В соответствии с Законом Российской Федерации от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении наличных денежных расчетов или расчетов с использованием платежных карт» и Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением разработаны правила эксплуатации ККМ, последовательность выполнения кассовых операций, расчетов с населением, порядок ввода ККМ в действие, их техническое обслуживание, контроль за их эксплуатацией.
К работе на ККМ допускаются лица, освоившие правила по их эксплуатации в объеме технического минимума и изучившие типовые правила.
С лицами, допущенными к работе на ККМ, заключается договор о материальной ответственности.
Каждая ККМ, поступившая в магазин, должна иметь шильдик (металлическую пластинку), закрепленный на корпусе, с обозначением типа кассовой машины, заводского номера и даты выпуска.
Кассовая машина должна иметь паспорт установленной формы, в который заносятся сведения о вводе машины в эксплуатацию, среднем и капитальном ремонтах, реквизит данного клише с обозначением предприятия и номера кассы.
ККМ относятся к разряду настольных; место установки должно иметь достаточную освещенность, необходимо избегать попадания на индикаторы яркого электрического освещения чем прямых солнечных лучей.
К месту установки должна быть подведена сеть электропитания с заземляющим проводом.
Перевод показаний суммирующих и денежных счетчиков па нули (гашение) может производиться при вводе в эксплуатацию новой машины и при инвентаризации, а при необходимости в случае ремонта денежных счетчиков в мастерских только по согласованию с налоговыми органами, с обязательным участием представителя, при этом оформляется акт по форме № КМ-1 в 2 экз., один из которых передается в налоговую инспекцию, а второй остается в торговом предприятии (магазине, кафе).
Передаются ККМ в другое предприятие или мастерскую для ремонта и обратно по накладной, что оформляется актом по форме № КМ-2, в котором фиксируются показания секционных и контрольных счетчиков. Накладная и акт не позднее следующего дня сдаются в бухгалтерию предприятия — владельца ККМ. Соответствующая отметка делается в Книге кассира-операциониста в конце записи за день. Вместе с КKM передается и ее паспорт, в котором делается соответствующая запись. Запасные ККМ до ввода их в эксплуатацию должны храниться с соблюдением условий хранения.
Новые ККМ и кассовые терминалы должен вводить в эксплуатацию механик из организации, осуществляющей гарантийный ремонт и техническое обслуживание, имеющий удостоверение на право технического обслуживания. При этом должны присутствовать кассиры как материально ответственные лица.
Механик проверяет исправность ККМ, опробует ее в работе и оформляет передачу ККМ в эксплуатацию, заполняя все сведения в заводском паспорте. Он обязан опломбировать ККМ после установки фирменного клише с наименованием предприятия и номером расчетного узла либо ввести его в программу ККМ.
На кассовую машину заводится Книга кассира-операциониста по форме № КМ-4, которая должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями налогового инспектора, директора и главного бухгалтера предприятия и печатью.
Допускается ведение общей книги на все машины. В таком случае записи производятся в порядке нумерации всех касс (№ 2, 3 и т.д.) с указанием в числителе заводского номера кассовой машины; показатели счетчиков недействующих машин ежедневно повторяются с указанием причин, почему они не работали, и заверяются подписью представителя администрации предприятия. Все записи в книге производятся в хронологическом порядке чернилами, без помарок. При внесении исправлений они оговариваются и заверяются подписями кассира, директора и главного бухгалтера.
Паспорт кассовой машины, Книга кассира-операциониста, акты и другие документы хранятся у директора магазина.
