Документы являются важнейшим носителем информации во многих областях деятельности человека, прежде всего в производственной. Они используются при анализе хозяйственной деятельности предприятия, давая возможность сделать объективные выводы о результатах работы, при планировании и финансировании работ. Документы имеют важное значение в обеспечении собственности, при возникновении споров или предъявлении претензий и исков.
Одним из основных требований, предъявляемых к документам, является соответствие их правовым нормам и требованиям, возможность использовать их как решающее доказательство достоверности каких-либо фактов. Свойство документа быть подлинным доказательством фактов, действий, событий называют юридической силой.Юридическая сила — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Чтобы документ имел юридическую силу, в нем должно быть указано наименование организации или должностного лица — автора документа.Текст документа должен не противоречить нормативно-правовым актам России, например, Трудовому кодексу РФ и содержать достоверную информацию, соответствующую действительности.
Не менее важными являются требования к установленному порядку оформления документа. Отсутствие или неправильное оформление реквизитов может привести к тому, что документ не будет иметь юридической значимости. Так, например, отсутствие подписи или даты делают документ недействительным. Вместе с тем, если в письме не будет заголовка или не указан исполнитель, это вызовет трудности в работе письмом, но не повлияет на его юридическую силу.
К юридически значимым относятся следующие реквизиты:
- наименование организации;
- подпись;
- дата документа;
- печать;
- гриф утверждения документа;
- регистрационный номер документа.
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ — запись информации на различных носителях по установленным правилам.
ДОКУМЕНТ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
ДОКУМЕНТООБОРОТ - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ - вид официального письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности государственных органов власти, учреждений, организаций, их подразделений и должностных лиц.
РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА - (лат. requisitum - требуемое, необходимое) обязательный элемент официального документа.
ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ - совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.
БЛАНК ДОКУМЕНТА - стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено определенное место для переменной.