Исторически формирование дипломатической службы как части системы государственного управления связано с эпохой Возрождения. Именно в тот период, когда существовали итальянские города-государства, появились первые известные нам постоянные дипломатические представительства за рубежом. Произошло это в 1375 г., когда города Милан и Мантуя обменялись послами-резидентами для того, чтобы лучше согласовывать свои действия против города Вероны. В дальнейшей истории такого рода дипломатические представительства все чаще создавались на взаимной и регулярной основе сначала между итальянскими городами-государствами, а затем и между отдельными странами.
Постепенно такие организационные формы поддержания отношений были восприняты практически всеми государствами, причем каждое из них внесло в дипломатическую службу свои специфические черты, отражающие его национальную культуру, обычаи и особенности практики дипломатического общения. Тем не менее у внешнеполитических служб всех стран мира был ряд общих характеристик, среди которых можно выделить следующие:
1) наличие государственных внешнеполитических канцелярий;
2) формирование класса оплачиваемых из государственной казны чиновников, которые профессионально занимались обеспечением внешнеполитической деятельности государства;
3) распространение системы взаимных постоянных дипломатических представительств;
4) появление особого типа дипломатической корреспонденции и дипломатических архивов.
Очевидно, что дипломатическая служба возникла не на пустом месте. С давних времен правители разных стран направляли своих представителей ко дворам других монархов, обменивались посланиями. Но такого рода общение осуществлялось лишь время от времени, по мере необходимости, т. е. не имело постоянного, системного характера. Весьма важную роль в становлении основ дипломатической системы сыграла так называемая папская революция начала XI в., которая положила начало четкому разделению светских и церковных функций. Утверждение светского начала в эпоху Возрождения стало, по сути, фундаментом нового порядка осуществления власти, в котором на суверенитет претендовали не только папа римский и император Священной Римской империи, но и множество светских правителей. В таких условиях каждый правитель или король проявлял заботу о том, чтобы его представления о собственном высоком статусе были признаны не только при его собственном дворе, но и при дворах других коронованных особ. В результате этого полномочный представитель короля, или королевский посол, выступал в новой дипломатической системе в роли герольда королевского суверенитета.
Параллельно с процессом формирования основ дипломатической системы в Европе складывалась система международных отношений, основанная на принципах баланса, или равновесия. Более того, в XVI—-XVII вв. поиск равновесия становится основным содержанием внешней политики практически всех ведущих европейских государств. Очевидно, что соблюдение равновесия требовало от европейских монархов поддержания более регулярных контактов, формирования гибких коалиций и союзов, а также получения достоверной информации о намерениях и возможностях других правителей. Решение таких задач было бы невозможно без налаживания хорошо развитой и профессионально организованной системы постоянно действующих дипломатических представительств, руководимых из центра соответствующими канцеляриями. Именно такая система впервые и была сформирована в Италии.
Таким образом, политика равновесия, доминировавшая в тот период в дипломатической жизни европейских государств, стимулировала появление организованной и постоянно действующей дипломатической службы. В то же время именно эффективная и результативная дипломатия эпохи Возрождения делала возможным проведение столь важной для Европы тех лет политики равновесия.