Определяются реквизиты, которые нужны для внесения в документы по каждой функциональной подсистеме, состав реквизитов определяется постановкой задачи.

Из общего объема необходимой информации отбирается круг реквизитов для конкретной формы документа.

Избранные реквизиты разделяются на две группы; те, что переносятся на машинный носитель ( т.е. предполагается их машинная обработка), и те, что не переносятся на машинный носитель.

Осуществляется проектирование эскизов формы первичного носителя информации.

Формы первичных документов уточняются, размещаются на бланках стандартного размера и заказываются в типографии.

Проектирование эскизов первичных документов ведется с учетом расположения реквизитов в соответствующих зонах. Бланк документа можно разбить на зоны, которые предназначены для записи определенных групп реквизитов, которые имеют логическую или математическую зависимость и связаны с обработкой или заполнением. Отдельные зоны документа могут быть спроектированы по линейной, анкетной или табличной форме. При проектировании первичных документов необходимо учитывать требования, которые относятся к ним в связи с машинной обработкой:

1 реквизиты должны размещаться на бланке в определенной последовательности: справочно-групповые реквизиты-признаки, постоянные для группы документов; справочно-групповые переменные.

Реквизиты, которые переносятся на машинный носитель, должны быть обведены утолщенной линией (0,7-1,0 мм); их необходимо группировать и выделять в специальные зоны.

Из первичных документов необходимо исключить постоянную информацию (справочную, расценку, нормативную, плановую), а также показатели, которые могут, быть получены в результате обработки. Первичные данные допускается включать в зоны для данных, которые не подлежат машинной обработке. Постоянная информация размещается во внешней памяти ЭВМ и используется по мере необходимости для решения комплекса заданий. Выполнение этих требований существенно сокращает объемы документов, время их заполнения и обработки, а также повышает надежность информации.

Унификация первичной документации. Документы, которые отображают однородные операции, должны иметь определенный состав реквизитов и одинаковую определенную последовательность их размещения на бланке. Унифицированные формы документов должны создаваться на всех уровнях управления. Это обеспечит информационное единство АИСУ разных уровней.

В условиях функционирования АИСУ для того чтобы упростить систему документации, используют следующие два подхода:

- проведение унификации и стандартизации документов;

- введение безбумажной технологии, основанной на использовании электронных документов и новых информационных технологий их обработки.

5.2.Стандартизация и унификация документооборота, как неотъемлемая часть автоматизации управления. Стандартизация и унификация являются основными направлениями усовершенствования системы документации. К основным направлениям унификации и стандартизации входной, внутренней (промежуточной) и выходной документации можно отнести: