Личное дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводится на всех работников предприятия, но чаще всего – на руководителей и ведущих специалистов (при этом на всех сотрудников оформляются личные карточки ф.Т-2).
Предприятие в праве само решать вопрос о заведении личных дел на сотрудников.
В состав личного дела должны входить следующие документы:
· Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
· Анкета или личный листок по учету кадров;
· Автобиография или резюме;
· Копии документов об образовании;
· Копии документов об утверждении в должности;
· Характеристики и рекомендательные письма;
· Трудовой контракт (договор);
· Копии приказов о назначении, перемещении увольнении;
· Дополнение к личному листку по учету кадров;
· Справки и др. документы, относящиеся к данному работнику.
В личном деле могут быть включены такие документы, как списки изобретений, научных трудов и др. необходимо иметь в виду, что по статье 19 КЗоТ РФ запрещается при приеме на работу требовать от поступающего лица документы, не предусмотренные законодательством.
Личные дела заводятся после подписания приказа о приеме работника.
Личные дела сотрудников предприятия хранятся инспектором по персоналу или секретарем-референтом в сейфе и выдаются во временное пользование лишь определенным лицам. Изменение в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведения.
Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет – (статьи 498в, 500 «Перечня документов с указанием сроков хранения»).
Приложение 1
Унифицированная форма № Т-1
Утверждена постановлением Государственного комитета РФ по статистике
от 05.01.04 № 1
Код
Форма по ОКУД
по ОКПО
наименование организации
Номер документа
Дата
ПРИКАЗ (РАСПОРЯЖЕНИЕ)
о приеме работника на работу
Дата
Принять на работу
с
по
Табельный номер
фамилия, имя, отчество
В
наименование структурного подразделения
наименование профессии (должности), разряд, класс (категория) квалификации
условия приема на работу, характер работы
с окладом (тарифной ставкой)
руб.
коп.
надбавкой
руб.
коп.
с испытательным сроком
месяцев
О с н о в а н и е:
Трудовой договор (контракт) от “ ”
года №
Руководитель организации
должность
подпись
расшифровка подписи
С приказом (распоряжением) ознакомлен
подпись работника
“
”
года
Унифицированная форма № Т-8
Утверждена постановлением Государственного комитета РФ по статистике
от 05.01.04 № 1
Код
Форма по ОКУД
По ОКПО
наименованиеорганизации
Трудовой договор (контракт)
номер
дата
Номер документа
Дата
ПРИКАЗ
(распоряжение) о прекращении действия трудового договора
(контракта) с работником
Уволить «__»________ 20__ г.
Табельный номер
фамилия, имя, отчество работника
наименование структурного подразделения
наименование профессии (должности), разряд, класс (категория) квалификации
основание увольнения
Основание:
Решение профсоюзного органа
о согласии на увольнение
от «__» ______ 20__ г. № ___
Руководитель организации
должность
подпись
расшифровка подписи
С приказом (распоряжением) ознакомлен
«__» ________ 20__ г.
подпись работника
Унифицированная форма № Т-5
Утверждена постановлением Государственного комитета РФ по статистике
от 05.01.04 № 1
Код
Форма по ОКУД
По ОКПО
наименованиеорганизации
Номер документа
Дата
ПРИКАЗ
(распоряжение)
о переводе работника на другую работу
Дата
Перевести на другую работу
с
по
Табельный номер
фамилия, имя, отчество
вид перевода (постоянно, временно)
прежнее место работы
наименование структурного подразделения
наименование профессии (должности), разряд, класс (категория) квалификации
причина перевода
новое место
работы
наименование структурного подразделения
наименование профессии (должности), разряд, класс (категория) квалификации
оклад (тарифная ставка)
руб.
коп.
надбавка
руб.
коп.
Основание: изменение к трудовому договору (контракту) от «__» ______ 20__ г. № _____
Руководитель организации
должность
подпись
расшифровка подписи
С приказом (распоряжением) ознакомлен
подпись работника
«__» ______ 20__ г.
Унифицированная форма № Т-6
Утверждена постановлением Государственного комитета РФ по статистике
от 05.01.04 № 1
Код
Форма по ОКУД
По ОКПО
наименованиеорганизации
Номер
документа
Дата
ПРИКАЗ
(распоряжение)
о предоставлении отпуска работнику
Предоставить
Табельный номер
фамилия, имя, отчество
наименование профессии (должности)
наименование структурного подразделения
вид отпуска (ежегодный оплачиваемый, учебный, без сохранения заработной платы и другие)
за период работы с “ ” ___________ 20 года по “ ” _________ 20 года
на
календарных
дней
рабочих
с “ ” _____________ 20 года по “ ” ____________ 20 года
Руководитель организации
должность
подпись
расшифровка подписи
С приказом (распоряжением) ознакомлен
“___” _____________ 20__ г.
подпись работника
Унифицированная форма № Т-11
Утверждена постановлением Государственного комитета РФ по статистике
от 05.01.04 № 1
Код
Форма по ОКУД
По ОКПО
наименованиеорганизации
Номер
документа
Дата
ПРИКАЗ
(распоряжение)
о поощрении работника
Табельный номер
фамилия, имя, отчество работника
наименование профессии (должности)
наименование структурного подразделения
мотив награждения
вид поощрения (объявить благодарность, наградить ценным подарком или почетной грамотой, выдать премию и др.)
в сумме
сумма прописью
руб.
коп.
( ______________ руб. ____ коп.)
Основание: представление
Руководитель организации
должность
подпись
расшифровка подписи
С приказом (распоряжением) ознакомлен
«__» __________ 20__ г.
подпись работника
Унифицированная форма № Т-9
Утверждена постановлением Государственного комитета РФ по статистике
от 05.01.04 № 1
