Коммуникация считается эффективной, если сообщение, принятое получателем, истолковано в том смысле, который изначально ему придал отправитель.
Преграды в организационных коммуникациях. Возможные причины:
а) в силу затруднений в межличностных контактах.
б) искажение менеджером смысла в своих интересах.
в) вследствие фильтрации, т.е. отсеивание информации. Фильтрация необходима, чтобы на уровень или в подразделение организации передавалась информация, которая его касается. В силу разных причин работники могут отсеивать нужную информацию.В итоге вокруг руководителя может возникнуть своеобразный информационный вакуум или искаженный мир. Не случайно халиф Гарун аль-Рашид переодевался нищим и ходил по ночному Багдаду — ему была нужна объективная, достоверная информация о настроениях в народе.
г) информационные перегрузки каналов коммуникаций, когда их пропускная способность меньше потока информации.
д) неудовлетворительная структура организации. В организации с многочисленными уровнями управления растет вероятность информационных искажений, поскольку каждый последующий уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения. Неупорядоченность и противоречивость информации превращает ее в шум.
Можно выделить следующие основные причины искажения информации при ее прохождении через уровни организационной структуры:
- два одинаковых сообщения, события могут оцениваться по-разному, в зависимости от времени их поступления и оценки — событие более близкое фиксируется более сильно (ошибка перспективы);
— желание произвести благоприятное впечатление своей информацией на вышестоящее начальство ("барьер престижа").
— эмоциональное напряжение (страх, радость, гнев и т.д.) могут существенно исказить информацию;
Преграды на пути межличностных коммуникаций:
- преграды, обусловленные восприятием. Правило: люди склонны не слышать информацию, которая вступает в противоречие с их опытом, представлениями и т.п.;
- семантические (вербальные) барьеры, т.е. разное толкование смысла одних и тех же фраз, значения слов. Семантика изучает способ использования слов и значения, передаваемые словами.
- невербальные преграды (жесты, интонация, выражения лица и т.д.). Невербальная передача может усиливать или изменять смысл слов.
- плохая или отсутствие обратной связи;
- неумение слушать
4. Совершенствование коммуникаций в организациях
Преодолеть преграды в коммуникациях возможно за счет реализации следующих управленческих действий:
организовать систему обратной связи (например, посещать подразделения организации, проводить периодические опросы сотрудников);
совершенствовать структурное построение организации, отлаживать скалярную цепь;
совершенствовать систему сбора, обработки и передачи информации, использовать современные информационные технологии.
- регулировать информационные потоки, чтобы качественно и количественно информация соответствовала потребностям в ней;
- облегчение поступления информации наверх через системы сбора предложений (ящики для анонимных предложений, выделение каналов для анонимных звонков).
Для предупреждения искажения информации и неправильного понимания ее смысла, руководству организации следует постоянно организовывать встречи с работниками, выпускать информационные бюллетени, обсуждать проблемы в коллективе.
Информационная поддержка процессов моделированияуправленческих решений может осуществляться с использованием разнообразных программных средств, основными из которых являются:
стандартные офисные программные продукты;
системы управления проектами;
специализированные статистические пакеты и т.п.
Источниками получения информации для менеджера могут служить:
Печатные издания и средства массовой информации.
Справочные издания.
Официальные публикации государственных, правительственных, местных органов управления.
Открытые результаты научных исследований, социологических опросов.
Данные министерства статистики и анализа, отраслевых министерств и концернов.
Выставки, совещания, конференции.
Формы статистической и бухгалтерской отчетности предприятий и первичной документации предприятия.
