Сокращение разнообразия документов. Разнообразие документов является основной проблемой и обусловлено в первую очередь, разногласием и дублированием данных, представленных в разных документах. Разногласие, в свою очередь, определяется неоднородностью терминологии, принятой в документах для описания наименований показателей и их реквизитов, а также групповых понятий. Это порождает синонимию в названиях, разные принципы агрегации, приводит к противоположным данным (единичных и агрегированных). Кроме этого, нужно обеспечить оптимальный состав информации в документе. Он не должен быть перегружен лишними данными и одновременно включать всю необходимую информацию. Унификация документов выполняется путем введения единых форм документов. Таким образом, вводится единообразие в наименования показателей, единиц измерения и терминов. Решение этих вопросов может быть достигнуто лишь в результате системной содержательной унификации документации. Системная унификация - это комплекс мероприятий, что обеспечивает системное функционирование и эффективное развитие документации в какой-либо системе управления, в результате чего получается унифицированная система документации.
Унифицированная система документации (УСД) — это рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, который отвечает единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для управления на разных уровнях некоторым экономическим объектом на основе применения экономико-математических методов и средств вычислительной техники. Унифицированные системы документации являются важным средством для организации информационной совместимости на документальном уровне. Государственный стандарт устанавливает общие требования к содержанию и формам унифицированных документов.
По уровням управления УСД делятся на межотраслевые системы документации, отраслевые и системы документации локального уровня, т. е. обязательные для использования в рамках предприятий или организаций.
Любой тип УСД должен удовлетворять следующим требованиям:
- документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС;
- УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система;
- УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации;
- УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней;
все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов.
В документации, которая используется в какой-либо АИСУ, используются входные, выходные и внутренние документы, к которым относятся свои требования.
Входная унифицированная документациядолжна реализовывать принцип интеграции данных в системе, который базируется на однократности ввода. Такой подход позволяет не только минимизировать объем входной информации, но и обеспечивает информационное единство всех расчетов, наиболее удобные и единые для всех заданий способы описания данных. При проектировании входной документации в первую очередь учитываются требования автоматизации массового ввода данных, их машинного контроля, и организации в памяти ЭВМ.
Внутренняя (промежуточная) документацияв какой-либо АИСУ является средством информационного взаимодействия системы обработки данных с функциональной структурой. Эта компонента определяет объемы документооборота внутри системы. Рационализация документооборота также определяется усовершенствованием и унификацией внутренней документации.
Выходная документация,как и входная, должна включаться в состав унифицированных систем, поскольку в большинстве случаев она рассматривается в качестве входной для других систем.
Работы по усовершенствованию системы документации проводятся как на государственном, так и на отраслевом уровнях. Основное внимание при этом обращается на разработку стандартов, которые определяют единые принципы разработки и использования документов. Разработка и внедрение унифицированных систем документации нацелены на существенное сокращение количества действующих в стране документов, которые образуются в сфере управления, приводят к неэффективному использованию человеческих ресурсов, занятых составлением, рассылкой, хранением, обработкой и поиском документов, а также к неэффективному расходованию материальных ресурсов (средства обработки информации, бумаги) и, следовательно, повышение эффективности использования средств организационной и вычислительной техники в управлении экономикой страны.
‑ Машинная ориентация документации. Использование системного подхода к изучению документации и документооборота дает возможность провести поэтапную оптимизацию всей совокупности документов путем исключения лишних показателей, которые не используются в расчетах, правильного распределения показателей между блоками расчетов, а также за счет повышения информационной полноты, отбора информации по отклонениям и др.
В условиях обработки информации на ЭВМ документы формируются сначала на машинных носителях, а затем отображаются в форме машинограм или видеограмм. Современные ЭВМ позволяют выводить информацию на широкоформатную рулонную бумагу, дисплеи, магнитные ленты, диски и др. В зависимости от того, какие устройства ЭВМ используются, изменяется и форма представления результативной информации: машинограмы (сводки, полученные на печатающих устройствах ЭВМ), видеограммы (данные не экране дисплея ). Современные ЭВМ дают возможность получать удобные и наглядные для пользователя формы выходной информации. Сводки, составленные на ЭВМ не требуют дополнительных ручных операций. При проектировании форм выходных машинных документов учитывается возможность обеспечить сопоставление данных на разных уровнях управления. Правильный выбор форм содержание результативной информации является необходимой предпосылкой и важным фактором повышения эффективности технологического процесса автоматизированной обработки информации.
