Бланк конкретного вида документавключает реквизиты:
- герб или эмблема организации;
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- место составления или издания документа;
- дата и номер документа. Например:
Москва
от «____» ___________200__г. №_______________
Бланки могут иметь как продольное, так и угловое расположение реквизитов.
При продольном расположении реквизиты на бланке документа располагаются по центру вдоль верхней части листа.
Вариант бланка с угловым расположением реквизитов является наиболее удобным и экономичным по использованию площади листа. Такое размещение является наиболее рациональным для писем, т.к. правый верхний угол письма используется для указания адреса получателя. Угловое расположение реквизитов предпочтительнее также для тех видов документов, которые требуют утверждения, резолюции, т.к. эти реквизиты тоже располагаются в правом верхнем углу.
Бланки документов должны иметь поля: левое и нижнее – 20 мм, верхнее – 20 мм, правое – 10 мм.
Текст документов печатается через 1,5 межстрочных интервала. Расстояние между отдельными реквизитами 1,5 – 3 межстрочных интервала. Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через 1 интервал.
Если документ составляется с помощью компьютера, то следует учесть, что шрифт, которым печатается текст, должен быть максимально приближен по форме и размеру к шрифту пишущей машинки.
Если документ имеет более одной страницы, то, начиная со второй, страницы нумеруются арабскими цифрами без точек и тире. Номер страницы проставляется в центре верхнего поля страницы.
Государственный герб Российской Федерации в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации воспроизводится на бланках высших органов власти, министерств и ведомств, учреждений, входящих в их систему, а также суда, прокуратуры, арбитража и др.
Бланки организаций с изображением Государственного герба РФ являются полиграфической продукцией, подлежащей учету. Такие бланки изготавливаются по заказам органов государственной власти и иных государственных органов. Их изготовлением имеют право заниматься только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, получившие лицензии на соответствующий вид деятельности и имеющие сертификат о наличии необходимых технических и технологических возможностей для выпуска такого рода продукции.
Гербовые бланки подлежат учету раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (на карточке или в журнале). На каждом бланке типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров.
При регистрации в журнале или на карточке используются следующие реквизиты:
при поступлении бланков:
- наименование вида гербового бланка;
- дата поступления;
- номер сопроводительного документа;
- наименование организации, изготовившей гербовые бланки;
- количество экземпляров;
- серия и номера гербовых бланков;
при выдаче бланков:
- наименование вида гербового бланка;
- количество экземпляров;
- серия и номера гербовых бланков;
- наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя бланков;
- расписка в получении;
- примечание (отметка об уничтожении и т.д.).
Тиражирование документов на гербовом бланке средствами оперативной полиграфии организации допускается при условии заверения каждой копии документа печатью организации, если эти документы предназначены для рассылки.
