Создание Списка и Поля со списком.

Совет: Чтобы создаваемая форма использовала значения из нескольких таблиц, она должна быть основана на запросе.

Форма будет открыта в режиме конструктора (Режим конструктора). Окно, в котором отображается макет следующих объектов базы данных: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и страницы доступа к данным. В режиме конструктора пользователь создает новые объекты базы данных или изменяет макеты существующих..

Примечания

Можно воспользоваться мастером баз данных для создания всех необходимых таблиц, форм и отчетов для базы данных выбранного типа — это простейший способ начального создания базы данных. Мастер предлагает ограниченный набор параметров для настройки базы данных.

При запуске программы Microsoft Access (Office 98) открывается диалоговое окно создания новой БД или открытия существующей. Выбор осуществляется щелчком мыши на соответствующем выключателе. При создании новой БД следует присвоить файлу базы имя и сохранить в выбранной папке. В Office более поздних версий для вызова диалогового окна создания базы используйте команду Создать из меню Файл или соответствующую кнопку на панели инструментов Стандартная.

Система управления базами данных (СУБД) – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих ввод, изменение, выборку и отображение данных. В отличие от других СУБД, файл базы данных Access может содержать не только объекты данных (таблицы и запросы), но и объекты приложения (формы, отчеты), макросы и модули, написанные на языке Visual Basic.

Нормализация ЗА и ПРОТИВ

Третья нормальная форма

Вторая нормальная форма

НФ требует, чтобы каждое поле таблицы было простым (неделимым) и не содержало повторяющихся групп (поля, содержащие одинаковые по смыслу значения – инженер, бухгалтер, экономист: профессия). При этом каждый Ио должен содержать уникальный идентификатор – первичный ключ таблицы.

Первая нормальная форма

Нормализация таблиц при проектировании БД

При проектировании ИЛМ новой БД определяют сущности (объекты, явления) предметной области, которые должны найти свое отражение в БД.

Процесс создания БД в немалой степени зависит от опыта и интуиции разработчика, т. е. является творческим, но некоторые его моменты можно формализовать: например, процесс нормализации, который имеет своей целью устранение избыточности данных и заключается в приведении к третьей нормальной форме (3НФ).

2НФ требует, чтобы все описательные (неключевые) поля таблицы функционально полно зависели от первичного ключа, т. е. чтобы первичный ключ однозначно определял запись и не был избыточен.

3НФ требует, чтобы в таблице не имелось транзитивных зависимостей между описательными (неключевыми) полями, т. е. чтобы значение любого поля, не входящего в первичный ключ, не зависело от значения другого поля, также не входящего в первичный ключ.

На практике не всегда возможно получить идеально нормализованную БД. Часто к этому и не стремятся.

Нормализация таблиц БД призвана устранить из них избыточную информацию. Однако у нормализованной БД есть недостатки:

1. Чем шире число сущностей, охватываемых предметной областью, тем из большего числа таблиц будет состоять нормализованная БД. Число объектов для анализа может превысить порог человеческого восприятия.

2. При формировании запросов приходится считывать связанные данные из нескольких таблиц, что замедляет поиск, особенно при больших объемах данных в таблицах.

Таким образом, при работе с данными большого объема следует искать компромисс между требованиями нормализации и необходимости улучшения быстродействия системы.

СУБД Access.

Можно создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты — это наиболее гибкий способ, но он требует отдельного определения каждого элемента базы данных. В обоих случаях созданную базу данных можно в любое время изменить и расширить.

Создание баз данных

1. Нажмите кнопку Создать на панели инструментов.

1. В области задач Создание файла в группе Шаблоны выберите На моем компьютере.
2. Выберите значок подходящего шаблона базы данных на вкладке Базы данных и нажмите кнопку OK.
3. В диалоговом окне Файл новой базы данных введите имя базы данных и укажите ее расположение, а затем нажмите кнопку Создать.

5. Следуйте инструкциям мастера баз данных.

Самый быстрый способ создания базы данных – с помощью шаблона. Этот метод работает лучше остальных, если удастся найти и использовать шаблон, наиболее подходящий требованиям.

1. Нажмите кнопку Создать на панели инструментов.

