Понятие о списке (базе данных Excel) Макарова Практикум (с.151)

КОГДА электронную таблицу Excel используют для работы с базами данных её называют списком или базой данных Excel (рис. ) и используют следующую терминологию:

§ строка списка — запись базы данных;

§ столбец списка — поле базы данных.

§ заголовки таблицы – имена столбцов (полей)

Список (база данных Excel) – электронная таблица, в которой строки (записи) имеют фиксированную структуру, а имена столбцов (полей) – Заголовки занимают верхнюю строку.

Название столбца может занимать только одну ячейку и при работе с таблицей как с базой данных называется именем поля (название заголовка). Все ячейки строки с именами полей образуют область имен полей, которая занимает только одну строку.

Данные всегда располагаются, начиная со следующей строки после области имен полей. Весь блок ячеек с данными называют областью данных.

Рис. Структурные элементы списка (базы данных Excel)

1. Список содержит фиксированное количество полей (столбцов), определяющих структуру записи базы данных (строки).

2. Верхняя строка списка содержит имена полей (названия столбцов).

3. Имя поля может состоять из нескольких слов любого алфавита.

Обязательное требование — размещение в одной ячейке.

Для размещения имени поля списка* в одной ячейке (Дважды отмечалось!) (рис. ) необходимо:

1. выделить ячейку или всю строку, где будут располагаться имена полей,

2. выполнить команду Главная – Выравнивание;

установить следующие параметры:

Выравнивание:

§ по горизонтали: по значению

§ по вертикали: по верхнему краю или по центру

Отображение:

§ установить флажок переносить по словам.

Для того чтобы электронная таблица воспринималась системой как список, необходимо соблюдать описанные выше правила и перед выполнением операций обработки установить курсор внутри этой таблицы. В этом случае при вводе команды обработки весь список будет выделен темным цветом.

Когда список сформирован неверно или нужно работать с частью области списка, область списка надо выделить вручную с помощью мыши.

Excel предоставляет возможности для работы с базами данных различных форматов, которые при открытии в среде Excel автоматически преобразуются в список. Такое преобразование называют импортом.

Данные в электронную таблицу можно включить не только путем импорта из «чужой» базы данных, но и посредством запросов данных, адресованных тому или иному серверу баз данных. Такие запросы формируются специальной программой MS Query, вызываемой по команде Данные, Внешние данные, Создать запрос. Результат запроса возвращается в электронную таблицу в виде списка.