Цели и задачи управления. Законы управления

Функция органа управления заключается в преобразовании информации состояния в командную информацию в соответствии с поставленной целью действий.

Сведения о состоянии объекта управления, субъекта воздействия и среды принято называть информацией состояния. Управляющие воздействия, представляющие собой информацию о том, что, как и когда надлежит сделать объекту управления, называют командной информацией.

Цель действий системы достигается функционированием объекта управления, который должен быть приведен в определенное состояние с помощью управляющего информационного воздействия.

Рис.5. Состав системы управления

Состав и структура системы управления

Система– это упорядоченное множество элементов (компонентов), находящихся во взаимной связи, зависимости и взаимодействии друг с другом и на этой основе образующих целостное единство. При этом целостное единство является той качественной чертой, которая отличает исследуемую систему от других систем, систему – от среды ее обитания.

В этом определении системы важны следующие моменты:

а) в систему включается конечное множество элементов, не членимых в пределах этой системы.

б) система – не простое множество, а упорядоченное множество взаимосвязанных и взаимодействующих между собой элементов. Взаимосвязи и взаимодействия определяют структуру системы и, поскольку связей между элементами системы может существовать множество, постольку объективно существует и множество структур системы (полиструктурность системы);

в) система – это не только упорядоченное множество, но и целостное единство элементов на основе ее главной цели. Одновременно с целью возникает системное свойство, не присущее ни одному из элементов системы. Необходимым условием существования любой системы является наличие управления. Управление - выработка и осуществление целенаправленных управляющих воздействий на объект, в данном случае, систему, что включает сбор, обработку и передачу необходимой информации, принятие и реализацию соответствующих решений. Управление есть то, что способствует существованию и работе системы и описывается с помощью управляющих параметров.

Управляющие параметры - параметры активного воздействия, с помощью которых создается возможность менять ход и направление процессов в системе. По определению, система управления – это система, состоящая из органа управления и объекта управления. Состав системы управления представлен на рис.5.

Орган управления соединен с объектом управления каналом прямой связи для передачи управляющих воздействий. Объект управления соединен с органом управления каналом обратной связи, осуществляющим передачу сведений о состоянии объекта управления, внешней среды и других факторов обстановки. На вход объекта управления поступают потоки вещества (x_В), энергии (x_Э) и информации (x_И). Результатом деятельности системы (Y) является поток товаров или услуг.

Командная информация в общем зависит от информации состояния. Эта зависимость может быть выражена следующей формулой:

U (t+τ) = F [ Y (t) ],

где t – момент времени, к которому относится информация состояния; Y (t) – информация состояния на момент времени t; τ – рабочее время органа управления; F – функция преобразования информации состояния в командную информацию; U (t+τ) – командная информация, относящаяся к моменту времени (t+τ) и выработанная на основании информации состояния Y (t).

Функция объекта управления состоит в реализации командной информации, а также в сборе информации состояния.

Результатом процесса переработки информации в системе управления является принятие решения руководителем органа управления. Исходя из поставленной задачи (цели управления) и имеющихся данных (информации об объекте управления и состоянии внешней среды) руководитель по определенным правилам выбирает из множества возможных единственное воздействие на объект управления. В качестве непосредственной цели управления выступает достижение системой определенных показателей, характеризующих состояние и функционирование системы. Такими показателями – целевыми функциями или критериями эффективности – могут быть плановое задание по выпуску продукции, рентабельность, прибыль, производительность труда.

Для нормальной работы система управления производством (фирмой, организацией) должна располагать следующими данными: целью управления; идеальной моделью будущего функционирования объекта, рассчитанной так, чтобы цель достигалась оптимальным образом; моделью фактического состояния объекта для сравнения ее с идеальной моделью и нахождения отклонений; информацией, направленной на устранение отклонений фактического состояния модели от идеального.