Организация информационного взаимодействия всего комплекса автоматизированных систем, которые функционируют в разных сферах менеджмента народного хозяйства, в современных условиях выдвигает также и задания, связанные с совместимостью при обмене информацией на машинных носителях и при передаче ее каналами связи
‑ Проблема одновременного использования документов как источника данных для работников сферы менеджмента и для автоматизированной управляющей системы существенно влияет на системы документации, поскольку в документе одновременно должна быть собрана информация, которая записана обычным языком и языком кодовых обозначений. Такое требование в ряде случаев приводит к заметной информационной перегрузке документа и осложняет ведение данных. В связи с этим на практике пытаются использовать способы автоматической кодировки и декодирования, то есть автоматического перехода от текстов к их кодам и наоборот. Решение такого задания базируется на едином фонде словарей текстов, которые используются в системе, связанных с классификаторами технико-экономической информации.
5.3. Модель информационного пространства , как основа системы управления документооборотом предприятия. Независимо от степени автоматизации предприятия и его типа отсутствие или игнорирование модели организации документооборота неизбежно приведет к тому, что старые проблемы останутся нерешенными. При этом, если по состоянию делопроизводства в организации был "ручной" хаос, то результатом автоматизации будет "компьютерный" хаос.
Когда схлынула первая волна увлечения системами автоматизации документооборота, оказалось, что без должной оценки возможностей пользователя, исследования бизнес - процессов его предприятия трудно ожидать эффекта от внедрения как систем документооборота класса docflow так и, тем более, workflow.При этом совсем неважно, как планируется или уже реализован документооборот: вручную или путем автоматизации с помощью мощных западных либо отечественных пакетов - всегда на первом месте должна быть четкая стратегия, направленная на упорядочение бизнес - процессов. Прежде чем что-то делать, необходимо ответить на вопрос, кому и почему выгодно выполнять те или иные процессы, имеющие место на предприятии. Проводя в жизнь программу модернизации делопроизводства, важно представлять, какого уровня уже достигло предприятие и какое место ему отводится в модельном пространстве системы документооборота.
Для комплексной автоматизации функций управления необходимо создание единого информационного пространства предприятия, в котором сотрудники и руководство могут осуществлять свою деятельность, руководствуясь едиными правилами представления и обработки информации в документном и бездокументном виде. Для этого в рамках предприятия требуется создать единую информационную систему по управлению информацией или единую систему управления документами, включающую возможности:
- удаленной работы, когда члены одного коллектива могут работать в разных комнатах здания или в разных зданиях;
- доступа к информации, когда разные пользователи должны иметь доступ к одним и тем же данным без потерь в производительности и независимо от своего местоположения в сети;
- средств коммуникации, например: электронная почта, факс, печать документов;
- сохранения целостности данных в общей базе данных;
- полнотекстового и реквизитного поиска информации;
- открытость системы, когда пользователи должны иметь доступ к привычным средствам создания документов и к уже существующим документам, созданным в других системах;
- защищенность информации;
- удобства настройки на конкретные задачи пользователей;
- масштабируемости системы для поддержки роста организаций и защиты вложенных инвестиций и т.д.
Начальным этапом создания такой системы является построение модели предметной области или другими словами модели документооборота для конкретного бизнеса и позиционировать в ней свое предприятие. Определенные ранее направления автоматизации документооборота: поддержка фактографической информации, возможность работы с полнотекстовыми документами, поддержка регламента прохождения документов, определяют трехмерное пространство свойств, где по некоторой траектории движется любой программный продукт данного класса, проходя различные стадии в своем развитии (рис.2.5).
