СУБД Access

БД создаются поэтапно:

1) Описание структуры таблицы

2) Назначение ключевых полей и установление связей

3) Заполнение начальными данными

Структура таблицы определяется набором полей и типом данных хранимых в них. Для каждого поля таблицы можно задать следующие свойства: Имя поля, Тип данных, Размер поля, Формат поля, Маска ввода, Подпись, Значение по умолчанию, Условия на значение, Сообщение об ошибке, Пустые строки, Индексированное поле. Индексация в БД – создание единого файла индексов по ключевым полям всех записей всех таблиц, которым определяется физическое место хранения каждой записи на диске. Создание индексов позволяет ускорить нахождение данных. Индекс может быть двух видов: допускающий совпадение значений ключевых полей и без совпадений. Последнее связано с понятием нормализации таблиц БД.

Типы данных:

1) Текстовый

2) Числовой

3) Дата/время

4) Денежный

5) Счетчик

6) Логический: имеет 2 значения, которые описываются в свойствах поля – 0 или 1, Да или Нет, Истина или Ложь

7) Поле MEMO – текстовое поле позволяющее вводить до 65 тысяч знаков

8) OLE – предназначено для хранения в БД мультимедийных объектов

9) Гиперссылка – для хранения Web-адресов

10) Мастер подстановки – инструмент настройки. Позволяет задать фиксированный список вводимых значений или на основе пользовательского списка или на основе значения поля другой таблицы

Ключ – одно или несколько полей, значение которых уникально для каждой записи. Бывает простой состоящий из одного поля и составной, состоящий из нескольких полей.

Между таблицами устанавливаются связи двух видов: один к одному и один ко многим. В сетевых базах может присутствовать связь многие ко многим. При установлении связи необходимо задать свойства связи «с обеспечением целостности», что позволяет избежать ошибок на стадии ввода данных. С этим свойством связаны другие – каскадное удаление и каскадное обновление.

1. Формы БД

Форма предназначена для создания пользовательского интерфейса и облегчения работы с БД. В частности форма позволяет просматривать и заполнять одновременно несколько связанных таблиц и выполнять вычисления. При работе с формами и другими объектами СУБД Access поддерживается технология WYSIWING. Т.е. мы сразу видим результат внесенных изменений. Формы бывают простые – на основе одной таблицы; составные – на основе нескольких таблиц, где различают главную форму и подчиненную; кнопочные – предназначены для частичной автоматизации действий пользователя. Кнопочная форма создается с помощью диспетчера кнопочных форм или в конструкторе с помощью инструмента «Кнопка» (Второй вариант предпочтительнее. Он дает больше свободы выбора).

В конструкторе форм можно задать цветовые характеристики и форматы текста и чисел, а так же с помощью кнопки «Поле» создать поле с формулой или в Примечании отчета создать поле для вычисления какого-либо итога.

В конструкторе форм различают несколько зон расположения данных: Заголовок, Область данных и Примечание. Последние зоны создают поля, в которых вычисляются итоговые значения.

Рассмотрим пример создания составной формы по успеваемости студентов и таблицам факультеты, группы, успеваемость. Логическая схема связи этихтаблиц следующая:

Факультет		Группы		Успеваемость
Код факультета		Код факультета		Номер группы
Наименование		Номер группы		Номер зачетной книжки
ФИО декана				ФИО студента
ФИО зам. декана				Дата сдачи
Кол-во студентов				Код преподавателя
Адрес				Код предмета

Ведомость успеваемости

Составную форму можно сделать с помощью инструмента Подчиненная форм. Для этого отдельно делается форма по главной таблице и форма по подчиненной таблице. В конструкторе открывается главная форма и с помощью инструмента Подчиненная форма размечается место и указывается название подчиненной формы.

Номер группы

Подчиненная форма

Все запросы делятся на две группы SQL и QBE.

QBE-запросы бывают: простые, с критериями отбора, параметрические, перекрестные, итоговые, на изменение. Последние делятся на Запрос на удаление, Запрос на добавление, на обновление, на создание таблицы.

Например: Создать запрос Вычисление суммы премии, если она составляет 20% от суммы начислений. (Все названия полей в квадратных скобках)

Наиболее часто используются функции: Sum, Avg, Count, Min, Max, Now

Для условия отбора в любом типе данных кроме OLE и MEMO можно использовать знаки логики = ≤ ≥ и т.д. и функции логической связки And, Or, Not, Between.

Например: вывести объемы продаж сотрудника Иванова за май 2013г

Если за 2013год:

Параметрический запрос позволяет вывести данные по заранее неизвестному условию отбора. Например, требуется подготовить запрос на выборку объемов продаж по сотруднику, но по какому мы не знаем. Для этого в условии отбора Поля ФИО вводится =[Введите фамилию]

Перекрестный запрос делается с помощью мастера, где должно быть минимум три поля: для названия столбцов, строк и области данных. Это разновидность итогового запроса, где на пересечении строки и столбца считается общий итог. На подобии шахматной ведомости.

Простой итоговый запрос создается на основе простого, когда в последнем шаге работы мастера помечается опция Итоговый и указываются поля итогов. Но чаще всего он создается с помощью инструмента Группировка.

Например, необходимо вывести общую сумму продаж за 2013г по всем сотрудникам.

Поле	ФИО	Сумма	=Year([Дата])
Условия отбора
Группировка	Группировка	Sum	Группировка
Вывод на экран

С помощью кнопки Группировка в конструктор добавляется строка группировка.

Создание отчетов по лабораторным работам

Макросы предназначены для автоматизации выполнения группы действий. Например, открытие запроса с условиями отбора, открытие следующего запроса, который работает на основе предыдущего, вывод отчета по данным из предыдущих запросов. В конструкторе макросов присутствует 4 графы.

1) Имя модуля (не обязательно к заполнению)

2) Условия (не обязательно к заполнению)

3) Команда

4) Примечание (не обязательно к заполнению)

Команда выбирается из предлагаемого списка. Все команды на русском языке. Для каждой команды внизу задаются соответствующие параметры. Условие используется для того чтобы определить необходимый порядок выполнения команд макросов.

Страницы доступа предназначены для создания окна и организации доступа к базе данных в сети интернет.