Цель управления является ведущим элементом в деятельности руководителя (менеджера). Целенаправленность предполагает осознанное движение к четкой и ясной цели, несмотря на все препятствия и даже вопреки им.

Под целью в управлении понимают некоторый идеальный, заранее заданный результат, которого следует достичь.

Всякая цель обладает двойственностью содержания. С одной стороны, цель вытекает из действия законов и закономерностей объективного мира, то есть она объективна. С другой стороны, цель человека есть его идеальная конструкция, субъективное построение, то есть она имеет субъективный характер. Именно в этом плане говорят о двойственности содержания, двойственности характера цели управления.

От цели управления как некоего заранее заданного идеального конечного результата всегда необходимо отличать реально достигнутый результат (эффект). Здесь могут быть следующие варианты. Во-первых, конечный результат может быть не толь­ко предельно близким к поставленной цели, но и даже в чем-то превосходить ее отдельные составляющие. Это возможно, например, при управлении созданием техни­ческих средств, конструкций, параметры которых при тщательных расчетах и творческих удачах способны даже превосходить предварительные наметки (например, надежность, производительность, разрешающая способ­ность и т. п.).

Значительно чаще возможен второй вариант — достиг­нутый результат все же уступает поставленной цели. Поэтому для любого специалиста, для любого руководи­теля, для групп, экспертов важно быть предельно само­критичным. Предварительные оценки цели — пессими­стические и оптимистические - должны быть тщательно сбалансированы. Во многих зарубежных фирмах существуют штатные должности скептиков-консультан­тов, задача которых — искать контраргументы оптими­стам. Это позволяет свести к минимуму финансовый риск.

И, наконец, в управлении весьма часто наблюдается третий вариант исхода, когда достигнутые результаты приходят в явное противоречие с поставленными ранее целями. Обычно изначально такие цели имеют больше видимость позитивных, социально значимых, но достигнутые результаты часто оказываются прямо противоположными намеченным целям. Примером может служить ведущаяся во многих странах мира борьба с алкоголизмом, коррупцией, бандитизмом, наркоманией и т.п.— имеющиеся проблемы не только не разрешаются, но и усугубляются.

К цели предъявляются определенные требования, к числу которых можно отнести:

· всестороннюю научную и практическую oбocновaнность цели как отражение совокупности требований множества законов объективного мира;

· четкую определенность цели, формулировку ее в понятиях, терминах реально достижимого состояния;

· четкую формулировку необходимых и достаточных условий реализации целей (ресурсы, сроки, исполнители).

К целям управления применимы все положения теории больших систем. Для целей характерны свойства синергичности, эмерджентности, неаддитивности мультипликативности и т.д. Общая цель, стоящая перед социально-экономической (производственной) системой или отдельной личностью, может быть подвергнута декомпозиции на составляющие ее подцели различного уровня, вплоть до элементарных. При этом образуется «дерево» целей, которое составляет важную основу современных подходов и способов управления.

В зависимости от характера поставленной цели различают:

* ситуационное управление, когда цель остается более или менее стабильной и, главным образом, необходимо управление функционированием социально-экономической системы. В этом случае управление осуществляется пo отклонениям, то есть система управления реагирует на отклонения (реактивное управление);

* программное управление, когда цель формулируется в программе действий (программно-целевое управление);

* при особом значении цели говорят о целевом управлении, например, для ликвидации социально-экономического кризиса. Здесь речь может идти как о программно-целевом, так и проблемно-ориентированном управлении.

К числу основополагающих понятий в управленческой деятельности относится также категория задачи.

Задача — это некоторая совокупность вопросов, подлежащих решению, а также условий, необходимых для этого решения.

Конкретная производственная ситуация обычно порождает ряд разнообразных задач, требующих решения. Если различные ситуации порождают в той или иной мере совпадающие задачи, это значительно облегчает вы­явление источников их возникновения и путей решения. Однако руководителю, как правило, приходится иметь дело с решением самых различных задач, и отнюдь не только в сфере управления. Требования к компетентно­сти исследования источников происхождения задач, их характера и содержания, путей разрешения во всех сфе­рах деятельности руководителя постоянно возрастают. Поэтому широта кругозора, эрудиция, накопление прак­тического опыта становятся одними из важнейших ка­честв руководителя.