Первая ось (F) характеризует уровень организации хранения фактографической информации, которая привязана к специфике конкретного рода деятельности компании или организации. Например: при закупке материальных ценностей происходит оформление товарно-сопроводительных документов (накладных, приемо-передаточных актов, приходных складских ордеров и т.д.), регистрируемых в качестве операционных документов, атрибутика которых очень важна для принятия управленческих решений. Информация из операционных документов используется при сложной аналитической и синтетической обработке, и, в частном случае, может быть получена пользователем через систему отчетов.
Рис.2.5. Трехмерное пространство свойств
Вторая ось (D) - полнотекстовые документы, отражает необходимость организации взаимодействия: формирование и передача товаров, услуг или информации как внутри корпорации, так и вне ее. В этих документах наряду с фактографической информацией содержится слабо структурированная информация, не подлежащая автоматизированной аналитической обработке, такая, например, как форс-мажерные факторы и порядок предъявления претензий при нарушении условий договора. Все взаимоотношения между субъектами бизнеса сопровождаются документами, которые становятся осязаемым отражением результата взаимодействия.
Третья ось (R) вносит в пространство документооборота третье измерение - регламент процессов прохождения документов, а именно: описание того какие процедуры, когда и как должны выполняться. Основа для позиционирования относительно данной оси - набор формальных признаков (атрибутов) и перечень выполнения операций.
Точка в пространстве (F, D, R) определяет состояние системы документооборота и имеет координаты (f,d,r), где f,d и r принадлежат множествам F,D и R, соответственно. Положение этой точки зависит от уровня развития и стадии внедрения системы документооборота на предприятии, а также от его специфики и самих масштабов бизнеса.
Представив модель документооборота именно таким образом, можно, например, зная текущее положение дел с организацией делопроизводства на каждом конкретном предприятии, четко представить, в каких направлениях нужно двигаться дальше, чего недостает в текущий момент и каким образом органично использовать уже существующие системы автоматизации. В общем случае, как уже отмечалось, процесс автоматизации делопроизводства на предприятии можно представить в виде кривой в трехмерном пространстве координат F,D,R. Причем, чем круче эта кривая, тем быстрее идет процесс модернизации, а чем больше значения всех трех координат - тем выше уровень автоматизации на корпорации и, как следствие, тем меньше у нее проблем с организацией своей собственной деятельности.
Работоспособна ли данная модель для задания пространства развития неавтоматизированной системы управления документооборотом? Да, но в этом случае решается задача не облегчения рутинного труда по перемещению документов, их поиску и регистрации, а упорядочения всей системы документооборота. Новое качество, с которым сегодня ассоциируется возросший интерес к системам электронного документооборота, связано с использованием инструментальных систем, предназначенных для хранения, регистрации, поиска документов, а также для управления регламентом.
Чаще ошибочно под новым качеством понимается простое внедрение отличной от ранее используемой технологии работы с документами, например локальной сети вместо дискет, переносимых с одного компьютера на другой. Вряд ли в этом случае уместно говорить о новом качестве управления предприятием. Кстати, уже упомянутый пример ручной работы режимных служб "почтовых ящиков", прекрасно вписывается в предложенную модель документооборота, а точка, отражающая его состояние, будет иметь координаты (1,1,1) - все равномерно, единственное, что отсутствует - компьютеризация.
Рассмотренная модель документооборота не является застывшим образованием, прежде чем сформировалось современное представление о контурах этой модели, она претерпела три основные фазы своей эволюции, две из которых представлены на рис.2.6., а третья на рис.2.5.
Рис.2.6. Эволюция бизнес - моделей документооборота
Фаза первая - фактографическая. Начало любой деятельности знаменуется обычно периодом накопления первичной информации, имеющей жесткую структуру и атрибутику. Условно эту фазу можно представить в виде одной единственной оси. Точка на этой оси - это текущее состояние системы документооборота организации. Движение по оси вверх характеризует накопление фактографической информации и начиная с определенного момента которого можно отметить второй этап первой фазы - возникновение понятия "операция". Документ теперь представляется как некоторый привязанный к бизнес - процессам предприятия агрегат из имеющихся характеристик (атрибутов). На этом этапе начинается процесс возникновения неравенства между ранее равноправными документами, в частности, документ-основание, а дальнейшее движение по оси приобретает все более операционный оттенок. После возникновения привязки к конкретным бизнес - процессам дальнейшая эволюция документооборота в одномерном пространстве уже невозможна - необходим новый качественный скачок к новой фазе.
