Учет кассовых операций.

Письмо ЦБ РФ №40 от 22.09.1993г. «Порядок ведения кассовых операций в РФ» в редакции от 03.05.2000г.

Постановление Госкомстата РФ №88 от 18.08.1998г. «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций и по учету результатов инвентаризации» в редакции от 03.05.2000г.

2.1. Ведение кассовых операций.

Использование наличных денег при расчетах регламентируется Положением «о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ», утвержденным ЦБ РФ и письмом ЦБ РФ №40.

К кассовым операциям относятся операции, связанные с получением и расходом наличных денег непосредственно из кассы предприятия. В соответствии с письмом ЦБ РФ №40 наличные деньги должны храниться в кассе предприятия в пределах лимита установленного обслуживающим банком по согласованию с руководителем предприятия. Наличные денежные средства сверх установленного лимита предприятие обязано сдавать в банк в порядке и сроки установленные банком. Сверх установленного лимита допускается хранение наличных денег, полученных на выплату зарплаты в течение 3 дней, а районах Крайнего Севера в течение 5 дней, включая день получения денег в банке. При нарушении лимита денежной наличности с предприятия взимается штраф в трехкратном размере от сверхлимитной суммы.

Для ведения кассовых операций в штате предприятия предусмотрена должность кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность всех товарно-материальных ценностей хранящихся в кассе предприятия, поэтому с ним должен быть заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности. В случае внезапного оставления кассиром работы (по болезни) обязанности кассира приказом руководителя предприятия возлагаются на другого работника, которому передаются ценности в присутствии инвентаризационной комиссии с составлением акта формы №ИНВ-15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств».

2.2. Обеспечение сохранности денежных средств.

Руководитель предприятия создает условия необходимые для обеспечения сохранности денежных средств в кассе, а также при доставке их из банка и при сдаче в банк. МВД РФ утвердило рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств и единые требования по техническому укреплению и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятия. Для касс выделяется особое помещение и сейфы, которые по окончанию работы кассир закрывает ключом и опечатывает; ключи и печать хранятся у кассира, а дубликат ключей, в запечатанных кассиром пакетах, - у руководителя предприятия. Помещение кассы должно быть оборудовано сигнализацией, а окна металлическими решетками. Не разрешается хранить в кассе наличные деньги и другие ценности, не принадлежащие предприятию, и входить в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе.

2.3. Документальное оформление движения наличных денежных средств.

форма № КО-1 «Приходный кассовый ордер»

оформляется при поступлении денежных средств в кассу, выписывается работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером, погашается штампом «ПОЛУЧЕНО» и оттиском печати; состоит из ордера и квитанции, которая выдается на руки лицу, внесшему деньги или прикладывается к выписке банка, в случае поступления наличных денег из банка.

форма № КО-2 «Расходный кассовый ордер»

оформляется при выдаче наличных денежных средств из кассу, подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером, кассиром и лицом, получающим денежные средства, с указанием его паспортных данных; при выдаче денег из кассы погашается штампом «ОПЛАЧЕНО».

Требования к оформлению кассовых ордеров:

Кассовый ордер должен быть заполнен четко по всем реквизитам; указывается основание для заполнения ордера; перечисляются документы прилагаемые к кассовому ордеру. Исправления не допускаются, если была допущена ошибка, документ оформляется заново.

форма № КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»

оформляются все приходные и расходные кассовые документы; записи ведутся в хронологическом порядке, причем отдельно регистрируются приходные и расходные документы.

форма № КО-4 «Кассовая книга»

ведется по движению наличных денег на каждом предприятии в 1 экземпляре; кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью, общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации; записи ведутся через копировальную бумагу в 2 экземплярах: 1 остается в кассовой книге, 2, заполненный через копировальную бумагу, является отрывным и называется «отчет кассира»; оба листа кассовой книги имеют один и тот же номер; подчистки и неоговоренные исправления не допускаются, исправления заверяются подписями главного бухгалтера и кассира.

форма № КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств»

заполняется на основании приходных и расходных ордеров по движению денежных документов, находящихся в кассе предприятия (оплаченные путевки в санатории, почтовые марки, проездные билеты и т.п.)

Наличные деньги полученные в банке на оплату труда, неиспользованные в трехдневный срок, а также вся денежная наличность превышающая установленный лимит должна быть сдана предприятием в банк, при этом кассир заполняет объявление на взнос наличными, где указывают источник образования вносимых средств (не выданная зарплата, выручка от продажи товаров и т.п.). В банке кассиру выдается квитанция на принятые суммы, которая является основанием для составления расходного кассового ордера.

2.4. Синтетический и аналитический учет кассовых операций.

Для учета кассовых операций предусмотрен счет 50 «Касса». По Дт50 отражаются хозяйственные операции по поступлению наличных денег в кассу с кредита разных счетов, в зависимости от вида поступления, и заполняется ведомость №1. По Кт50 отражаются операции по выбытию наличных денег из кассы в дебет разных счетов, в зависимости от направления средств, и заполняется журнал-ордер №1.

К счету 50 открывают следующие субсчета:

50.1 Касса организации; на нем учитываются денежные средства в кассе организации, если организация работает с наличной иностранной валютой, то открывают субсчета второго порядка:

50.1.1 Касса организации в рублях;

50.1.2 Касса организации в иностранной валюте;

50.2 Операционная касса; на нем учитывается наличие и движение денежных средств в кассах отделений связи, в кассах вокзалов, в билетных, багажных кассах пристаней и портов, в кассах остановочных пунктов, речных переправ, товарных контор и эксплуатационных участков; данный субсчет открывается организациями при необходимости;

50.3 Денежные документы; на нем учитывают находящиеся в кассе организации оплаченные путевки в дома-санатории, оплаченные авиабилеты, почтовые марки, марки госпошлины и другие денежные документы.