Задачи, как и цели, подчиняются принципам пост­роения и функционирования больших систем: они могут быть под­вергнуты декомпозиции, для них характерны свойства синергичности, неаддитивности, эмерджентности и т. д. «Дерево» задач, характеризующее задачу как большую систему, сто­ящую перед социально-экономической системой, также является важным элементом программно-целевого управ­ления.

Подходы к классификации задач зависят от целей анализа и последующих управленческих решений. Рассмотрим два наиболее перспективных подхода.

При первом из них задачи классифицируются по признакам, связанным с технологическим разделением тру­да. К задачам такого типа можно отнести следующие:

1. Собственно управленческие задачи, связанные с оперативным управлением и руководством, реали­зацией руководителями функций управления, рас­пределением прав и полномочий;

2. Организационно-экономические задачи, связанные с обеспечением единства и организационной цело­стности социально-экономических систем, дости­жением требуемых технико-экономических пара­метров систем, соблюдением финансовой дисцип­лины и т. д.;

3. Идейно-воспитательные задачи, связанные с фор­мированием нравственных и мировоззренческих критериев и идеалов, соответствующих обществен­ным взглядам и установкам, потребностям социально-экономического развития;

4. Социально-психологические задачи, связанные ссовершенствованием многообразных взаимоотноше­ний между членами коллектива, формированием и развитием психологического климата в коллективе, стиля управления, мотивации духовных сти­мулов, самоутверждения и самовыражения;

5. Научно-технические, технологические задачи, свя­занные с обеспечением исследовательских, конст­рукторских, технологических решений.

Задачи, стоящие перед руководителями, могут быть классифицированы как задачи функционирования и раз­вития. Если решение первых призвано обеспечить цик­лический характер деятельности производственных си­стем, выполнения плановых заданий, функционирования деятельности служб предприятия, то вторые связаны с включением в воспроизводственные процессы новых эле­ментов и факторов производства, новых факторов науч­но-технической и социальной природы, что требует по­стоянного обновления и качественного совершенствования всей системы управления.

В сфере управления, как и любой другой сфе­ре сознательной деятельности общества, действуют мно­гообразные законы. Будучи познанными и правильно ис­пользованными, они предоставляют руководителям ши­рокое поле для созидательной и эффективной работы. Рассмотрим содержание этих законов.

Закон единства и целостности системы управления. Этот закон гласит, что система управления (то есть управляющая система) должна обладать организационным и функциональным единством. Она должна также содержать все необходимые элементы, объективно требуемые целями и задачами управления. Функциональная целостность означает, что система управления должна реализовывать все функции, необходимые для эффективного развития и функционирования социально-экономических систем и процессов.

Единство системы управления означает, что она образует собой единую систему, а не сумму частей, фрагментов, блоков. Это означает, что вся система управления должна быть построена на основе единых принципов, подходов, единых интересов, что отнюдь не означает унификацию, единообразие звеньев, уровней и подходов в управлении.

Без обеспечения единства и целостности системы управления, без четких принципов ее построения невозможна эффективная деятельность ни одной большой системы — ни федерации, ни ее субъектов, ни экономики регионов, фирм и их структурных подразделений.

Закон обеспечения необходимого числа степеней свободы системы управления. В соответствии с этим законом система управ­ления должна обладать необходимым и достаточным числом степеней свободы.

Система управления должна обеспечить все необходимые степени сво­боды управляемых систем и процессов. Для этого она должна быть не только достаточно гибкой, обладать не­обходимыми внутренними ресурсами, но и определенной устойчивостью и жесткостью. Требование максимальной гибкости систем управления вряд ли приемлемо — его можно обеспечить только при бесконечно больших ре­сурсах системы — кадровых, финансовых, материально-технических и других, что практически невозможно.

