Составляющие делопроизводства

Система документации на государственной службе и в организации

Совокупность различных видов и разновидностей документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единым требованиям к оформлению, составля­ет систему документации.

В управленческой деятельности и делопроизводстве органов уп­равления используются различные системы документации:

- организационно-распорядительная;

- плановая;

- отчетная;

- финансовая;

- документация по материально-техническому обеспечению;

- договорная;

- документация по документационному и информационному обеспечению деятельности организации и т.д.

Документы, составляющие ту или иную систему документации, в комплексе обеспечивают документирование определенной управлен­ческой функции или вида деятельности.

Важнейшее место в делопроизводстве и управленческой деятель­ности властных структур занимает система организационно-распоря­дительной документации (ОРД). Она включает в себя пять основных групп документов:

- организационная документация (положения, уставы, инструк­ции, правила, определяющие статус учреждения, организации, его структурные звенья и порядок их работы);

-распорядительная документация (постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности, указания, характеризующие де­ятельность учреждения);

- справочно-информационная документация (письма, телеграм­мы, докладные записки, сводки, запросы, справки и т.д.);

- документация по личному составу (приказы по личному соста­ву, личные дела и карточки, приказы о переводе, характеристики, удостоверения и т.д.);

- документация по предложениям, заявлениям и жалобам граж­дан и коллективов.

Организационно-распорядительные документы фиксируют реше­ния административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельно­сти федеральных органов государственной власти, органов государ­ственной власти субъектов Российской Федерации, предприятий, организаций и их объединений.

1. Документирование управленческой деятельности органи­заций и учреждений.

2. Организация документооборота учреждения, хранения документов и их исполь­зования в текущей работе органа управления.

3. Обеспечение сохранности, учета, оформления, классификации документов, формирование и оформ­ление дел в делопроизводстве, их передачу в архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами.