В настоящее время основой процесса управления является анализ финансового состояния и динамики развития предприятия основанный на учетной информации. Для получения такой информации на предприятии создаются автоматизированные информационные системы бухучета. Такие системы являются связующим звеном между хоз деятельностью и людьми принимающими решения по управлению. ИСБУ (информационные системы бухучета) – автоматизированная система для обработки учетной информации которой осуществляется сбор, регистрация данных о хоз деятельности, первичных д-тах, их обработка и формирование финансово-экономических показателей в виде отчета. Главной целью функционирования ИСБУ является обеспечение руководства предприятия финансовой информацией. В отдельных случаях ИСБУ включаются как отдельная подсистема в систему предприятия. Второстепенными целями является:
1) Предоставление и хранение количественных данных о производственной и коммерческой деятельности предприятия
2) Выполнение учетных ф-ций предприятия
3) Формирование отчетной документации различного уровня
4) Формирование информации для анализа фактических показателей с плановыми
5) Определение узких мест в финансировании хоз деятельности
Внутренними пользователями ИСБУ являются руководители, менеджеры различных служб, работники бухгалтерских и финансово-экономических структур. К внешним пользователям относят акционеров, инвесторов, кредиторов, клиентов, аудиторов и инспекторов налоговых служб.
При оценке эффективности работы ИСБУ в первую очередь оценивается точность бухгалтерской информации, достоверность и степень значимости. Она должна удовлетворять следующим требованиям:
1) В течение учетного периода не допускается использование различных форм и методов бухучета
2) Не следует терять время на учет незначительных факторов, т.е. когда затраты и усилия по организации учета превышают стоимость учитываемых средств
3) Бухгалтерская информация должна быть полной, т.е. содержать максимум информации необходимый для организации учета
Общие принципы проектируемой ИСБУ:
1) Принцип первого лица
2) Принцип системного подхода
3) Принцип надежности – 4 составляющих
4) Принцип непрерывного развития
5) Принцип экономичности
Специфические принципы:
1) Принцип интеграции различных видов учета
2) Принцип обратной связи
3) Возможность автоматизации обработки учетной информации на всех ступенях хоз деятельности
Особенности программ автоматизации бухучета:
Данные программы автоматизируют все участки учета и могут использоваться на любых предприятиях. Могут работать на различных операционных системах. Во всех предлагаются пользовательские настройки плана счетов, справочников аналитического учета, первичных документов и стандартных форм отчетности.
Учет везде основан на регистрации бух проводок. Программы обеспечивают ведение как синтетического, так и аналитического учета. Программы располагают сервисными возможностями адаптации к изменяющемуся законодательству и структуре производства.
Тенденции развития ИСБУ:
1) Разработка программ международного уровня
2) Ориентация на интеграцию бухучета с анализом и планированием деятельности предприятия
3) Разработка программ для домашней бухгалтерии и малых форм хозяйствования с более развитым управленческим учетом
4) Совершенствование пользовательского интерфейса
5) Создание и внедрение в ИСБУ технологий искусственного интеллекта
6) Совершенствование контроля доступа и многоуровневой защиты
7) Направленность на сетевые технологии
Среди данного программного обеспечения на российском рынке особое место занимают западные системы. Как правило они ориентированы на комплексный подход к управлению финансами и бизнесом. Учет в них ведется в системе реального времени и построены они по модульному принципу. Основными модулями являются: главная книга, расширенный генератор отчетов, банковская книга, заказчики, поставщики, оформление заказов, расчеты с заказчиками, расчеты с поставщиками, склад. Настройка системы осуществляется заданием связей каждого модуля с другими, начиная с главной книги. В дальнейшем туда добавляются модули по учету затрат на производство, по учету расчетов по ЗП, по учету ОС и т.д.
Наиболее зарекомендовавшими себя программными комплексами для крупного и среднего бизнеса являются: Scala, Platinum, SAP, Avalon и Triton.
Классы бухгалтерских информационных систем:
1) Недорогие тиражные бух программы, ориентированные на малый и средний бизнес. Наиболее известные разработчики фирмы 1С, Инфобухгалтер и ДИЦ. Программы: конфигурация 1С: бухгалтерия, Инфобухгалтер, БЕСТ, Инфин, Турбобухгалтер, Парус, Интегратор.
2) Более дорогие бухгалтерские и управленческие системы, ориентированные на средние и частично крупные предприятия. Наиболее известны Интеллект-сервис, ИнфоСофт, 1С с клиент-серверной сетевой версией.
3) Дорогие комплексные управляющие системы, ориентированные на крупные предприятия и корпорации. Наиболее известные системы фирм Галактика, IT, НикосСофт, Интел-групп.