Фаза вторая - полнотекстовая. Расширение организации и увеличение круга решаемых задач требуют использования полнотекстовых документов, включающих уже не только тексты, но и любые другие способы представления: графики, таблицы, видео и т.п. виды конструкторско-технологической документации. Возникает новая ось - полнотекстовые или, лучше, мультимедийные документы, а точка в новом, уже двумерном, пространстве характеризует систему документооборота предприятия, где кроме фактографической базы документов имеются уже хранилища и архивы информации. Хранилища позволяют накапливать документы в различных форматах, предполагают наличие их структуризации и возможностей поиска. Если на предприятии уже используется автоматизация, то хранилище - это не что иное, как электронный архив. Движение по оси "полнотекстовые документы" предполагает наращивание атрибутивных возможностей: разграничение доступа, расширение средств поиска, иерархию хранения, классификация. Здесь же возникают такие понятия как электронная подпись, шифрование и т.п. На данной оси также имеются свои этапы - с определенного момента развития хранилища можно уже говорить не об индивидуальном, а о корпоративном архиве, обслуживающем деятельность рабочих групп. Точка на плоскости эволюции, достигнутой во второй фазе, характеризует систему документооборота, позволяющую отображать фактографическую информацию в виде полнотекстовых документов, имеющих необходимое количество атрибутов. Доступ к этим документам может быть осуществлен по маршруту любого уровня сложности с соблюдением различных уровней конфиденциальности. Если, например, говорить о точке "А", то соответствующее ей состояние системы документооборота позволяет осуществлять синхронизацию работы различных рабочих групп сотрудников корпорации, расположенных на различных площадках. Система для этой точки предполагает также структурирование информации по уровням управления и наличие средств репликации данных. Однако, как только речь пошла о корпорации, двумерного пространства для соответствующей ей системы документооборота опять становится недостаточно - необходим новый скачок к очередной фазе.
Фаза третья - регламентирующая. Нормальный документооборот в масштабах корпорации невозможен без решения вопросов согласования или соблюдения регламента работы. Если ранее, на второй фазе (плоскость) негласно присутствовал лишь один, простейший регламент (нулевая точка) - каждый сотрудник имел доступ к архиву или его части, либо в папку каждому работнику помещалось индивидуальное задание (иначе говоря, было известно только, что документ существует), то сейчас этого недостаточно. Требуется уже интегральная оценка. Необходим, например, контроль за тем, как работник выполнил задание, или как продвигается документ в условиях нелинейного процесса своего согласования (например согласования пакета конструкторско-технологической документации на сборочную единицу).
Третья ось в пространстве документооборота предприятия, как и две другие имеет свое деление на этапы. Первоначальный этап движения по оси характеризуется наличием упрощенного регламента, отображаемого появлением атрибутов, отвечающих за регламент, например: "оплатить до", "действителен для". Количественное накопление атрибутов и расширение возможностей по управлению регламента сопровождается постепенным переходом ко второму этапу, отличительная черта которого - появление системы, специально предназначенной для отслеживания процесса соблюдения регламента. При дальнейшем движении вдоль этой оси можно говорить о появлении единой системы управления проектом. Теперь документ в системе "документооборота" становится вторичным - первична цель бизнеса, сам процесс реализации бизнес - процедур, оставляющий после себя документы.
Оси "F" и "D" определяют специфику деятельности организации, регламентируемую положением третьей координаты (R) пространства модели документооборота. При этом модель не зависит от технологии обработки документов, принятой на предприятии - все решает только цель деятельности организации:
- банк и торговая компания: приобретение, наценка, продажа, получение прибыли - главный объект деятельности;
- бюджетная организация: основная деятельность - формирование документов;
- промышленное предприятие: закупка сырья, переработка, создание нового продукта, реализация, получение прибыли. Цель деятельности - операция.
5.4. Преимущества электронного документооборота. Использование АИСУ предполагает наличие электронного документооборота, к основным преимуществам которого можно отнести :
- полный контроль за перемещением и эволюцией документа, регламентация доступа и способ работы пользователей с различными документами и их отдельными частями.
