Проблемы коммуникаций и пути их решения.

1. Пробелы, т.е. стирание аспектов послания, вследствие того, что пользователь информации не может воспринять ее содержание целиком и получает или пропускает только то, что удалось уловить. Могут быть намеренные пробелы, когда информация по мере восхождения по иерархии частично стираются или изменяют ее сущность и целостность.

Для устранения пробелов может быть рекомендовано создание в избытке и размножение различных отчетов для проверки, что позволяет большему числу людей уяснять конкретный объем информации и соответствующим образом реагировать на него. Это элемент коррекции пробелов.

2. Искажения – изменения смысла посланий по мере их прохождения через организацию. Смысл растворяется в контексте. В горизонтальных коммуникациях искажения происходят из–за различий в целях и критериях полезности информации. Для предупреждения возможных искажений целесообразно проводить совещания, на которых вырабатываются совместные решения и общее мнение, достигается консенсус. Для ликвидации искажений информации целесообразно также создавать матричную рабочую группу для ее изучения, в которую входят различные специалисты. При этом необходимо ограничение по времени существования данной группы.

Рациональным средством борьбы с искажениями является подписание различных контрактов, коммюнике, письменных сообщений и других документов для взаимной договоренности о смысле, особенно, с точки зрения юристов, финансистов и т.п.

3. Перегрузки – превышение потока информации над возможностями коммуникационной сети организации по ее обработке. Перегрузки также приводят к пробелам и искажениям. С перегрузками связана и проблема очереди и времени ожидания в очереди, в т.ч. приоритеты обработки (сортировка), приоритеты входа в систему обработки и т.п.

Для устранения информационной перегрузки может быть использована матрица принятия решений, так называемая матрица генерала Эйзенхауэра. Матрица позволяет сортировать поступающую информацию по критерию "важность–срочность" принятия решения. Если информация не важная и не срочная, то ее можно отправить в корзину, если она не важная, но требующая срочного решения, то ее следует передать подчиненным. Если информация важна, но не требует срочного решения, то изучить самому, но потом, а наиболее срочную и важную информацию изучать самому и немедленно.