1. В области задач Создание файла в списке Шаблоны либо ищите конкретный шаблон, либо выберите пункт Домашняя страница шаблонов для обзора всех шаблонов.

3. Выберите требуемый шаблон и нажмите кнопку Загрузить.

Можно создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты — это наиболее гибкий способ, но он требует отдельного определения каждого элемента базы данных. В обоих случаях созданную базу данных можно в любое время изменить и расширить.

1. Нажмите кнопку Создать на панели инструментов.

1. В области задач Создание файла выберите в группе Создание ссылку Новая база данных.

3. В диалоговом окне Файл новой базы данных введите имя базы данных и укажите ее расположение, а затем нажмите кнопку Создать.

Основные понятия. Компоненты программы

Таблицы являются основным компонентом БД. Таблицы предназначены для хранения информации и служат источником данных для других элементов БД. Для объединения данных из нескольких таблиц в других объектах БД создается схема данных, в которой определяются связи между таблицами.

Типы данных поля

· Текстовый – текст или комбинация текста и чисел, например, адреса, а также числа, не требующие вычислений, например, номера телефонов, инвентарные номера или почтовые индексы. Сохраняет до 255 знаков.

· Поле МЕМО– длинный текст или числа, например, примечания или описания. Сохраняет до 65 536 знаков.

· Числовой– данные, используемые для математических вычислений, за исключением финансовых расчетов (для них следует использовать тип «Денежный»). Сохраняет 1, 2, 4 или 8 байтов

· Дата/время– значения дат и времени. Сохраняет 8 байтов.

· Денежный – используется для денежных значений и для предотвращения округления во время вычислений. Сохраняет 8 байтов.

· Счетчик – автоматическая вставка уникальных последовательных (увеличивающихся на 1) при добавлении записи. Используется для ключевого поля таблицы. Сохраняет 4 байта.

· Логический –данные, принимающие только одно из двух возможных значений, таких как «Да/Нет», «Истина/Ложь», «Вкл/Выкл». Сохраняет 1 бит.

· Поле объекта OLEОбъекты OLE (такие как документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звукозапись или другие данные в двоичном формате), созданные в других программах, использующих протокол OLE. Сохраняет до 1 Гигабайта (ограничивается объемом диска).

· Мастер подстановокСоздает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных запускается мастер для автоматического определения этого поля. Для сохранения требуется тот же размер, что и у первичного ключа, оответствующего полю подстановок— обычно 4 байта.

Ключевое поле однозначно определяет запись в таблице.

Формы создаются для просмотра, ввода и изменения данных в таблице и могут отображать поля из одной или нескольких таблиц. В форме внимание сосредоточено на одной записи. Кроме того, форма позволяет отображать рисунки и другие объекты. Форма может содержать кнопки открывающие другие объекты.

Запросы создаются для поиска и вывода данных, удовлетворяющих заданным условиям. В запросах организуется доступ к одной или нескольким таблицам, а также могут выполняться вычисления с использованием полей таблиц.

Отчеты используются для анализа или представления данных определенным образом в печатном виде: например, группировать данные или вычислять итоговые значения

Создание таблиц

Создание таблиц выполняется в окне базы данных, во вкладке таблица. В Microsoft Access существует четыре способа создания пустой таблицы:

1. Мастер баз данных создает новую базу данных, содержащую все требуемые отчеты, таблицы и формы, за одну операцию. Его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую базу данных.
2. Мастер таблиц позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества определенных ранее таблиц, таких как деловые контакты, список личного имущества или рецепты.
3. Режим таблицы разрешает ввод данных непосредственно в пустую таблицу. При сохранении новой таблицы в Microsoft Access данные анализируются, и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат.
4. Режим конструктора обеспечивает определение всех параметров макета таблицы.

Независимо от метода, примененного для создания таблицы, всегда имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения макета таблицы и изменения параметров полей.

Создание форм

Для простоты просмотра , ввода и изменения данных в таблице создаются формы, которые могут включать поля одной или нескольких таблиц.

Форму можно создать тремя различными способами.

При помощиавтоформына основе таблицы или запроса. С помощью автоформ можно создавать формы, в которых выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса.

В окне базы данных нажмите кнопкуФормына панелиОбъекты(вкладкаФормы в окне базы).