- уменьшение расходов на управление за счет высвобождения (на 90% и более) людских ресурсов, занятых различными видами обработки бумажных документов, снижение бюрократической волокиты за счет маршрутизированного перемещения документов и жесткого контроля за порядком и сроками прохождения документов.
- быстрое создание новых документов из уже существующих.
- поддержка одновременной работы многих пользователей с одним и тем же документом, предотвращение его потери или порчи.
- сокращение времени поиска нужных документов.
5.5. Понятие, состав, структура и характеристика внемашинного информационного обеспечения. Информационное обеспечение ИС включает два комплекса: внемашинное информационное и внутримашинное информационное обеспечение .
Основной компонентой внемашинного информационного обеспечения ИС является система документации, применяемая в процессе управления экономическим объектом, т.е. совокупность сообщений, сигналов и документов, которые используются при функционировании АИСУ в форме, которая воспринимается непосредственно человеком без применения средств вычислительной техники. Во внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения информационных документов между управляющей и управляемой подсистемами: от органа менеджмента к объекту следуют документы, которые содержат плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-графики и тому подобное); по линии обратной связи от в орган управления следуют документы, которые вмещают учетно-отчетную информацию (информация о состоянии объекта управления). Для обеспечения информационного единства АИСУ на всех уровнях управления должны создаваться унифицированные формы документов.
Внемашинное информационное обеспечение включает:
‑ систему классификации и кодирования технико-экономической информации. Вся информация, которая циркулирует в АИСУ, кодируется, то есть каждому информационному показателю и реквизиту (объекту кодирования) согласно с принятой системой отвечает некоторое кодовое обозначение - код, который кроме обозначения объекта (идентификации), должен отображать и некоторые его специфические признаки, что позволяют отнести объект к той или другой классификационной группировке (классификация объекта).
‑ систему конструкторской, технологической и технико-производственной документации; оперативную документацию. Конструкторская документация содержит конструкторские нормативы, которые регламентируют состав и качественные характеристики деталей, приобретенных полуфабрикатов и комплектующих изделий, определяют порядок выполнения работ с указанием оборудования, инструментов и оснащения, профессий и разрядов исполнителей. Технологическая документация содержит технологические нормативы, которые регламентируют техническую подготовку производства.
‑ систему организации ведения, сохранения, внесения изменений в нормативную документацию (методические инструктивные материалы). В базовое информационное обеспечение входят справочники. Справочники - это перечень данных, что однозначно характеризуют состояние объекта на определенный период времени и позволяют выделить этот объект из многих других.
5.6.Понятие, состав, структура и характеристика внутримашинного информационного обеспечения. Основной частью внутримашннного информационного обеспечения является информационная база АИСУ. Внутримашинная информационная база— это совокупность используемых в АИСУ данных, организованная определенным способом на машинных носителях, связанная с хранением, поиском и обработкой информации с помощью которой удовлетворяются информационные потребности управленческих процессов и решаемых задач. Внутримашинная ИБ состоит из разнообразных по содержанию, назначению, организации входных и выходных файлов и информационных связей между ними. Под файлом понимается индетифицированная совокупность логически связанных между собой данных, что хранятся на внешних запоминающих устройствах и доступны программным средствам для их обработки.
Все файлы внутримашннной ИБ можно классифицировать по признакам:
По этапам обработки (входные, базовые, результатные);
2) по типу носителя (на промежуточных носителях — гибких магнитных дисках и магнитных лентах и на основных носителях — жестких магнитных дисках, магнитооптических дисках и др.);
В соответствии с видами экономической информации (файлы с оперативной информацией и файлы с постоянной информацией);
По назначению (по типу функциональных подсистем);
По типу логической организации (файлы с линейной и иерархической структурой записи, реляционные, табличные);
По способу физической организации (файлы с последовательным, индексным и прямым способом доступа).
1. Входные файлы создаются с первичных документов для ввода данных или обновления базовых файлов.
2. Файлы с результатной информацией предназначаются для вывода ее на печать или передачи по каналам связи и не подлежат долговременному хранению.
