информационное, циркулярное и т.п.).
Одна из особенностей деловой переписки состоит в том, что каждому виду служебного письма присущи определенные стандартизированные языковые обороты.
Письмо-просьба выражает просьбу о выполнении какого-либо действия и обычно имеет в своем тексте следующие речевые обороты: «В связи с ... просим подтвердить...», «Прошу сообщить...», «Дирекция... просит...», «Дирекция и профсоюзная организация просят...» и т.п.
Письмо-ответ содержит ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос. Важно помнить, что ни один из пунктов письма-запроса не должен оставаться без ответа. В этом виде письма используются самые разные языковые обороты: «Сообщаем Вам, что...», «Подтверждаем полученные...», «К сожалению Ваша просьба не может быть удовлетворена...»и т.д. Но каждое письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату входящего письма (На №__ от 00.00.00).
Сопроводительное письмо подтверждает факт отправки адресату каких-либо документов или других материальных ценностей: «Направляем Вам...», «Высылаем запрошенные Вами...», «Направляем подписанный с нашей стороны договор...». Обычно в сопроводительных письмах указывается с какой целью был направлен материал, что необходимо с ним сделать и в какие сроки. Такие виды писем обязательно имеют отметку о наличии приложения. Например:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
или
Приложение: 1. Справка о подготовке УПО к новому учебному году на 5 л. в 1 экз.
2. Список школ на 3 л. в 1 экз.
Гарантийное письмо подтверждает определенные обязательства, обещания учреждения, организации, предприятия. Может подтверждаться гарантия оплаты за выполненную работу, оплаты покупаемого товара, сроки и качество выполнения работы, поставки товаров и др. В этом виде писем языковые формулы выступают как важные части текста письма, подтверждающие его юридическую силу: «Оплату гарантируем. Наш расчетный счет...», «Качество продукции наша фирма гарантирует», «Гарантируем качественное выполнение работ в срок...». Такие письма подписываются не только руководителем предприятия, но и главным бухгалтером. Кроме того, они заверяются печатью.
Письмо-извещение содержит какое-либо сообщение. Обычно такие письма начинаются со слов: «Сообщаем Вам о... «, «Извещаем Вас, что...», «Ставим Вас в известность...».
Письмо-напоминание — это письмо, сообщающее повторно определенную информацию адресату. В письмах-напоминаниях могут быть указаны меры, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевые слова письма-напоминания: «Напоминаем Вам, что...», «Вторично сообщаем...».
Письмо-подтверждение подтверждает факт получения каких-либо материалов или документов, иногда телефонного разговора. В таком письме можно также извиниться за задержку письма с конкретным ответом, указать причины, сообщить срок окончательного письма-ответа. Начинают письма-подтверждения словами «Подтверждаем получение...», а заканчивают словами благодарности, иногда письма-подтверждения заканчиваются просьбой, замечаниями или предложениями.
Циркулярные письма — это письма одного и того же содержания информационного характера, посылаемые из вышестоящей организации в подчиненные. Они могут иметь такие языковые обороты: «В целях...», «В соответствии с...», «Во исполнение...». По своему назначению встречаются и другие виды писем: коммерческие, рекламные, письма-приглашения, инструкционные и т.д. Все они различаются только содержанием, но одинаковы по оформлению.
В учреждениях, организациях, предприятиях с большим документооборотом часто используются трафаретные письма. Текст таких писем отпечатан типографским способом, но в нем оставлены свободные строки для заполнения их информацией, зависящей от конкретной ситуации.
Применение таких писем значительно сокращает время на составление документа и повышает его качество, т.к. употребление слов и выражений в трафаретных письмах тщательно проверено.
Некоторые организации создают образцы типовых текстов служебных документов, в т.ч. и служебных писем. На основе стереотипного текста исполнители составляют конкретные служебные письма аналогичного содержания. При этом они используют основные конструкции и формулировки письма-образца, что также облегчает работу по составлению документа.
