Обычно разработчик базы данных создает структуру таблиц и запросов, но заполнением таблиц информацией он не занимается. Для этого есть другая категория исполнителей – пользователи. Для упрощения их труда разработчик базы может подготовить специальные объекты — формы. Форма представляет собой некий электронный бланк, в котором имеются поля для ввода данных. Пользователь вводит данные в эти поля, и данные автоматически заносятся в таблицы базы.
Данные в таблицу можно вносить и без помощи каких-либо форм, но существуют по крайней мере четыре причины, которые делают формы незаменимым средством ввода данных в базу.
Во-первых, малоквалифицированному персоналу нельзя предоставлять доступ к таблицам (самому ценному из того, что есть в базе). Представьте, что будет, если новичок "наведет порядок" в таблице банка, хранящей расчетные счета клиентов.
Во-вторых, разные люди могут иметь разные права доступа к информации, хранящейся в таблицах. Например, один имеет право вводить только имена и адреса клиентов, другой — только номера их расчетных счетов, а третий — только денежные суммы, хранящиеся на этих счетах. Сговор между этими людьми должен быть исключен. Для ввода данных им предоставляют разные формы, хотя данные из форм могут поступать в одну таблицу.
В-третьих, ввод данных в таблицу — чрезвычайно утомительное занятие. Уже после нескольких часов работы люди делают ошибки. Ввод данных в форму проще. Здесь многое можно автоматизировать. К тому же элементы управления форм настраивают таким образом, чтобы при вводе данных выполнялась их первичная проверка.
И наконец, в-четвертых, надо вспомнить, откуда берется информация для баз данных. Как правило, ее берут из бумажных бланков (анкет, заявлений, накладных, счетов, описей, ведомостей, справок и т. п.). Экранные формы можно сделать точной копией бумажных бланков, с которых происходит ввод данных. Благодаря этому во много раз уменьшается количество ошибок при вводе и значительно снижается утомляемость персонала.
С одной стороны, формы позволяют пользователям вводить данные в таблицы базы данных без непосредственного доступа к самим таблицам. С другой стороны, они позволяют выводить результаты работы запросов не в виде скупых результирующих таблиц, а в виде красиво оформленных форм. В связи с таким разделением существует два вида формирования структуры форм: на основе таблицы и на основе запроса, хотя возможен и комбинированный подход.
В отличие от таблиц, которые мы формировали вручную, формы удобнее готовить с помощью средств автоматизации. Полностью автоматическими являются средства, называемые автоформами.
Существует три вида автоформ: "в столбец", ленточные и табличные.
Автоформа "в столбец" отображает все поля одной записи — она удобна для ввода и редактирования данных. Ленточная автоформа отображает одновременно группу записей — ее удобно использовать для оформления вывода данных. Табличная автоформа по внешнему виду ничем не отличается от таблицы, на которой она основана.
Для создания автоформы следует открыть панель Формы в диалоговом окне База данных и воспользоваться командной кнопкой Создать. В открывшемся диалоговом окне Новая форма выбирают в качестве источника данных для формы какую-либо таблицу или запрос, после чего создают автоформу двойным щелчком в списке выбора вида автоформы (табличная, ленточная или в столбец) либо щелчком на кнопке ОК после выбора вида автоформы. Автоформа формируется автоматически и немедленно готова к работе, то есть к вводу или отображению данных.
Автоматизированные средства для создания форм предоставляет Мастер форм — специальное программное средство, создающее структуру формы в режиме диалога с разработчиком. Мастер форм можно запустить из окна База данных щелчком на значке Мастер форм на панели Новаяформа закладкиФормы.
С помощью Мастера форма создается всего в четыре этапа:
• выбор полей, данные для которых можно будет вводить в форме;
• выбор внешнего вида формы (один из четырех);
• выбор стиля оформления формы (один из десяти фоновых рисунков);
• задание имени формы и сохранение формы.
Все эти пункты достаточно хорошо объяснены в Мастере и не требуют никаких пояснений.
Структура формы. Форма имеет три основных раздела: область заголовка, область данных и область примечания. Линии, разделяющие разделы, перетаскиваются по вертикали с помощью мыши — это позволяет изменять размеры разделов так, как требуется.
Разделы заголовка и примечания имеют чисто оформительское назначение — их содержимое напрямую не связано с таблицей или запросом, на котором основана форма.
Раздел данных имеет содержательное значение — в нем представлены элементы управления, с помощью которых выполняется отображение данных или их ввод. Разработчик формы может разместить здесь дополнительные элементы управления для автоматизации ввода данных (переключатели, флажки, списки и другие, типичные для приложений Windows).
Редактирование форм состоит в создании новых или изменении имеющихся элементов управления, а также в изменении их взаимного расположения.
При рассмотрении приемов создания новых элементов управления воспользуемся тем фактом, что Мастер, создавший форму, не заполнил ее раздел заголовка.
1. Перетащив вниз разделительную границу между заголовком и областью данных, мы можем освободить вверху достаточно места для создания крупной надписи.
2. На панели элементов существует специальный элемент управления для создания заголовков, который называется Надпись.
3. Щелкнув на нем, а потом на форме, мы получаем текстовую рамку, в которую можно вводить произвольный текст. При вводе текста не надо заботиться о его форматировании. Неважно, как он выглядит и где расположен. Закончив ввод, надо нажать клавишу ENTER, после чего можно приступать к оформлению текста.
4. Для форматирования элемента управления его надо сначала выделить. Для этого служит инструмент Выбор объектов.
5. При выделении элемента управления вокруг него образуется рамка с восемью маркерами (по углам и по центрам сторон рамки). Рамку можно растягивать или сжимать методом перетаскивания границ. При наведении на маркер указатель мыши меняет форму, принимая изображение открытой ладони. В этот момент рамку можно перемещать.
6. Особую роль играет левый верхний маркер рамки. При наведении на него указатель мыши принимает форму указательного пальца. О роли этого маркера мы расскажем чуть позже.
7. Когда объект выделен, можно изменять параметры шрифта, метод выравнивания текста и другие элементы форматирования. Это выполняют обычными средствами форматирования, доступными через соответствующую панель инструментов Access.
8. Если щелкнуть на выделенном элементе правой кнопкой мыши, откроется его контекстное меню, в котором имеются дополнительные возможности изменения оформления.