3. К числу базовых файлов относят основные, рабочие, промежуточные, служебные и архивные файлы.
3.1. Основные файлы должны иметь однородную структуру записей и могут содержать записи с оперативной и условно-постоянной информацией.
3.1.1 ‑ оперативные файлы, в которых отражаются факты финансово-хозяйственной деятельности объекта управления -информация по учету продуктов производства, основных средств, материальных ресурсов, денежных средств, могут создаваться на базе одного или нескольких входных файлов и отражать информацию одного или нескольких первичных документов (она действует на отчетный период, а затем возобновляется).
3.1.2 ‑файлы с условно-постоянной информацией могут содержать справочную, расценочную, табличную и другие виды информации, изменяющейся в течение года не более чем на 40%, а следовательно, имеющие коэффициент стабильности не менее 0,6 (материальные, трудовые, технологические и другие нормы и нормативы).
‑ файлы со справочной информацией должны отражать все характеристики элементов материального производства (материалы, сырье, основные фонды, трудовые ресурсы и т.п.). Как правило, справочники содержат информацию классификаторов и дополнительные сведения об элементах материальной сферы, например о ценах,
‑ нормативно-расценочные файлы должны содержать данные о нормах расхода и расценках на выполнение операций и услуг,
‑ табличные файлы содержат сведения об экономических показателях, считающихся постоянными в течение длительного времени (например, процент удержания, отчисления и пр.),
‑ плановые файлы содержат плановые показатели, хранящиеся весь плановый период.
3.2. Рабочие файлы создаются для решения конкретных задач на базе основных файлов путем выборки части информации из нескольких основных файлов с целью сокращения времени обработки данных.
3.3. Промежуточные файлы отличаются от рабочих файлов тем, что они образуются в результате решения экономических задач, подвергаются хранению с целью дальнейшего использования для решения других задач. Эти файлы, так же как и рабочие файлы, при высокой частоте обращений могут быть также переведены в категорию основных файлов.
3.4. Служебные файлы предназначаются для ускорения поиска информации в основных файлах и включают в себя справочники, индексные файлы и каталоги.
3.5. Архивные файлы содержат ретроспективные данные из основных файлов, которые используются для решения аналитических, например прогнозных, задач. Архивные данные могут также использоваться для восстановления информационной базы при разрушениях.
Организация хранения файлов во внутримашннной информационной базе должна отвечать следующим требованиям:
- полнота хранимой информации для выполнения всех функций управления и решения экономических задач;
- целостность хранимой информации, т. е. обеспечение непротиворечивости данных при вводе информации в ИБ;
- своевременность и одновременность обновления данных во всех копиях данных;
- гибкость системы, т.е. адаптируемость ИБ к изменяющимся информационным потребностям;
- реализуемость системы, обеспечивающая требуемую степень сложности структуры ИБ;
- релевантность ИБ, под которой подразумевается способность системы осуществлять поиск и выдавать информацию, точно соответствующую запросам пользователей;
- удобство языкового интерфейса, позволяющее быстро формулировать запрос к ИБ;
- разграничение прав доступа, т.е. определение для каждого пользователя доступных типов записей, полей, файлов и видов операций над ними.
Классификация наименований структурных единиц информационной базы. Такая классификация необходима для проведения операции поиска, сопоставления, сортировки данных о содержании информационной базы (ИБ), что исследуется. Это имеет особое значение для многочисленной номенклатуры показателей, которые отображают состояние объекта, которым руководят. Разбивка множества наименований по классификационным группировкам облегчает изучение исходного множества показателей, их сопоставление, идентификацию, выявление ошибок и др. Количество наименований в каждой классификационной группе для удобства анализа должно быть достаточно малочисленным. Система классификации должна обеспечить однозначность распределения наименований по классификационным признакам, что охватывает все множество наименований, допускает возможность расширения входного множества.
Система классификации документов и массивов в АИСУ охватывает 4 –х уровневые иерархии признаков: 1-функцию (подсистему) менеджмента предприятия; 2-вид документа (массива); 3-уровень менеджмента; 4-период времени.
