Традиционно под информационной системой организации понимается множество взаимосвязанных элементов, обеспечивающих ввод данных, их обработку, а также хранение и распределение полученной информации, используемой в управлении предприятием. Информационная технология - способ сбора, хранения и распространения информации от места создания до места использования знаний. Помимо совокупности информационных методов, технология включает совокупность производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку. Эта цепочка обеспечивает хранение, обработку, вывод и распространение информации для снижения трудоемкости процессов использования информационного потенциала организации.
В истории формирования информационной системы организации специалисты выделяют различные организационные формы: «контора писаря», «механизированный офис», «электрифицированный офис»[71]. Другими словами, от аппарата советников, обеспечивающих руководителя «живыми» знаниями через человеко-машинные системы (справочные, вычислительные) к экспертным системам интеллектуальной (интерактивной) поддержки организационно-управленческой деятельности – такова история информационных систем.
Современные информационные системы имеют многоуровневый характер: 1) система поддержки решений для топ-менеджеров (стратегический уровень); 2) АСУ и система поддержки принятия решений для среднего уровня управления; 3) профессиональные и офисные системы (уровень знаний); 4) система обработки трансакций (операциональный уровень)[72]. Одна из возможных моделей структуры информационной системы представлена на схеме 14.1.
Персонал
(явные и неявные
знания)
Новая организационная структура
(положения, инструкции)
Лингвистическое обеспечение
Правовое обеспечение
Техническое обеспечение
Программное обеспечение
Информационное обеспечение
Модели
и алгоритмы
Функциональные задачи
Функциональная подсистема
Схема 14.1. Информационная система организации Управление организационными знаниями.
Если технологии управления явными знаниями (информацией) достаточно хорошо изучены, имеют солидное методологическое, материально-техническое и программно-технологическое обеспечение, то управление неявными знаниями, превращение их в интеллектуальный капитал организации только начинает всесторонне исследоваться и находить применение в практике организационной деятельности.
Менеджеры по управлению знаниями должны сосредотачивать свое внимание не на сборе и распространении информации, а на разработке механизмов коммуникации между владельцами знаний. Организационными формами управления знаниями являются обучающиеся организации, библиотеки знаний и стратегическая осведомленность. К основным функциям управления знаниями относят посредничество, экспортирование, интернализацию и познание[73].
Посредничество – обеспечение доступа сотрудников организации к уже имеющимся знаниям. Для явных знаний путями реализации посредничества являются программное обеспечение, управление документооборотом, электронная почта. Примерами посредничества неявных знаний являются профессиональные сообщества, неформальные группы по интересам, частные случаи обмена знаниями, то есть неявные знания нуждаются в диалоге и полилоге.
Экспортирование – налаживание связи между несвязанными ранее знаниями, их систематизация, пополнение баз (хранилищ) знаний. Явные знания пополняются за счет налаженного документооборота, развитием средств визуализации, созданием порталов и др. техническими ресурсами. Неявные знания пополняются за счет наставничества. Это не коллекционирование и накопление знаний, а обновление и создание условий для активного использования.
Интернализация – это процесс извлечения знаний из хранилища или фильтрация (отбор) знаний, удовлетворяющих пользователя из массива данных. В этом случае управление неявными знаниями осуществляется в виде обучения и коучинга на основе методологии мягких систем.
Познание – процесс обдумывания и принятия решения, основанный на имеющихся знаниях. Это – практическая реализация знаний. Управление явными знаниями в этом случае используют технологии автоматизации делопроизводства, программные средства поддержки принятия решений, средства визуализации (гипертекст, графика, телекоммуникации, CASE-технологии, мультимедиа). Для неявных знаний характерно использование интуиции для формирования моментальных и произвольных связей между отдельными фрагментами знания.
Технологии управления организационными знаниями должны быть адекватны контексту решаемой проблемы и пользователю (уровню его подготовки, индивидуальных особенностей и потребностей). Предполагается, что они будут осуществлять функции автоматического фиксирования, систематизации и распространения знаний как явных, так и неявных, путем налаживания коммуникаций между людьми в любых ситуациях. Будут способствовать трансформации организационных структур из вертикальных и централизованных в горизонтальные и сетевые. Будут решать задачи аудита и оценки знаний, повышения эффективности управления ими. Будут способствовать созданию культуры коллективных знаний.