Обеспечение необходимого числа степеней свободы достигается универсальностью законодательных актов, четкостью подзаконных актов, разъяснениями и комментариями исполнительной власти, что в совокупности характеризует гибкостьсистемы управления. Числостепеней свободы управляющих систем ограничивается рамками принятых в странезаконов, нормами исполнительной власти, международными и: национальными нормами, обычаями, обыкновениями. Жесткость системе управления придают и субъективные ограничения — уровень квалификации руководителей, их способность оценивать окружающую обстановку, использовать резервы и т. д.

Число степеней свободы управляющей системы всегда должно превосходить число степеней свободы управляемой системы, иначе управляющая система так или иначе может стать тормозом в развитии управляемой си­стемы. Это достигается предоставлением управляемым системам все большей степени автономности, независи­мости использования ресурсов, широкого проявления инициативы.

Закон необходимого разнообразия систем управления.Этот закон заключается в том, что системы уп­равления должны обладать необходимым разнообрази­ем в соответствии с потребностями управляемой систе­мы.

Системы управления определенными классами хозяй­ствующих субъектов (например, банками, биржами, предприяти­ями) имеют типологическую общность. Они должны удовлетворять ряду обязательных требований к ведению управленческой деятельности в данной сфере (безопас­ность персонала при осуществлении операций, помехо­устойчивость, отсутствие вреда окружающей среде и т.д.). Однако в зависимости от конкретных условий деятельности хозяйствующего субъекта, объемов реали­зации товаров и услуг, природно-климатических усло­вий, численности населения города, уровня связи с дру­гими регионами и странами и т.п. возможны и необходимы существенные различия в системах управления. Например, система управления должна быть различна для предприятий одинаковых размеров даже одной и той же отрасли в районах Крайнего Севера и юга, средней полосы или субтропиков, в крупном городе или неболь­шом поселке.

Разнообразие систем управления обусловлено разно­образием факторов различной природы — отраслевых, природно-климатических, этнических, демографических, профессионально - квалификационных, религиозных, культурных и т. д. Более того, различия в системах уп­равления могут быть даже связаны с личностью руко­водителя и его ближайших подчиненных. Важным фак­тором функционального и структурного разнообразия систем управления выступают также формы собственно­сти. Однако во всех случаях должны соблюдаться зако­нодательные и подзаконные акты, нормы, обычаи, обык­новения.

Закон соотносительности управляющих и управляемых систем. Соотносительность систем означает, чтоонидолжны соответствовать друг другу по функциональным и структурным возможностям, уровням, направлениям целям и задачам развития.

Во-первых, соотносительность систем необходимо по­нимать как их адекватность в плане интенсивного и экс­тенсивного развития. Если управляемая система разви­вается по интенсивному варианту, ей не может соответ­ствовать управляющая система экстенсивного типа. Вместе с тем управляющая система интенсивного типа может выводить управляемую систему экстенсивного типа в разряд интенсивных.

Во-вторых, соотносительность систем означает, что функциональной сложности управляемых систем долж­на соответствовать более высокого порядка функциональ­ная сложность управляющих систем. Управляющая си­стема с ограниченными функциональными возможно­стями принципиально не может обеспечить эффективное развитие производственной (управляемой) системы с пе­редовым научно-техническим уровнем. Разумеется, уро­вень компетентности работников системы управления в этой сфере должен быть выше уровня компетентности работников управляемой системы.

В-третьих, соотносительность систем необходимо по­нимать и в том плане, что совершенствование управля­ющей системы должно осуществляться более динамич­ными темпами, чем управляемой. Это означает не толь­ко опережающий рост затрат ресурсов на управляющую систему, но и необходимость эффективного использова­ния современных научных данных о человеке, коллективе и обществе.