Аналитический учет кассовых операций ведется в кассовой книге предприятия, вторая часть листа которой является отрывной и называется отчетом кассира, к нему прикладываются все оправдательные документы.

2.5. Ревизия кассы.

В соответствии с порядком ведения кассовых операций предусматриваются внезапные ревизии кассы с полным пересчетом денег и других ценностей. Ревизию проводит инвентаризационная комиссия, назначенная приказом руководителя, она может быть рабочая или постоянно действующая. Результаты инвентаризации оформляют актом формы №ИНВ-15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств», где сопоставляются остатки кассовой наличности с данными бухгалтерского учета и определяется результат инвентаризации. Акт составляется в 2 экземплярах: 1 – у кассира, 2 – у руководителя; подписывается всеми членами комиссии.

При недостаче или излишках, кассир пишет объяснительную записку, выявленные излишки принимаются к бухгалтерскому учету с отнесением их стоимости в состав прочих доходов предприятия, их приходуют проводкой

Dт-50 Кт-91.1

Недостача денег в кассе подлежит взысканию с материально-ответственного лица (кассира) и относится на счет недостач

Dт-94 Кт-50

Затем сумма недостач списывается на виновное лицо

Dт-73.2 Кт-94

При погашении недостачи виновным лицом делают запись

Dт-70, 50, 51 Кт-73.2

Если виновное лицо не установлено или суд отказал во взыскании ущерба с виновного лица, сумма недостачи списывается на убытки предприятия в составе прочих расходов

Dт-91.2 Кт-94, 73.2

2.6. Особенности учета операций с наличной валютой.

Операции с валютой по расчетам с юридическими и физическими лицами за выполненные работы и оказанные услуги запрещены законодательством, но операции с наличной валютой могут встречаться при командировках работников предприятия заграницу с счета 50.1 открывается субсчет второго порядка 50.1.2 «Касса в иностранной валюте». Поступление и выдача валюты оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами обычным порядком. Ордера выписывают в валюте платежа. В кассовой книге делают запись как в валюте платежа, так и в рублях по курсу ЦБ РФ. При командировании работника предприятия заграницу наличная валюта, полученная с текущего валютного счета, выдается в подотчет:

Dт-50.1.2 Кт-50.2.2 (Текущий валютный счет)

При получении валюты в кассу с валютного счета

Dт-71.2 (Расчеты с подотчетными лицами по загранкомандировкам) Кт-50.1.2

При выдаче наличной валюты в подотчет.

При совершении текущих валютных операций в результате изменения курса валют возникают курсовые разницы, которые относят в состав прочих доходов или прочих расходов организации на сумму положительных курсовых разниц делают запись:

Dт-50.1.2 Кт-91.1

На сумму отрицательных курсовых разниц делают запись:

Dт-91.2 Кт-50.1.2

Под суммами курсовой разницы понимают разность курса в рублях в иностранной валюте на последнее число отчетного периода и дату совершения хозяйственной операции. Таким образом, курсовые разницы возникают в связи с изменением официального курса иностранной валюты за период между датой совершения хозяйственной операции и датой расчетов по ней.

2.7. Учет денежных документов.

Денежные документы учитываются на одноименном субсчете 50.3. в кассе организации могут храниться не только наличные денежные средства, но и ценные бумаги, и денежные документы. По дебету счета 50.3 отражают остаток денежных документов в кассе предприятия на начало и конец отчетного периода, также поступление в кассу денежных документов, а по кредиту счета 50.3 – выбытие денежных документов.

Денежными документами считаются находящиеся в кассе предприятия оплаченные путевки в санатории, почтовые марки, проездные билеты и т.д. Денежные документы должны храниться в кассе предприятия, их поступление и списание оформляется приходными и расходными кассовыми ордерами, которые затем фиксируются в книге по учету движения денежных документов формы №КО-5. Денежные документы учитываются по номинальной стоимости. Аналитический учет ведется по видам денежных документов, а синтетический на счете 50.3.

Путевки в санатории, пансионаты и дома отдыха, оплаченные наличными средствами, оформляются

Dт-50.3 Кт-50.1

При выдаче путевок работникам бесплатно или с частичной оплатой стоимости

Dт-50.1 Кт-50.3 на сумму частичного платежа

Dт-84 Кт-50.3 на сумму, отнесенную на счет организации

При приобретении почтовых марок и проездных билетов делают запись

Dт-50.3 Кт-50.1, 51, 76

Затем их стоимость списывается по мере расходования и включается в издержки предприятия

Dт-20, 23, 25, 26, 44 Кт-50.3

Или относят за счет средств целевого финансирования

Dт-86 Кт-50.3

Или за счет нераспределенной прибыли предприятия

Dт-84 Кт-50.3

В зависимости от характера расходов.

Бланки строгой отчетности, находящиеся в кассе предприятия должны учитываться на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности», к ним относят бланки трудовых книжек, квитанции путевых листов автотранспорта, бланки дипломов, аттестатов и т.д.

В соответствии с указаниями ЦБ РФ №1843у от 20.06.2007г. расчеты наличными средствами в РФ между юридическими лицами, а также между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, а также между индивидуальными предпринимателями в рамках 1 договора не могут превышать 100 000 рублей.

2.8. Корреспонденция счетов по счету 50 «Касса»