Контроль своевременного и качественного исполнения документов является составной частью функции менеджмента. Его осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками. Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших — с даты поступления. Срок исполнения документа может быть типовым или индивидуальным.
Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления. Например, в законе города Москвы «Об обращениях граждан» № 25 от 28 июня 1997 г. в статье 8 установлены типовые сроки рассмотрения обращений граждан: «Решения по обращениям граждан принимаются... в срок до одного месяца со дня их поступления и регистрации». «Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей разрешаются в сокращенные сроки - до 15 дней со дня их поступления...»
Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителем, который их установил. Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в контрольную карточку.
Контроль исполнения включает:
• постановку документа на контроль;
• проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
• проверку и регулирование хода исполнения;
• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.
При организации контроля исполнения используются регистрационно-контрольные карточки, заполняемые при регистрации документов. Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.
Службой контроля (или секретарем) осуществляются следующие операции:
- формирование картотеки контролируемых документов;
- направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель;
- выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя (в крупных организациях);
- напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;
- получение информации о ходе и результатах исполнения;
- запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;
- регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;
- сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;
- снятие документов с контроля по указанию руководителей;
- формирование картотеки исполненных документов.
Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока, в следующем порядке: заданий последующих лет — ежеквартально; заданий последующих месяцев текущего года — ежемесячно; заданий текущего месяца — каждые десять дней, а в последнюю декаду — за пять дней и за три дня до истечения срока исполнения документа.
Служба ДОУ должна вести не только формально-сроковый, но и предупредительный контроль, т.е. не только напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения, но и выяснять состояние исполнения, выявлять причины возможного срыва и принимать меры по их устранению, информируя руководство и помогая организовать исполнение документа.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и должностным лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе (см. реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»).
Результаты работы исполнителей с контролируемыми документами должны периодически (например, ежемесячно) обобщаться и анализироваться службой ДОУ и доводиться до сведения руководителя организации в целях повышения исполнительской дисциплины. Форма сводки о состоянии исполнительской дисциплины разрабатывается самой организацией.