Бух программы также классифицируются по размерам предприятия и выполняемым функциям:
1) Минибухгалтерия для ведения учета на предприятиях до 10ти человек работников. Особенностью является отсутствие инструментов организации учета по различным участкам.
2) Интегрированные бух системы обеспечивают ведение учета по всем участкам, возможность работы в сети, количество работников на предприятии от нескольких десятков до нескольких сотен человек.
3) Бухгалтерский конструктор. Особенностью является наличие расширенных средств настройки и языка макропрограммирования. Позволяет менять методику учета, учетную политику, оценку товарно-материальных запасов, варианты начисления износа и т.д.
4) Бухгалтерский комплекс представляет систему из отдельных автоматизированных связанных рабочих мест, каждое из которых автоматизирует учет по отдельному участку. Предприятия до 100 человек.
5) Бухгалтерия-офис помимо учетных функций решают аналитические задачи, задачи оптимизации сбыта и закупок, обеспечивает организацию делопроизводства и правовую поддержку. Предоставляет широкие возможности в области менеджмента и маркетинга.
6) Системы учета международного уровня позволяют организовать учет и провести анализ в соответствие с международными стандартами учета, поддерживают несколько языков.
Примеры ИСБУ
1) Характеристика, принцип устройства, работы и решаемые задачи 1С: Предприятия
2) Система Галактика. Многопользовательский сетевой комплекс охватывающий все разделы бухучета, управления складскими операциями, закупками, продажами, финансовый анализ, планирование и управление ресурсами, управление маркетингом, рекламой и кадрами. Возможности комплекса: оперативное управление финансами, контроль за ходом выполнения договорных отношений, контроль за ..., формирование и контроль финансовых операций, планирование, учет и анализ внутреннего бюджета. Структурно комплекс состоит из четырех контуров: административное управление, оперативное управление, управление пр-вом, бухучет, каждый из которых может функционировать как автономно так и в комплексе с остальными. Система поддерживает гибкий инструментальный комплекс самостоятельной настройки под сферу деятельности, работу на распределенных базах данных и масштабируемость (расширение).
3) Система Бест-про. Это комплексная система, предназначенная для автоматизации управления предприятием в области производства, торговли и услуг. В состав комплекса входят подсистемы ведения договоров, учета денежных средств и расчетов с контрагентами, управления закупками и запасами, оперативно-производственное планирование, управление производством продукции, сбытом, учет ОС, учет ЗП, управленческий анализ, бух и налоговый учет. Подсистемы могут работать самостоятельно или в комплексе. Информационное ядро системы – главная книга, в которой накапливаются все бух проводки и информация по формируемой внутренней и внешней бух отчетности. Отличительной особенностью системы является легкость модификации вплоть до автоматической при изменении законодательства.
Информационные системы контроллинга
Контроллинг представляет собой совокупность методов оперативного и стратегического управления, включая учет, планирование и контроль.
Контроллинг может применяться в управлении предприятием в целом или как точечный отслеживающий отдельные процессы. В контроллинге используется следующая классификация информационных систем:
1) Локальные системы
2) Малые интегрированные системы
3) Средние интегрированные системы
4) Большие интегрированные системы
Всю эту совокупность в свою очередь можно разделить на две большие группы по решаемым задачам: финансово-управленческие и производственные системы.
Финансово-управленческие системы объединяют локальные и малые интегрированные системы и предназначены для ведения учета по одному или нескольким направлениям. Это универсальные системы, требующие иногда небольшую настройку под отраслевые особенности.
Производственные системы объединяют средние и большие интегрированные. Они направлены на управление и контроль производственного процесса включая планирование. Учетные функции присутствуют, но выполняют вспомогательную роль.
Отдельной группой в качестве систем контроллинга рассматриваются системы информационного мониторинга. В таких системах в диалоговом режиме происходит ввод и обработка больших массивов данных. Достаточно широко развит инструментарий быстрого поиска данных, их группировок и анализа под различным углом зрения. Системы работают с большими базами данных, и есть возможность работы с несколькими базами данных.
Справочно-правовые информационные системы
Справочно-правовая система (СПС) – электронная база нормативных, правовых документов и материалов федерального и регионального уровня. В СПС могут так же содержаться разъяснения и комментарии официальных органов, печатные СМИ, материалы по бухучету, бизнес информация и т.д.
Основными потребителями СПС являются бухгалтера, юристы, руководители различного уровня управления. На рынке правовых систем России работает более 10ти фирм производителей. Наиболее известными являются Гарант, Консультант Плюс и Кодекс.
СПС Консультант Плюс получает информацию непосредственно из администрации президента, правительства, министерств и других органов власти. Работает в режиме прямого обновления.
СПС Гарант получает информацию из меньшего количества официальных органов, чем Консультант Плюс, но заключен договор с ЦБ РФ, Таможенным комитетом и другими контролирующими и управляющими финансовыми потоками структурами. В связи с чем, в данной системе присутствует больше бизнес информации.
СПС Кодекс ориентирован на уголовное и гражданское законодательство и больше подходит для работы юристов.
Информационные системы в страховании и пенсионном обеспечении
Развитие страхования с помощью информационных технологий получило широкое распространение в последние годы. Это позволило более массово привлечь клиентов. Одной из ведущих российских страховых систем является «Центр-брокер». У них создан наиболее посещаемый страховой интернет портал.
Так же на рынке распространены следующие страховые системы:
1) INSTRAS – ориентирована на автоматизацию работы страховой компании
2) ИНЕК-страховщик – позволяет автоматизировать одновременно бухгалтерский и страховой учет, а так же выполнять анализ страховой деятельности. Многие страховые компании России используют этот программный продукт.
3) Софт-страховщик – особенностью этой системы является поддержка системы электронных платежей для обслуживания по программам страхования.
Существуют информационные системы государственного страхования пенсионного обеспечения и ИС негосударственных пенсионных фондов. Основными производителями ИС накопительного пенсионного обеспечения являются компании ЛАСП и VISTA. ИС негосударственных пенсионных фондов например БЭК ОФИС НПФ позволяет формировать пенсионные договора, вести учет обязательств фонда, расчет и распределение доходов, контроль условий заключенных договоров.
Системы автоматизации пенсионного обеспечения компании VISTA предусматривают возможность прямого обмена данными с системами 1С: Бухгалтерия.
Программный продукт «Формы пенсионного фонда России» помогает работодателю (отделу кадров и бухгалтерии) подготовить документы и информацию в электронном виде по всем формам отчетности в ПФР.
ИС в налоговых органах
Для осуществления ф-ций в системе управления гос нал службы создана информационная система «Налог», которая состоит из большого числа подсистем и комплексов: регистрация предприятий и физ лиц, документальная проверка, ведение лицевых карточек, ведение нормативно-правовой документации, камеральная проверка и др.
1С: Налогоплательщик – предназначена для подготовки и передачи сведений о доходах физ лиц, налоговой и бух отчетности в городские инспекции, анкетных данных и индивидуальных сведений застрахованных лиц в отделения пенсионного фонда, отчетов во внебюджетные фонды, отчетов в органы статистики.
«Декларация по НДС для розничной торговли» выполняет след ф-ции: ведение книги покупок, книги продаж, подготовка отчета по НДС. Так же существуют версии для оптовой торговли.
Программа «Налоговая отчетность» - автоматическое формирование пакета отчетных документов для налоговых инспекций на основе бухгалтерских проводок. В автоматическом режиме работает с программой Инфин-бухгалтерия.
(автоматизир инф сист) АИС «Кольцо» - предназначена для учета контроля и анализа финансовой деятельности налогоплательщиков в налоговых инспекциях и состоит из двух подсистем юр лица и физ лица.
Автоматизированная система исполнения федерального бюджета «Казна» - предназначена для автоматизации ... деятельности федерального казначейства. Поддерживает работу с электронными платежными документами и обмен данными с внешними системами. В том числе системами налоговых органов.
Информационные системы кадрового менеджмента и документооборота
ИС управления персоналом охватывают оценку персонала, проведение аттестации работников, мониторинг рынка труда и ЗП, мониторинг рабочего времени, анализ эффективности деятельности персонала, прогноз потребности в персонале, психодиагностика кадров, разработка плана мотивирования персонала, общий кадровый менеджмент. По отдельным функциям нет полной автоматизации работ, но есть возможность облегчения составления планов или хранения информации.
Различия таких систем заключаются в основном в размерах предприятия. Например для малых предприятий приобретаются системы поддерживающие подбор и учет кадров, крупные предприятия большое значение придают модулям оценки мотивированности и компетентностного подхода. Холдинговые компании ориентированы на системы, позволяющие отслеживать этапность выполнения работ, а так же планирование работ персонала с разделением целей. Распространенными системами кадрового менеджмента являются: 1С: Управление персоналом, Бос-кадровик, «Кадры».
В современных системах объединяются две функции – учет зарплаты и учет кадров.
Системы автоматизированного документооборота направлены на возможности формирования доставки к адресату и контроля исполнения внутренних документов организации. Как правило, имеют авторизованный доступ и разграничение доступных функций. Поддерживают работу в сети и с электронными сообщениями. Наиболее распространенными в России являются «Дело», «Лотус» и «Ефрат».
